E-arvele üle ühe telefonikõnega

Kuidas seda võimalikult mugavalt teha? tõi välja tegevused, mida oleks vaja teha, et ettevõtte saaks väljastada e-arveid.) pakub lisaks e-arvete edastamisele ka e-posti ja paberarvete saatmise võimalust.

Omniva ärisüsteemide üksuse juht Sander Aasna

Eraettevõtte, kes soovib edastada müügiarvet e-arvena, peab alustuseks valima teenusepakkuja, kelle kaudu e-arveid väljastada. Kui hakkate edastama müügiarveid e-arvetena avalikule sektorile, siis on mõistlik samast kohast edastada ka kõik oma ülejäänud arved. Omniva arvekeskus (www.omniva.ee/ari/arve

 „Enne arvekeskusele üleminekut on võimalik kogu protsessi proovida meie testkeskkonnas, kuhu luuakse ettevõtte kasutaja, kuid andmed ei mõjutada reaalset raamatupidamist,“ selgitas Sander Aasna, kes lisas, et testkeskkonna kasutamine annab raamatupidajale reaalseid kogemusi e-arvetega.E-arvetele ülemineku maksimaalse efekti saavutamiseks tuleks luua liides ehk andmete vahetamise võimalus raamatupidamise tarkvara ja e-arve operaatori vahel. Enamus majandustarkvarasid omavad liidest e-arvete operaatoritega. Omniva arvekeskusel on automaatliidesed enamuse Eesti kasutatavate tarkvaradega. Kui kasutate tarkvara, millega automaatliidese võimalust ei ole, siis on võimalik Omniva arvekeskuses andmeid vahetada käsitsi, st importida raamatupidamise programmist või näiteks Exceli failist andmeid. E-arveid on võimalik koostada ka käsitsi Omniva arvekeskuse portaalis.Konsultandid aitavad süsteemi seadistada

Kui operaator on valitud, tuleb ettevõtte konto aktiveerida ning seadistada, et saaks müügiarvete edastamisega alustada. Omniva arvekeskuses aitavad seadistamise protsessi läbi viia konsultandid, kes on kättesaadavad nii telefoni kui ka e-posti vahendusel.Omniva arvekeskuses on elektrooniline arhiveerimine, eelnevalt lepitakse kokku andmete arhiveerimise võimalused ning üldiselt hoitakse andmeid vastavalt raamatupidamise seadusele seitse aastat peale majandusaasta lõppu. Omniva klientidelt arhiveerimise eest lisaraha ei küsi, see on tasuta.Lisaks müügiarvete väljastamisele pakub Omniva arvekeskus ostuarvete sisestuse (digitaliseerimise) teenust, ostuarvete kinnitusringi võimalust ning automaatseid konteerimis- ja kinnitamismalle, mis aitavad lihtsustada raamatupidaja igapäevast tööd.Omniva arvekeskuse konsultandid korraldavad tavapäraselt kliendile koolituse, kus selgitavad, kuidas süsteemi kasutada ning raamatupidajate ja juhtide tööd lihtsustada. Sõltuvalt valitud lahendusest, räägitakse koolitusel  kinnitusringist, kinnitamis- ja konteerimismallidest. Ettevõtte peab läbi mõtlema, kes hakkavad arveid kinnitama ning kellele jääb konteerimisõigused, et arve jõuaks raamatupidamise programmi.Eraettevõtte, kes saab hankijalt elektrooniliselt või tavaposti teel PDF-kujul arveid, saab sisestada need arved ise arvekeskusesse või saata Omniva sisestajatele need digitaliseerimisele. Sel juhul luuakse ettevõttele unikaalne e-posti aadress, kuhu arveid edastada. Samuti on hankijal võimalik ise ostuarved edastada kliendi e-posti aadressile.E-arved hoiavad kokku aega ja raha

Ettevõttele tähendab e-arvetele üleminek tööjõukulude vähenemist ning kiiremat rahalaekumist. Põhjuseks asjaolu, et kuna paberarveid liigub vähem või ei liigu üldse, jääb ära sisestamistöö, mis võimaldab koondada e-arvetega töötamise ühele inimesele.E-arvete kasutamise eesmärk Eestis on muuta arveldamine paberivabaks nii organisatsioonide kui ka riigi tasandil, kuna see säästab keskkonda ja võimaldab võimalikult suurt mahtu arveid kiirelt ja mugavalt töödelda.E-arve on masinloetav arve, mis on koostatud ühtse standardi alusel ja mida saadetakse ühest tarkvarasüsteemist teise, et vältida andmete käsitsi sisestamist arve maksmiseks. Selline meetod lihtsustab arveldamist, säästab aega ja raha ning on keskkonnasäästlik.Tänaseks kasutavad valdav osa riigiasutustest ning side- ja üldteenust pakkuvatest ettevõtetest e-arveid. Enamus neist kasutab selleks e-arvete operaatoreid ehk e-arvete vahendajaid, nagu näiteks Omniva arvekeskus, OpusCapita AS ja Telema AS.  

Autor: Tuuli Seinberg, raamatupidaja.ee