Kas sa aega oskad arvestada?

Aeg on raha, ja kes oskaks raha paremini lugeda kui raamatupidajad. Paradoksaalsel kombel kipub aja üle arvestuse pidamisel aga kord kaosega asenduma ja aeg käest kaduma.  Tänapäevased ajaröövlid võivad meie töökorraldusse imbuda üsnagi maskeeritult, sestap tasub ohjad enda kätte haarata ja ajast ilma jäämist juba eos ennetada. Toome ära mõned nipid, mis aitavad raamatupidajal oma tööaega tõhusamalt planeerida ja kasutada.

1. Korrasta iga tööpäeva lõpul nii töölaud, kaustariiulid kui ka elektroonilised andmekandjad, sh postkast. Postkastis sea sisse selgelt pealkirjastatud kaustad ja paiguta kirjad kohe pärast lugemist oma õigetesse kaustadesse.

2. Aeganõudvate, ent tähtaegsete tööülesannete puhul alusta aegsasti ning sea sisse töögraafik  ja eralda projektile näiteks pool tundi iga päev.3. Sea vajalik abiinformatsioon ja töövahendid oma töölaual või arvutis kindlasse ja käepärasesse kohta. Paiguta olulistele netilehtedele järjehoidjad, et leiaksid lehekülje kiiresti üles. Samuti eelista arvutis kiirteid ja klahvikombinatsioone.4. Pane kasvõi enda jaoks paika kindlad kõnetunnid, mil vastad telefonikõnedele ja määra  kindlaks aeg, mille jooksul võtad kohustuseks vastata meilidele. Iga kiri ei vaja kohest vastust, ent kui vastus viibib liiga pikalt,  annab see kliendile signaali, et sa ignoreerid teda. Seega – kui sul pole aega probleemiga kohe tegeleda, vasta enda määratud ajavahemiku jooksul vähemalt, et oled kirja kätte saanud ja tegeled probleemiga esimesel võimalusel.5. Aeg-ajal tasuks oma töökorralduses teha suurem inventuur. Kui mõõdad näiteks nädala vältel ära, kui palju aega sul tegelikult mingite ülesannete täitmisele läheb, saad edaspidi oma graafikut palju täpsemalt planeerida.6. Kasuta tööülesannete planeerimisel kõikvõimalikke lisavidinaid, mida arvuti ja nutiseadmed võimaldavad: Outlooki kalendri võimalusi, nutikalendrite sünkroniseerimine jms.7. Reasta tööülesanded mõistlikult – kõige keerukamaid ülesandeid ei tasu panna ajale, mil mõistus pole veel ärganud või oled juba väsinud. Keskendumist vajavad tööd tee ära siis, kui tead, et sind ei sega ei ootamatu telefonihelin ega kiiret vastust nõudev hädakiri.8. Sea endale prioriteedid. Pareto reegli järgi sõltub 80% tulemustest 20% tegevustest.  Seega tuvasta võtmeülesanded, mis toovad parima tulemuse, sea need oma ülesandeloendi etteotsa ning tee neid senisest veelgi paremini. Kuigi ka ülejäänud 80% töödest tuleb ära teha, pole need nii kriitilised.