Planeeri päev mõeldes iseendale

Sa pead olema valmis selleks, et igal hetkel võib keegi tulla ja alustada sinuga vestlust olenemata sinu hõivatusest. Stressi vältimiseks ja pisutki privaatsustunde tõstmiseks on hea planeerida igast päevast 30 minutit ainult iseendale. raamatu ajaraiskajate osas.

See ei tähenda, et samal ajal ei peaks tööd tegema. Ma mõtlen siinkohal pigem katkestustevähest aega, kus sa võid rahulikult tegeleda oma asjadega kartmata, et keegi ootamatult sisse sajab. Mida tähelepanu- või kontsentratsiooninõudvam tööülesanne parasjagu käsil on, seda kindlamini vajad aega iseendale.Kuulus Sammalhabe Eno Raua Naksitrallides ütles, et „haudumine vajab vaikust ja rahu, transport ei tule kõne allagi.“ Plaani endale päevas üks "haudeperiood"! Lihtsam on olukorda lahendada, kui kontoris on säilinud veel mõni uks – paned selle lihtsalt kinni. Kui selline käitumine pole aga üldse kombeks või kui uksi ka parema tahtmise juures ei leia, tulevad appi muud väikesed nipid, millest on rohkem juttu "Praktiline Ajajuhtimine"

Kindlasti planeeri aega varuga

Planeerimise alustamisel on alati üks ohtusid planeerida liiga täpselt ja ajagraafik liiga täis. Mõtle ise – ilmselt pole võimalik vältida kõiki ootamatuid sündmusi või ajaraiskajaid. Niipea kui plaanid homse päeva 100% täis, on selge, et ühe ootamatu ajaraiskaja tõttu jääb midagi plaanist tegemata. See aga ei mõju hästi ei plaanipidamisele ega ka stressitasemele.

Stressitase on, muide, otseselt seotud meie plaanist erinevate tegevuste hulgaga! Sestap on mõistlik planeerida varuga ja jätta teatud osa päevast üldse planeerimata. Ära muretse, et sul jääb see aeg kasutamata. Isegi kui mingid ootamatused seda varuaega ära ei täida, on sul hiljem lihtne leida ülesandeid, mis vajavad tegemist, aga pole üliolulised just sel päeval ära lõpetada.Kui suur peaks see varu olema?

Ilmselt kehtib ka siin 80-20% reegel, ehk planeeri 80% ja jäta 20% ajast planeerimata. 8-tunnise tööpäeva mõistes võiks varu olla ca poolteist kuni kaks tundi. Loomulikult on see pigem soovitus kui raudne reegel – eks igaüks hindab ise oma plaanist ja tööülesannetest sõltuvat varuaja vajadust.

Millisesse osasse päevaplaanis varu jätta?

Siin tuleb lähtuda ülesannete iseloomust. Parem on jätta varu peale selliseid tegevusi, mille lõppu sa ei kontrolli (näiteks kohtumine tähtsa kliendiga). Samuti tasub jätta varuaeg ühte blokki selliste ülesannetega, mille ümberkorraldamine pole eriti keeruline (näiteks e-kirjade lugemine, telefonikõned). Ning mõistlik on planeerida varu pigem tegevusblokkide lõppu, enne lõunat ja päeva lõppu – siis on kindel, et olulised asjad toimuvad produktiivsel ajal ja mõne juhtumi venimine ei nihuta paigast järgmise tegevusbloki algust.

Head planeerimist!

 

Autor: Lemmi Kann, Ardo Reinsalu