II Kanded

Kande struktuur ehk kas tegemist on liht- või liitlausendiga. Enam kui 70% turul olevatest programmidest (sh. 100% välismaise päritoluga) kasutavad liitlausendi struktuuri. Mida see tähendab? Liitlausend on niimitu rida pikk kanne, kuimitu kontot ta sisaldab ja iga konto juurde näidatakse tema täisosas deebetsumma või kreeditsumma. Lihtlausend on alati üherealine ja seal näidatakse ära deebetkonto, kreeditkonto ja summa, mis nende vahel liigub. Kande koostamise erinevad võimalused ehk kuidas toimub lausendite automaatne ja käsitsi koostamine. Käsitsi koostamisel küsimust ei ole ? kanne tuleb lihtsalt registrisse sisse kirjutada. Kasutatakse seda juhul, kui programmis algdokumente ei koostata. Automaatne koostamine tähendab seda, et Teie koostate programmiga algdokumendi: näiteks arve ja programm koostab arve põhjal iseseisvalt kande registrisse. Automaatse koostamise puhul on tark väga täpselt ja üheselt teada, kustkohast võtab programm konteeringud automaatse kande jaoks, kas neid konteeringuid on võimalik ise muuta, millisel hetkel programm otsustab konteeringu koostada ? kas kohe dokumendi koostamise hetkel või annab kasutaja ise koostamise korralduse. Mõned programmid pakuvad ka koondkande võimalust, mis tähendab seda, et määratud kuupäevavahemiku samade kontode käibed liidetakse kokku ja tuleb üks pikk-pikk liitlausend. Automaatlausendid ja protsentuaalne ümberjaotus ehk kuidas ka käsitsikandeid lasta programmil teha. Abiline kuust-kuusse korduvate pikemate ja keerukamate kannete puhul nagu näiteks kindlalt kulukontolt protsentuaalne ümberjagamine osakondade või projektide kuludeks. Kirjeldate ühekordselt reeglid ja lasete programmil matemaatikaga tegeleda. Kande ja algdokumendi vaheline seos ehk kas kande pealt saab otse näha algdokumenti ja vastupidi. Mugav kontrollifunktsioon raamatupidajale, eriti kuuaruandeid kontrollides. Sellist funktsiooni kutsutakse ka drill-down funktsiooniks ja tavaliselt hakkab sügavuti minek pihta käibedeklaratsioonist vms. pearaamatu aruandest. Avatakse küsimusi tekitava aruanderea kõik kanded ja sealt omakorda kahtlase kande algdokument? Kandel päritolu tunnused ehk millise allsüsteemi või kelle poolt on kanne koostatud. Jällegi vajalik vidin otsimise jaoks. Kui kuudokumentide arv on kuni 10, siis ilmselt on raamatupidajal nad kõik peas. Kui aga dokumente on tuhandeid ja puudub näiteks võimalus kandest otse algdokument ekraanile saada, siis on sellisest tunnusest nagu KASSAORDER või OSTUARVE juba päris tuntav abi. Kannete parandamine ja lukustamine ehk kas ja kui kaua saab programmis kandeid parandada. Kannete parandamine on kahtlemata hea, samas aga ka ohtlik võimalus. Ohud tekivad algdokumentide põhjal genereeritud automaatsete lausendite parandamisel, kui ei parandata mitte ainult kontosid, vaid ka summasid. Eriti halb on aga kontrollitud perioodi parandamine. Siit väike soovitus ? kui auditeeritud aastaaruanne on lauale jõudnud, siis võiks olla hiliseim aeg eelmine aasta lukku panna ehk teha võimatuks sinna ka kogemata mistahes kannete ja paranduste sattumise.

Vaata veel:

Eelmine peatükk

Järgmine peatükk

Autor: Janika Leoste