E-arved on tõusev trend

E-arvetest rääkides tuleb esmalt kummutada paljude inimeste väärarusaam ja rääkida sellest, mis asi ei ole e-arve. E-posti teel liikuv arve ei ole e-arve. Paljud inimesed tõmbavad endiselt võrdusmärki e-maili teel PDF formaadis saadetavate arvete ja XML formaadis e-arvete vahele. Võimalused, mida need kaks arveldamise viisi pakuvad, on siiski väga erinevad. PDF arved on sisuliselt arvutiekraanilt vaadatavad paberarved, ei enamat. E-arve on aga digitaalne arve, mis liigub infosüsteemide vahel – näiteks ühe ettevõtte äritarkvarast teise ettevõtte tarkvarasse või ettevõtte äritarkvarast eraisiku internetipanka.

E-arve peamine eesmärk on selles, et arve saatmise ja vastuvõtmisega ei ole eraldi vaja tegeleda – infosüsteemid teevad selle töö inimese eest ära. Kaob ära vajadus arvet erinevatesse süsteemidesse sisestada ning see omakorda elimineerib võimalikud vead, mis arvete sisestamisel võivad tekkida.

Saates e-arvet, ei teki ettevõtjal kunagi küsimust, kas arve ikka sai saadetud ning kas see on kohale jõudnud. Arve liikumine on jälgitav.

E-arvet on ülilihtne maksta. Selle võib ühe liigutusega maksmisele suunata. Samuti võib arve vastuvõtja teha püsimakselepingu, mis tähendab, et õigel kuupäeval makstakse arve automaatselt ära.

E-arve suurimad plussid kokkuvõtvalt

• E-arve hoiab kokku tööaega, mida saab kasutada mõistlikumalt

• E-arve hoiab ära inimlikud eksimused

• E-arve annab ettevõttele võimaluse saada ülevaade finantsseisust reaalajas

E-arvete saatmiseks on vaja sõlmida leping operaatoriga. E-arvete operaatoreid on Eestis mitmeid ning nende infosüsteemid on omavahel ühenduses. Kui näiteks ettevõtja klient on seotud mõne teise operaatoriga, siis jõuab e-arve ühelt operaatorilt otse teisele ja sealt edasi kliendini. Mõne operaatori puhul saab valida, kuidas arve kliendini jõuab – e-arvena infosüsteemi, e-posti aadressile või paberil postkasti.

E-arve saatjal ei ole vaja muud teha, kui oma äritarkvaras arve koostada. Operaatori vahendusel jõuab see teise ettevõtte äritarkvarasse ning arve saaja võib ühe nupuvajutusega suunata arve panka maksmisele.

Äritarkvara pakkujate roll on tegeleda jätkuvalt kasutajamugavusega, et e-arvete koostamine oleks kiire, lihtne ja mugav. Lisaks on äritarkvara pakkujate väljakutseks võimalikult laiahaardelise operaatoritevõrgustiku loomine, mis võimaldaks kliendil ise endale sobiv operaator valida.

Standard Booksi äritarkvara arendaja Excellent Business Solutions Eesti AS on oma lahenduste väljatöötamisel kliente kuulda võtnud. 2015. aastal e-arvete saatmisega alustades oli võimalik vaid ühte operaatorit kasutada. Nüüd on klientide soovil partneriteks 4 e-arvete operaatorit: Omniva, Fitek, Envoice ja Telema. See tähendab, et kasutaja saab vabalt valida endale sobivaima operaatori ning Standard Booksi äritarkvara saab e-arvete genereerimise ja saatmisega suurepäraselt hakkama.

E-arvete saatmise mahud on jõudsalt kasvanud. Täna liigub Standard Booksi kaudu ligi 50 000 e-arvet kuus ning see arv kasvab hoogsalt.

Äritarkvara tuleb seadistada e-arveid saatma ja vastu võtma. Peale seda, kui on operaatoriga e-arvete leping sõlmitud, saab ettevõte aktiveerimisevõtme, et siduda oma programm operaatoriga. Siis saavad e-arved liikuma hakata. Standard Booksi äritarkvara seadistamine on väga lihtne. Selleks on olemas detailsed juhised ja näitlikud videod. Kui keegi peaks siiski seadistamisega hätta jääma, aitab Excellenti kasutajatugi.

Standard Booksi äritarkvara kasutaja saab valida, kas saadab kõik arved välja e-arvetena, saadab teatud hulga arveid e-arvetena või otsustab iga arve puhul eraldi, kas teha e-arve või tavaline arve.

Excellenti meeskond julgustab kõiki e-arveid kasutama. See ei ole sugugi nii keeruline, kui esmapilgul tunduda võib. E-arvete kasutuselevõtt lihtsustab oluliselt ettevõtja ja raamatupidaja elu, seda eriti neil ettevõtetel, kes saadavad iga päev välja kümneid ja sadu arveid. Lõppude lõpuks on e-arvete puhul väga raske leida ratsionaalsust põhjust, miks peaks nende kasutuselevõttu edasi lükkama.