Milliseid vigu teevad ettevõtjad raamatupidamisteenuse tellimisel?

Raamatupidamisteenuse tellimisel on esimeseks tüüpiliseks veaks Lepvaltsi sõnul see, et inimesed ei kujuta ette, kui palju ühel firmal dokumente ning rahalisi liikumisi on. „Sageli arvatakse, et mis see 10-100 ostuarvet ning paarkümmend müügiarvet ikka on, ent lisaks on ju kaardiga tasumise liikumised, laenud ja intressid, liisingud. Kui need ära unustatakse, siis võibki juhtuda, et päris suure osa arve liikumistest moodustavad esmapilgul varjatud tehingud. See võib tulla suure üllatusena.”

Ta lisab, et samamoodi tihedalt on raamatupidaja töö seotud ettevõtte töötajatega. Võib ju mõelda, et kui keeruline see kord kuus konkreetse palgasumma kandmine ühe inimese arvele ikka olla saab, ent asi läheb mitmetahulisemaks, kui mängu tulevad puhkused, haigusrahad, preemiad ning uute töötajate palkamine. Kõigi selliste igapäevaste tegevustega kaasnev toimetamine jääb enamasti raamatupidaja kanda, sest iga arve taga on raamatupidaja ja tema töö. Samamoodi on raamatupidaja ülesanne lisaks raha ülekandmisele ka tehingute kirjeldamine.

„Minu soovitus on kindlasti enne lepingu sõlmimist uurida, kui palju on valitud raamatupidamisbürool kogemusi. Algaja raamatupidaja vajab meie segasel seadusemaastikul tõsist tuge ning uue firma puhul võib ka kõige paremate kavatsuste puhul tulla kokku korralik pusa. Algajad raamatupidajad peavad kindlasti töötama pädevate inimeste kõrval, liiatigi ei kipu kogenematud inimesed hoomama, kui neil on abi vaja. Nii võib jääda mõni oluline nüanss arvestamata, mille tagajärjeks on maksuvõlg või viivis, mida oleks saanud vältida,” kirjeldab Lepvalts.

Ohumärk on tema sõnul ka see, kui teenust pakutakse liiga odava hinna eest. „Odaval raamatupidamisel on kombeks minna kalliks. Näiteks võib juhtuda, et klient loodab saada soodsa hinnaga täisteenust, aga odav raamatupidamisbüroo pakub sisuliselt ainult raha maksmise võimalust ning korralikku tööd seal taga ei olegi. Äris on levinud ütlus, et kui tahad odavat ja kvaliteetset asja, siis peadki ostma kaks: odava ja kvaliteetse. Kahjuks on ka meil Eestis neid näiteid palju, kus töö on tehtud üle jala, täis sisulisi vigu ning tegemata asju ning lõpuks on teenusepakkuja üldse kadunud.”

Õiget partnerit ei ole Lepvaltsi hinnangul lihtne leida, sest kõigi büroode kodulehelt ja reklaamidest võib lugeda, kuidas nemad on parimad. „Aga soovitan esmajärjekorras vaadata andmebaasist büroo enda andmeid: kas neil on asjad korras, aruanded esitatud, maksuvõlg puudub. Kui raamatupidamisbüroo ei saa enda asjadega hakkama, siis kuidas ta peaks saama hakkama kliendi rahaasjadega? Ehk siis esimeses järjekorras vaadake firma tausta näiteks Krediidiinfost ning kas aastaaruanded on esitatud ja maksudega asjad korras. Seejärel tasub otsida, kuidas on büroo juhte kajastatud, kas nad ise kirjutavad eksperdina artikleid, annavad inimestele nõu, kuidas on nende seniseid tegemisi kajastatud.”

„Selge on see, et värsketelt turule tulevates büroodes on inimesed noored ja neil on kindlasti oma tutvusringkond. Aga ka sel juhul, kui püüate tutvuste kaudu leida raamatupidajat, peab hoolega vaatama nende tausta ja hoidma kindlasti alguses näppu pulsil, et kas esitatud arved ja deklaratsioonid on sisuliselt õiged. Küsige büroolt julgelt enda ettevõttega seotud asjade kohta, et olla kindel, et kõik aruanded alates kasumist ja bilansist kuni maksuaruandeni on õigel ajal tehtud ning esitatud. Kui tekib viivitusi ja venitusi, siis on asi kahtlane,” annab Lepvalts nõu. „Väga palju taandub suhtlemisele. Kui teile tundub, et midagi ei toimu, siis hakake kohe alarmi lööma. Muid võib juhtuda, et keegi peab hiljem hakkama kõiki numbreid üle kontrollima ja aruandlust ümber tegema.”

Raamatupidamisteenuse puhul tuleb kindlasti sõlmida leping – selle kohta on selgelt olemas nõue Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduses (RahaPTS). Lepvaltsi sõnul on ta näinud palju juhtumeid, kus raamatupidamisteenuse osutajal ei olegi lepingut, kuid ometi osutatakse kuust-kuusse teenust. „Lepingus peavad olema kirjas poolte kohustused ja õigused, samuti tähtajad, millal peab olema kliendi poolt midagi tehtud ja millal raamatupidamisbürool. Ei tohi unustada, et raamatupidamise tegemine ei toimu hetkega. Üks raamatupidamismeeskond teenindab ju mitut klienti ning viimasel hetkel toodud dokumendid ei tähenda, et raamatupidajad saavad kohe reageerida. Isegi arvuti ei tee asju kohe ning kuigi AI on andmete sisestamise puhul väga tubli abimees, siis pearaamatupidaja kohta tehisintellekt veel täita ei suuda, sest ei tunne kõiki maksukohustusi puudutavaid nüansse ja mis peamine – AI ei võta vastutust.”

Poolte kohustuste, õiguste ja vastutuste osas on lihtne mõelda, et küllap raamatupidaja teeb ja vastutab, ent Lepvalts manitseb mõtlema ka vastutuskindlustuse momendile. „Tellijal lasub vastutus oma dokumentide esitamise ees, sest tema on ikkagi tehingute läbiviija. Raamatupidaja on tehingute kirjeldaja ja nõustaja, aga tehingu enda viib läbi ikka ettevõtja, kes ka vastutab, et on andnud tehingu kohta õiget ja piisavat infot. Kui see on vale või puudulik, siis ei saa raamatupidaja süüdi olla. Raamatupidaja teeb tööd ikkagi talle antud info baasil.”

Oluline teema on ka lepingu lõpetamise punkt lepingus ehk kuidas käituda, kui üks pooltest ei täida oma kohustusi. „Paika tuleb panna, et mida teha, kui tellija ei esita õigel ajal dokumente või ei maksa arveid ära või kui vastupidiselt raamatupidajalt ei tule õigeaegselt vajalikke väljundeid. Milline info liigub poolte vahel lepingu lõppedes, kuidas antakse üldse teise poole valduses olev teave ja mille kustutamist võib nõuda? Sellega on tihedalt seotud andmekaitseteema – kuidas tundlike andmetega ringi käia ja kuidas neid töödeldakse.”

www.vesiir.ee