Kuidas panna oma hankijad e-arveid saatma?

„Kui minu kolleeg Kristel Källe viis oma lõputöö raames läbi küsitluse, mis motiveerib ja takistab Eesti ettevõtteid e-arvete saatmisel, selgus, et ostjate sõnul on vaid vähesed hankijad valmis e-arveid saatma ja müüjate sõnul on vaid vähesed kliendid valmis neid vastu võtma. See tähendab ju tegelikult puudulikku kommunikatsiooni,” ütles Grossmann, kelle sõnul selgus uuringust, et äripartneri soovil oleksid ligi pooled ettevõtted, kes täna ei e-arvelda, valmis seda tegema.

Ta soovitas algatada hankijate/partnerite kaasamise projekti, pannes paika projekti eesmärgi, alguse, lõpu ja plaani. Mõned hakkavad saatma e-arveid kohe esimesel küsimisel, mõned vajavad rohkem meeldetuletamist. Projekt peab olema juhitud kindlate inimeste poolt ja selleks peab olema kasutada aega ning ressursse. Tähtis on mõista, et see ei ole pelgalt IT-projekt, vaid puudutab mitmeid ettevõtte protsesse. E-arveldamist tuleks kindlasti regulaarselt kommunikeerida, sest tulemuse toob vaid sihikindlus.

Grossmanni hinnangul võiks kõigepealt kaasata need hankijad, kellel juba on e-arve võimekus. Nimekirja saab oma e-arve operaatorilt. Teisena oleks oluline pöörata tähelepanu neile, kes saadavad kõige keerulisemaid arveid, sest nende arvete menetlemine on ajamahukas. „Riigi sundus alates 1. juulist 2019 saata asutustele ainult e-arveid teeb erasektorile tegelikult teene, pannes nad vältimatult teemaga tegelema. See tekitab lihtsa võidu neile, kellel on juba e-arvete võimekus.”

Kui hankija ei soostu e-arveid saatma, jääb üle kaks võimalust: kujundada vastavalt partnerile meelitav või sundiv sõnum. Präänikud võiksid olla maksete kiirem laekumine, turvalisus, töökindlus, läbipaistvus, kulude kokkuhoid ja paremad kliendisuhted. Piitsaks võivad olla ultimaatumid, nagu kas e-arved või kaup jääb katki, samuti saab rakendada rahalised trahvid paber- ja pdf-arvetele või rääkida, kuidas mitte e-arvete menetlemine võtab oluliselt rohkem aega, mis omakorda tähendab, et arvete tasumine viibib.

Grossmanni sõnul tuleb olla valmis kommunikeerimiseks ja dialoogiks: „Kui teavitus välja saata, võib tulla küsimusi, aga mitte e-kirja saatjale, vaid näiteks kontaktisikule ostu- või müügiosakonnast. Seetõttu võiksid ka nemad olla teadlikud, et organisatsioon liigub e-arvete poole. Tasub olla järjepidev nii e-arvete kasutusevõtmisel kui ka sellest pidevalt rääkimisel. Näiteks, teavitage partnereid, kui olete saavutanud e-arvete võimekuse ning lisage e-kirjale kaasa, et olete liitunud e-arve süsteemiga. Samuti monitoorige regulaarselt e-arveldajate hulka, tehes tihedat koostööd oma e-arve operaatoriga.”