Meie jõuame e-arveni, mujal püütakse juba raamatupidamises tehisintellekti rakendada

„Ma ei uskunud, et Eestis on veel nii palju paberitega töötavaid raamatupidajaid,” tunnistas Tallo, kelle ettevõte on esimene Eesti paberivaba büroo, mis jõudis ka tänavu Gaselli TOPi. Grow Financeil on ligi 700 klienti ning arvete maht kuus on 15 000, seega kõikide arvete käsitsi sisestamine oleks mõeldamatu. Samas on tema sõnul positiivne, et väga paljud ettevõtted saadavad oma raamatupidajaid koolitustele ning on huvitatud arvemajanduse digitaliseerimisest.

Tallo sõnul hoiab e-arveldamine väga palju kokku raamatupidajate tööaega. „Digiraamatupidamine on nutikas raamatupidamine viisil, mil unikaalseid andmeid luuakse käsitsi vaid kord ning need liiguvad ühest andmebaasist teise ilma inimese abita. Seevastu iga käsitsi sisestus võtab palju aega, iga kopeerimine, iga importimine. Ei tasu teha käsitööd ajal, kui sellele on leitud alternatiiv. Ja kes tegelikult tahakski teha mõttetut tööd?”

Andmete importi on täna võimalik teha erinevatel viisidel: „Paljud raamatupidajad võtavad veel täna pangast väljavõtte ja laevad selle oma programmi. See on käsitöö ja kaugel sellest, kuidas andmed peaksid liikuma. Andmed võivad liikuda automaatselt masinast masinasse, ilma inimese sekkumiseta - M2M ehk machine-to-machine interface/protocol. Sinna peaksime olema täna juba kõik teel.”

Ent samal ajal, kui Eesti riik muudab e-arveldamise riiklike asutustega kohustuslikuks ja see tundub väga paljude ettevõtete jaoks radikaalne samm, on muu maailm meist juba möödumas. Järjest enamates riikides panustatakse tehisintellekti kasutuselala suurendamisse. „Tehisintellekti arendavatest riikidest on täna suurimad Hiina, USA, Iisrael ja Suurbritannia. Milleks? See teeks samu operatsioone, mida meie inimesed ja masinad täna suudavad, ent lisaks loob tehisintellekt ise andmete vahel seosed. Tulevikus saame andmeid kasutada oluliselt kiiremini kui täna, kuigi andmekaitseseadus, turvalisuse aspektid, rahapesusanktsioonid ja Euroopa Liidu nõuded tõmbavad digiarengu hoogu omalt poolt alla. Aga me peame muu maailmaga kaasas käima. Suurematel raamatupidamise meeskondadel on võimekus tegeleda oma protsesside automatiseerimisega ja arendamisega,” on Tallo kindel.

„Periodiseerimise hea näide on kindlustus, mille puhul on arvele märgitud algus- ja lõpukuupäev. Täna enamus programmidel on võimekus preidoseerida andmeid lisades alguse ja lõpu kuupäeva ja programm ise jagab kulu ära. See on hea funktsioon ka pikkade, mitmeaastaste projektide puhul. Edaspidi loodame, et ka e-arvelt on võimalik automaatselt periood välja lugeda ja periodiseerimine saab olema veelgi enam automatiseeritud. Automatiseerimine lihtsustab arvete jagamist erinevate gruppide vahel – näiteks kui vanasti oli meil üks konkreetne telefoniarve, siis täna võib seal arvel olla lisaks telefonikõnedele, samuti internet, parkimistasu, sõnumid, erinevad e-ostud. Programmi saab lisada iga grupi juurde teatud automaatlausendid ning programm jagab automaatselt iga kulu õigesse gruppi,” selgitas Tallo.

Samuti ei näe ta mõtet mitmekordsetel logimistel erinevatesse programmidesse. „Raamatupidaja tööriist on ERP ning andmete toomine maksuameti või statistikaameti lehelt peab käima automaatselt, mitte et raamatupidaja peab igasse keskkonda andmete edastamiseks eraldi sisenema. Kui deklaratsioon on valmis, annab raamatupidaja käsu see edasi saata maksuametile ja korras. Samuti võiks kõikvõimalikud töötajate palkade, haiguspäevade ja puhkusega seotud info edastamine olla palgaarvestuse turvalises keskkonnas, mitte edastama e-kirjadega, kusjuures viimast peetakse arusaamatul põhjusel turvaliseks.”

Aga kuidas saada e-arve Eestis 100% tööle? Tallo sõnul peaks muutma selle lihtsalt kohustuslikuks, laskmata müügiinimestel või raamatupidajatel otsustada, millist arvet nad soovivad saata. „Pole mõtet kulutada energiat inimeste käest arvamuse küsimise peale. Programmis peaks olema lihtsalt nupp „saada arve” ja e-arve lähebki teele, kui vastuvõtjal on e-arve valmidus olemas. E-arve valmiduse infot on Äriregistri andmete küljes olemas ja edukad tarkvaraarendajad on selle info juba oma programmis automatiseerinud,” andis ta seminaril teistele nõu.