Digitaalne raamatupidamisbüroo

Eesti raamatupidamise tulevikku loov Grow juht ja arendaja Ulvi Tallo rääkis 28. märtsil Raamatupidamisbüroodele suunatud konverentsil „Kasumlik kasv 2019“ digitaalse raamatupidamisbüroo ohtudest ja võimalustest. Innovatsioon, IT-arendused, läbimõeldud tööprotsess ja tark töö on vaid osa märksõnadest, mis kuuluvad tema büroo, ametliku nimega OÜ Grow Finance, argiellu. Kusjuures Grow ise on paberivaba juba aastast 2010.

Digiraamatupidamise defineerib Grow järgnevalt: „Digiraamatupidamine on majandusüksuse tegevuste ja selle tulemuste kohta arvestuse pidamise süsteem, viisil mil unikaalseid andmeid luuakse käsitisi vaid kord“. Eelnev definitsioon toob selgelt välja, kui suurel määral on rõhk digiraamatupidamise kontekstis efektiivsusel.

Digiraamatupidamine hõlmab eelnevat; paberivaba, online ja e-raamatupidamist, millele lisandub veel andmete automaatne liikumine, mis omakorda viib meid edasi reaalaja majanduse suunas.

Kuna andmeid, mis võivad erinevate baaside vahel liikuda, on väga palju ja ühtlasi ka baase, mille vahel andmed liiguvad on palju, siis edaspidi saame rääkida digiraamatupidamisest kui protsentuaalsest osast, kus raamatupidamine on digitaliseeritud. Eesmärgiks on võimalik seada 100% digitaliseeritust. Kuid viimast ei ole võimalik teha üksi, selleks peavad ka kõik teie partnerid olema piiavalt motiveeritud ja tehniliselt valmis.

Kui tuua paralleel pangandusest, siis ka seal on digitaliseeritus aastatega järjest enam suurenenud, kuid siiski meist paljud kasutavad ka veel paberraha, mõned rohkem ja teised vähem. Seega täielikku digitaliseeritust arvatavasti nii pea veel ei saabu, kuid digitaliseerituse osakaal kindlasti kasvab pidevalt ja seda kogu maailmas. Kui vaadata e-arvete osakaalu, mis on digitaliseerituse eelduseks, siis see on kogu maailmas viimastel aastatel eriti jõudsalt kasvanud.

2015 aastal uurisid Jefferson T. Davis, Joseph Hadley ning Hal Davis paberivaba süsteemi rakendamist raamatupidajate seas. Uuringu tulemusel selgus, et peamine takistus paberivabadusele üleminekuks seisneb töötajate hoiakutes. Ligi pooled raamatupidajad, kes ei ole paberivabadusele üle läinud tõid põhjusena välja raskused töötajatel tööprotsesside ümberkorraldusel ning juba paberivaba raamatupidamist rakendanute hulgas märkisid pea 60% ära töötajate vastupanu üleminekul.

Juba 2016. aastal muudeti raamatupidamise seadust, kus § 7. kohaselt peab algdokument olema masintöödeldav. Algdokument võib olla muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui see tuleneb õigusaktist või kui tehingupoolel ei ole masintöödeldava algdokumendi käitlemise võimalust ja selle võimaluse loomine nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi või pingutusi. See muudatus oli esimene samm kohustusliku e-arve poole, mis meil riigitasandil jõustub juba mõne kuu pärast.

Oma klientidele otsa vaadates tõdeb Grow siiski, et PDF kujul edastatavad arved moodustavad enamuse ning e-arvete osakaal ei ole viimastel aastate märkimisväärset kasvu teinud. E-arvete vähese kasutamise põhjustena tuuakse välja peamiste partnerite asumine Eestist väljas pool, automaatse info puudumine e-arvete vastuvõtjate kohta, menetluskeskkonna hind ning enda ja/või alluvate ajakulu mitte hindamine. Teinekord on siiski tegu on hoiakuga, kui 400 ostuarvet kuus saava ettevõtte finantsjuht nendib, et neile eriti ostuarveid ei ole.

Digiraamatupidamise esimene samm on andmete digitaliseerimine ja kogumine paberivabalt. Andmete alla kuuluvad nii e-arved, pdf arved kui ka tšekid. PDF arveid loetakse juba täna suurel määral robotite abiga ning seni vältimatuid tšekke saab salvestada ning programmile loetavaks muuta erinevate keskkondade abil.

Sissetulevate arvete automatiseerimisse investeerimise asemel soovitab Ulvi pigem investeerida e-arvetesse ning suunata aina rohkem oma kliente ja koostööpartnereid seda kasutama. E-arvete eeliseks ei ole mitte ainult 5 korda vähenev ajakulu ja suurenev efektiivsus, vaid oluline on ka veamäärade vähendamine.