Meditsiinigrupi toimekad aastad

„Meie klientideks on kõik suuremad ja väiksemad Eesti haiglad, polikliinikud, tervisekeskused, perearstikeskused, Eesti Kaitsevägi, veterinaarkliinikud ja erinevad meditsiiniõppeasutused ning koolituskeskused ja see tähendas, et koroonaaeg tõi meile suure töökoormuse kasvu,” räägib Meditsiingrupi kvaliteedi- ja müügijuht Laura Silm. “Mida rohkem tööd, seda olulisem on, et logistika ja laovarud klapiksid ja haldussüsteem oleks lihtne, mugav ning töökindel.”

Ümberlülitus eelmiselt raamatupidamistarkvara süsteemilt Standard Booksile sai alguse juba 2015. aastal soovist lihtsustada töövoogu ja arendada hooldusteeninduse moodulit mugavamaks töökorralduseks. „Varasemalt olid erinevad aruanded excelites, mis nüüd on jäetud programmi hooleks. Standard Booksile üleminek aitas lihtsustada laoinventuure, kus toodete artiklikaardile lisati juurde riiulikood, et toode oleks kergelt leitav ning inventuuri ajal saaks tooteid lugeda riiulite kaupa, ” põhjendab Laura Silm.

Hoolduse mooduli arendamine on olnud pikem protsess aastate lõikes, kuna vajadused on ajas muutunud ning koostöö Excellentiga on olnud suurepärane. „Kõik meie soovid on ära kuulatud ja alati on vastuseks jah, saame ka nii teha. Nagu rätsepa juures käimine, kes timmib kvaliteetset ülikonda vastavalt kliendi soovile,” kiidab Laura.

Standard Booksi kasutajate hulk Meditsiinigrupis on päris suur. Üks peamistest kasutajatest on loomulikult raamatupidaja, kes teeb finantskandeid ja mõningaid arveid. Logistikajuht vormistab kõik lao sissetulekud ja müügiarved. Lisaks toimetab programmis hooldusassistent. Samuti on programm abiks müügijuhtidele ja tootegrupiesindajatele, kes saavad jälgida laoseisu, vajadusel vormistada arveid või jälgida müügitulemusi. „Uuendusena oleme lisanud kasutajate hulka hooldusinsenere, kes saavad oma tööde visiidiaruandeid otse programmi sisestada, paberkandjal formaadi täitmise asemel. Programmi kasutab ka laojuht, kes vajadusel saab täiendada laosissetulekutel partiinumbreid või lisada artiklikaardile riiulikoode,” räägib Laura.

Laura sõnul on programmist võimalik väga palju erinevaid aruandeid välja võtta ja programm on nii mahukas ja informatiivne, et alguses oli õigeid aruandeid veidi keeruline üles leida. „Õnneks saab enim kasutust leidvad aruanded töölauale kopeerida ja see lihtsustab edaspidist tööd,” märgib Laura.

Meie tiimi jaoks kasulikud funktsioonid:

– Koondarvete koostamine

– Tuntud Seerianumbrite aruanne, kus on võimalik erinevaid välju täites võtta endale vajalikke aruandeid seadmete osas. Nt kliendi/tarnija põhiselt seadmete ülevaade. Järgmine hooldus+ vahemiku lisamine aruandes.

– Töölehtede nimekiri (ülevaade remondis käinud seadmetest, saab valida perioodi)

– Töökäskude nimekiri (vajalik inseneridele, et näha oma pooleliolevaid töid)

– Teenindustellimuste nimekiri (pooleliolevad remondiväljakutsed)

Seoses Meditsiiniseadmete regulatsiooniga (EU MDR), peavad meditsiiniseadmete tootjad ja edasimüüjad jälgima seadme UDI koodi, et tagada toote vastavus ning jälgitavus. Meditsiinigrupp rakendas 2020. aasta kevadel uue erilahendusena UDI koodi lisamise võimaluse oma moodulitesse, et oleks võimalik jälgida lattu sisse tulnud ja edasi müüdud meditsiiniseadmeid.

UDI kood on unikaalne meditsiiniseadme kood, mille väljastab seadme tootja. UDI (Unique device identification) kood koosneb UDI-DI-st ehk siis seadme identifitseerimiskoodist, mis on alati sama ja UDI-PI-st ehk siis seadme tootmiseinfost, mis on dünaamiline ja muutub vastavalt partiile, seerianumbrile, säilivusajale jms. Nendest kahest osast kokku saabki üks unikaalne just selle meditsiiniseadme jälgimiskood. „Arvasime, et saame 25 tähemärgiga hakkama, aga kui seadmed UDIdega tulid, siis kohtade arv ulatus kuni 70ni. Standard Booksi süsteemis aitas Excellent kiirelt muudatuse teha ja isegi kuni 90 tähemärki jõuavad nüüd kenasti süsteemi. Meie lihtsalt piiksutame mugavalt koodi skänneriga tootelt Standard Booksi,” kirjeldab Laura.

Koroonast lähtuvalt on Meditsiinigrupp teinud mitmeid muudatusi oma töökorralduses, näiteks on transpordifirmadel olnud keeruline püsida ajagraafikus ehk siis ettevõte on pidanud osade toodete seisu laos kasvatama. „Standard Books on siin kenasti abiks, näiteks saame jälgida, mis toode on otsa saamas ja väljastamisel on programm abiks ning pakub välja just selle toote, mis on kiiremini aeguv,” ütleb Laura.

Laura Silma sõnul suunavad nad hetkel oma fookust kodu- ja taastusravile, et aidata neid, kes taastuvad koroonast. „Soovime olla haiglatele professionaalsed partnerid – kui haiglal on küsimus ükskõik millise meditsiiniseadme kohta või mõte, midagi soetada, siis me pakume neile lahenduse. Tahame olla nende number üks partner, kes mõtleb kaasa ja pakub lahenduse, ”räägib Laura.

Standard Booksi kasutamise põhifookus on suures plaanis Meditsiinigrupil kenasti paigas. Hooldusmoodulit veel täiendatakse ja ettevõttel on mitmeid ideid, mida veel timmida – näiteks lepingute nimed, kus kõiki tähemärke ei saa hetkel otse lepingust kopeerida. „Pigem on need ilunipid ja kergem korrektuur, mida vajame. Samas, kui tuleb seadusemuudatus, mis mõjutab meie tööd, siis sellest juhtuvalt võib tulla ette hoopis suuremaid muudatuste soove meie poolt, aga Excellentiga koos saame need kindlasti lahendatud,” vaatab Laura optimistlikult tulevikku.