GDPR ja töölepingud – ohukohad, mida vältida

Oleme üsna kindlad, et Teie ettevõttes kasutatavas töölepingu vormis puuduvad alljärgnevad juriidilised nüansid:

- isikuandmete töötleja ning vajadusel sellise isiku esindaja andmed;

- nende kontaktandmed;

- isikuandmete säilitamise ajavahemik;

- teave õiguse kohta nõuda teatud tingimustel andmete kustutamist;

- teave õiguse kohta võtta tagasi oma nõusolek isikuandmete töötlemiseks, kui see on kohaldatav;

- teave õiguse kohta esitada järelevalveasutusele kaebus;

- teave selle kohta, millises ulatuses isikuandmete edastamine on vajalik.

Tundub justkui ilmselge? Nii ilmselge, et Te ehk isegi arvate, et sellest ei ole meil isegi mõtet Teiega rääkida?

Võib ju nii olla. Sellisel juhul aga arvestage, et GDPR on miski, millega Teil on vaja end kursis hoida. Kui Teie töölepingud ei sisalda ülaltoodud informatsiooni, avate Te end erinevatele riskidele, millest ehk kõige tähelepanuväärsemad on „vanad head“ endised kolleegid, kes soovivad Teile mingil põhjusel ebamugavusi valmistada.

Euroopa Liidule omane armastus paberimäärimise vastu avaldub ka siin, kuivõrd Teie töötajatel on õigus ka muule informatsioonile nagu: teave nende suhtes tehtud automatiseeritud otsuste kohta, olgu need tehtud statistilistel eesmärkidel, profileerimiseks või muudel eesmärkidel.

Isegi, kui eelnev on Teie jaoks iseenesestmõistetav või isegi tähtsusetu, siis juhul, kui vastavat infot Teie töölepingutes või sisekorraeeskirjades ei sisaldu, võivad Teie töötajad otsejoones esitada kaebuse nii Teile kui Andmekaitse Inspektsioonile.

Kusjuures, olukord muutub veelgi keerulisemaks. GDPR artikkel 14 kohaselt juhul, kui Te olete kogunud isikuandmeid mujalt, kui isikult endalt, olete Te kohustatud ka selle kohta teavituse esitama.

Näiteks – kujutame ette, et Te otsite endale uut töötajat. Juhul, kui Te soovite koguda ja kasutada tema kohta taustainfot, mida Te olete saanud LinkedIn’ist või Google’i otsingumootori kaudu, peate Te sellest kandidaati teavitama. Lisaks rakendub siin sama loogika, mida me käsitasime GDPR artikkel 13 kohaldamise juures. Te peate esitama kogu informatsiooni kogutud andmete kohta, sõltumata nende töötlemise viisidest. Sama kehtib ka andmete säilitamise ajavahemiku kohta. Täielik avalikustamine.

Juhul, kui Te seda reeglit ei järgi, jätkuvalt, puudutatud isikud saavad esitada kaebuse Andmekaitse Inspektsioonile, lihtsalt seetõttu, et Te olete rikkunud pealtnäha lihtsat reeglit.

Eelnevalt mainitud ja paljud muud reeglid kohalduvad, kui olete otsustanud teostada taustakontrolle kandidaatide või töötajate suhtes või ükskõik, millise eraisiku suhtes, olgu see protseduur nii pealiskaudne kui võimalik. Andmete kogumine peab olema eesmärgistatud, õige ja nii edasi.

Veel üheks komistuskiviks võib saada isikuandmete säilitamise periood. Oma praktika käigus oleme puutunud kokku mitmete klientidega, kellele on see peavalu tekitanud. Kehtiv õigus näeb ette kohustuse isikuandmete töötlemine lõpetada, kui neid pole enam vaja, kuid samas on olemas teatud reeglid, mis näevad ette isikuandmete säilitamise kohustuse teatud perioodi jooksul.

Toome näiteks võrdse kohtlemise seaduse. Isik, kes leiab, et tema õigusi on diskrimineerimise tõttu rikutud, võib nõuda talle tekitatud kahju hüvitamist ühe aasta jooksul. Uue töötaja värbamisprotsessi valguses tähendab see seda, et kandidaadi poolt esitatud andmeid ja kandideerimisdokumente on vajalik säilitada ühe aasta jooksul juhuks, kui selline nõue esitatakse.

Eelnevalt käsitasime me üksnes kolme võimalikku näidet. Enamikel juhtudel on kõik võrdlemisi abstraktne. Tänapäevane, hüperkoondunud, õiguslik keskkond mõjutab muuhulgas ka kõiki standardseid juriidilisi tekste ja kokkuleppeid, isegi ja eeskätt töölepinguid.

Seega, olge ettevaatlikud. See ei ole lihtsalt sõbramehelik nõuanne, vaid absoluutne õiguslik nõue. Veenduge, et Teie ettevõte toimib kooskõlas kehtivate reeglitega KOHE, et vältida kaebuste käsitlemist ja muid ebamugavusi.

Allikas: advokaadibüroo Glikman Alvin LEVIN