Exceli tabeli loomise olulised reeglid

MS Excel on väga rohkete võimalustega tarkvara. Juhtidel on võimalik Exceli tabelite lõpptulemusi ja aruandeid analüüsides teha kiiresti ratsionaalseid otsuseid. Kui tulemuste kohta on vaja saada kokkuvõtet, et hinnata andmeid ja olukorda ning teha otsuseid, siis on vaja veidi teadmisi, et koostada soovitud raporteid ja aruandeid õigete tulemustega.

Excelit kasutades seisame vahel probleemi ees, et tegevused, mis on juhuslikult omandatud igapäevase kasutamise käigus, ei pruugi tabelitest anda sellist infot, nagu loodame. Excelis on väga oluline tabelite õige koostamine kohe alguses, kuna sellest sõltub ka see, millist tööriista soovitud tegevusteks kasutada saab. Exceli kasutamiseks on palju võimalusi ja tulemus oleneb sellest, kuidas kasutaja olulisi reegleid kohe alguses teadis.

Aeg on kõige olulisem vara ja seda juurde ei saa. Seepärast on Excelis mõistlik kasutada just neid tööriistu, mille kaudu on lõpptulemuse saavutamine kõige efektiivsem ja kiirem. Mis on siis probleemiks, miks tabelid ei toimi selliselt nagu soovime? Nagu juba mainitud, on Exceli algtabeli loomine ehk vundamendi rajamine väga oluline. Nii nagu maja püsib korralikul vundamendil, püsib ka korrektne tabel korralikult loodud põhjal. Exceli ei kontrolli kasutajate tegevusi, st kui kasutaja ehitab tabeli üles selliselt nagu tema seda soovib, siis Excel keelama ei hakka. Kasutaja peab ise teadma, millised on tabeli ülesehituse reeglid, näiteks kuhu jätta tühi rida, kuidas veeru nimed kirjeldada, kas tühikuid võib kasutada jne. Reegleid, mida jälgida on mitmeid.

Juhtidena ei ole meil mõistlik aega kulutada valesti loodud tabelite korrastamise peale. Tabelid peavad olema juba algselt korrektselt loodud. Juhina peame teadma, mida ette võtta, et tabelite kasutamine oleks võimalik liigse ajakulu ja vaevata. Toon siinkohal mõned olulised reeglid, mille järgimine tabeli ülesehitamisel annab võimaluse koostada töölaud, mis aitab tulemusi analüüsida ja saada häid ülevaateid:

1. Ära kasuta tabelis olevate andmete vahel tühju ridu – tühi rida katkestab tabeli.

2. Igal veerul oma nimi, mis puutub kokku ainult tabeli andmetega. Nii saab Excel aru, kust algavad tabeli andmed ja kuidas andmeid veeru nime järgi leida.

3. Paiguta tabelis veerud selliselt, et kirjeldavad andmed on eespool arvutavast, sest Excel tuvastab andmeid vasakult paremale.

Kui neid reegleid jälgida saab koostada töölaua andmete analüüsimiseks.

Kristjan Sakk viib läbi koolitusi Exceli baasoskustest, mis lihtsustavad igapäevatööd. Järgmine toimub juba 30. jaanuaril. Vaata lähemalt ja registreeru SIIN!

Exceli edasijõudud kasutajale toimub järgmine koolitus 22. veebruaril. Vaata lähemalt ja registreeru SIIN!