Programm aitab müüa ja osta

Püüame kujutada ühte müüki. Esitad pakkumise. Vajadusel teed pakkumises korrektiive. Klient teatab tellimusest. Koostad arve (vajadusel ka saatelehe). Lähetad kauba/osutad teenuse. Hea on kui kõik need tegevused fikseeritakse ka programmis. Millised sammud programmi tegelikult saab jäädvustada, sõltub nii programmist kui ka omandatud moodulitest. Kui teenuste müüjale on eelkõige vajalik arve koostada, siis kauba müüjatele on väga oluline ka selle kauba nii koguseline kui ka rahaline arvestus. Vajalik võib olla koostada nii saatelehti ja veel täiendavalt logilist protsessi kergendavaid mitmesugused sedelid, mis kleebitakse kauba saadetistele.

Majandustarkvara on alati nii üles ehitatud, et vältida võimaluste piires topelttööd. See tähendab ühe algse dokumendi kiiret ümber vormistamist uueks dokumendiks (näiteks pakkumise arveks). Nii hoiab kokku aega ja mis samuti väga tähtis: vigu tekib vähem.

Enne kui jõutakse programmis igapäevaste toiminguteni, milleks on eelkõige pakkumiste, arvete, saatelehtede koostamine, tuleb teha päris põhjalikku eeltööd. Neid töid tehes peab alati arvestama nn. miinimumi printsiipi. See tähendab, et on olemas miinimum töö, mis kindlasti peab ära tegema. Ülejäänu on vajalik kas edaspidise töö kiirendamiseks või detailsemate aruannete koostamiseks. Jagasin need tegemised kolme gruppi:

1. Müügimoodulite seadistamine vastavalt raamatupidamise seadustele ja eeskirjadele (kontod, mille tehing sooritakse, õiged käibemaksud jne.).

Seda tööd teeb kas raamatupidaja ise või vähemalt annab müügiosakonna töötajatele täpsed juhised, kuidas peab midagi seadistama. Siin on just põhilisteks võtmesõnadeks õiged kontod ja käibemaksude arvestus. Osaliselt kattub siinne punkt järgnevaga, sest enamikes programmides saab neid käibemakse ja kande tegemisel kasutatavaid kontosid määrata juba artiklite ja klientide programmile tutvustamisel ehk artiklite koostamisel.

2. Põhiregistrite (kliendid, artiklid, objektid) täitmine.

Siin on oluline koht sellise tervikliku süsteemi väljamõtlemisel. Müügi juures on väga oluline aruandlus. Kui müügiosakonna töötajad vajavad ka detailseid aruandeid kliendi kohta, siis juhtkonnal on eelkõige vaja selliseid kokkuvõtvaid aruandeid, näiteks mingi piirkonna müügi kohta. Nende võimalike aruannete peale tuleb juba varakult mõelda. On ju programm vaja niimoodi seadistada.

3. Toon eraldi punktina välja programmile müügistrateegia selgitamise (hinnakirjad, maksetähtaeg, viivise ja krediidilimiidi arvestus jne.).

See punkt muidugi osaliselt kattub eelnevaga. Kasutad ju suuresti samu registreid. Lisaks tuleb ka siin näha seda terviklikku süsteemi. See töö võib esialgu päris tülikas ja aeganõudev olla. Aga uskuge mind, asi on seda väärt. Nii ei pea enam kõike ise peas hoidma või kliendiga kokkulepitud tingimusi kusagilt lepingute või veel hullem märkmepaberitelt otsima. Päris põhjalik ja samas äärmiselt vajalik on just hindadega seonduva programmile õpetamine. Hind on iga firma üheks tähtsaim turundusinstrument. Firma võib kasutada väga erinevaid klientidele hindade arvestamise meetodeid kuid lõppkokkuvõttes koosnevad need ikkagi:

Tavalise hinna korrigeerimine (teatud protsent või summa võrra);Ostetavast kogusest sõltuv hind;Maksetähtajast/makseviisist sõltuv.

Kui seda müügijuttu kuidagi kokku võtta , siis ehk sellise mõttega, et programmi jaoks on müük justkui kahe otsaga protsess:

Müük raamatupidamise mõistes jaMüük müüja seisukohalt.

Ostmine

Ostujuht kindlasti väidab, et tema tegemistest sõltub firma käekäik. Osaliselt on tal õigus. Tegelikult võib ka ostmisest kirjutada enam-vähem sama juttu, mis on müügist. On ju siingi oluline:

ostu korrektne kajastamine raamatupidamises jaostmisega kaasnevate registrite täitmine (hankijad);ostustrateegia programmile selgitamine ja muidugi;vajaliku detailsusega aruandluse koostamine.

Lisaks võib veel öelda, et müüd seda, mida oled eelnevalt ostnud!

Autor: Heiki Koov