Kuidas saada reede töövabaks?

Automatiseerimisest on räägitud pikka aega. Esimesed sellekohased uudised jõudsid tavameediasse juba rohkem kui 10 aastat tagasi. Vahepeal on palju vett merre voolanud, kuid kõik pole siiani automatiseeritud. Miks see nii on ja mida saaksite teha, et endale reedene päev vabaks võita?

Esmalt tooks välja harjumused. Neil on oma kindel jõud ja mõju. Kahtlemata on kõige parem magada oma voodis iga päev kaheksa tundi. Padi on täpselt selline nagu peab, kõik on paigas. Ööbides hotellis on voodi liiga pehme, padi liiga suur või leidub mingi muu häiriv detail, millega argipäevaelus harjunud ei ole. Tuues paralleeli tööeluga, veedab raamatupidaja raamatupidamistarkvaras sama kaua aega päevas kui magades. Ehk teisisõnu – raamatupidamistarkvara peab olema sama mugav kui kodune padi!

Raamatupidamises väga harjumuspärane protsess nagu seda on ostuarvete haldus on aastakümneid olnud manuaalne: arhiveerimine toimub kõige lõpus, esmalt sisestame arve ära ja siis paneme faili/paberi kuhugi kausta ehk arhiveerime. See ümberõppimine pole midagi keerulist. Aga harjumus on suur ja tugev. Näiteks on ERPLY Booksis olemas ostuarvete postkast. Kujutaksite ette, et saate säästa 80% oma ajast, mis kulub ostuarvete haldamisele. Hankija saadab otse failid ERPLY booksi ja Booksis loote ostuarve failist. Enam lihtsamaks minna ei saakski!

Teiseks on tööriistade tundmine ja kasutamine. Õigete tööriistade puudumisel ei saa ajakulukat ning üksluiset tööd automatiseerida ning kõik jätkub manuaalsel viisil nagu seda on tehtud aastaid. Näiteks kui raamatupidamistarkvaras pole võimalik pangaväljavõtet importida, nii et rohkem kui 90% tehingutest on seotud automaatselt arvetega, siis järelikult puuduvad kasutatavas tarkvaras vajalikud tööriistad äärmiselt ajakuluka protsessi lihtsustamiseks.

Osade ettevõtete raamatupidajad teevad enda tööd ettevõtte üldprotsessidega tegelevas äritarkvaras ning seal ei pruugi olla raamatupidajate vajadustele vastavaid tööriistu. Näiteks kui tanklas müügiprotsess toimib ladusalt, tangitud liitrite ning muu vajalik info jõuab automaatselt tarkvarasse, kuid raamatupidajal kulub amortisatsiooni arvestamiseks ühes kuus kümme tundi, siis on mõistlik raamatupidamise osa (või vähemalt põhivarad) teha muus ettevõtte äritarkvaraga integreeritavas raamatupidamistarkvaras.

Raamatupidajal on väga oluline tunda tarkvara, millega ta töötab ning selle tööriistu. Näide tööriistade olemasolu mitteteadmise kohta: raamatupidaja saadab iga kuu oma klientidele käsitsi kasumiaruande ja bilansi, milleks kulub jälle raamatupidaja väärtuslikku aega. Aga kas teadsite, et ERPLY Booksis on olemas automaatteavituste funktsionaalsus. Vajalik on vaid seadistamine ning emailid lähevad automaatselt iga kuu välja. Kui te seda ei teadnud, siis kujutage ette kui palju võimalusi ja tööriistu on Teil veel avastamata, millega saaksite enda tööd tunduvalt hõlpsamaks ning kiiremaks muuta!

Järgmiseks tuleb aru saada, mis on raamatupidaja päevast selline osa, mis võiks olemata olla. Kõik järgnev (kuid mitte ainult), mis kuulub raamatupidaja tööülesannete hulka, peab olema võimalik automatiseerida:

● Pangatehingud – kõik Eestis tegutsevad pangad toetavad väljavõtete eksporti csv / xml formaadis ning paljude pankadega on võimalik otseühendus, mis liigutab raamatupidamiseks vajalikku infot pangast tarkvarasse.

● Ostuarved – kasutades ostuarvete postkasti, e-arveid ja muid tööriistu, on võimalik sisestustööst suurem osa automatiseerida. Näiteks kui tarkvara suudab tuvastada ainult hankija, on võimalik ostuarvete sisestust automatiseerida juba kuni 50%. Aga see ei ole piir.

● Põhivarad – automaatne amordiarvestus

● Palga arvutamine

● Kontrollfunktsioonid – kontrollite iga kuu ega mõni arve pole saadetud välja EU käibemaksuliigiga, kuid kliendil KMKR määramata? Kõiki selliseid kontrollülesandeid saab anda tarkvara robotile ning kontrollid ühendada automaatteavitustega.

● Teavitused – saadate igale kliendile korra kuus teatud kokkuvõtteid? Soovite teada saada, millistes ettevõtetes on uusi ostuarveid lisandunud? Kõige kohta saab tööle panna automaatteavitused, mis annab koheselt märku kui midagi on tarkvaras muutunud. Vähem tühja ringiklikkimist ning tarbetut manuaalset tööd.

Selle jaoks, et saada võitu vanadest ja aegunud harjumustest ning võtta kasutusele kaasaegsed ja tööd kiirendavad tööriistad, tuleb:

● Esmalt aru saada, kas praegune tarkvara sisaldab kõiki tööriistu, et automatiseerida reede ja miks mitte ka neljapäev. Selle jaoks tuleb vaadata üle oma manuaalsed tegevused ja mõelda eelnevate näidete najal, kas midagi saaks Teie tööpäeva juures olemata olla.

● Tulla oma mugavustsoonist välja ja teha ära see ebamugavalt tunduv muudatus – muuta tarkvara või muuta tarkvaras kasutusharjumusi ning õppida tundma selle pakutavaid võimalusi.

Kas ei tundu, et rahaliselt on mõistlik kulutada pigem 150 EUR koolitustele kui kulutada järgmise aasta jooksul 2000 EUR väärtuses aega?! Panustame rohkem aega ettevõtte arengusse ning edasiliikumisse ja ärme raiska enda väärtuslikku aega, millegi peale, mille suudab hõlpsasti ära teha tarkvara!

ERPLY Books on just pühendunud sellele, et raamatupidamist lihtsustada. Kas poleks äge, kui selle aasta algusest alates on üks tööpäev nädalas automatiseeritud?

ERPLY Books’i meeskond on hea meelega valmis näitama Sulle tarkvara demo ja vastama kõigile Sinu küsimustele! Selleks lihtsalt anna enda huvist märku siin!