Paberdokumenti säilita siis, kui see on ilus

Rahvusarhiivi digitaalarhiivi projektijuht Koit Saarevet selgitas, et uus raamatupidamise seadus sisaldab terve rea digiasjaajamist puudutavaid punkte, millest mõned seotud info säilitamisega.

Esiteks peab algdokument olema masintöödeldav.

Teiseks tuleb ka raamatupidamisregistrit peetakse masintöödeldavalt. Samas pole tänasel hetkel ühelgi Eesti tarkvaral definitsiooni järgi masintöödeldavaid registreid. Aruannetele mõeldud standard on näiteks XBRL GL, mille põhjal hakatakse 2018. aastal loodetavasti Statistikaametile juba andmeid saatma.

Kolmas oluline punkt on seotud viitamisega kirjendite ja dokumentide vahel. Kui mõtleme, kuidas esitada digitaalse algdokumendi juures kirjendi viide, on ainus käegakatsutav viis kirjutada failinimesse kirjendi kood. Meeles tuleb pidada, et koodis ei tohi kasutada keelatud sümboleid.

Neljas põhimõte on see, et dokumentide lihttekstis loetavuse säilitamine peab olema tagatud kogu selle eluea jooksul. Selle nõude täitmiseks tuleks näiteks e-arve juurde salvestada pdf.

Viies punkt on algdokumendi migreerimine. Nimelt võib algdokumendi viia teisele kandjale, kui selle käigus ei muudeta algdokumendi andmeid. Seega lubab seadus paberi hävitada.

Saareveti sõnutsi peab vaikimisi raamatupidamine olema digitaalne ja andmeid peab säilitama, ent seadus ei ütle ette, kuidas seda tuleb teha. Et seaduse nõudeid täita, on tarvis erinevaid tööriistu e-arvete loomiseks, arvete digiteerimiseks, vaja on korralikku majandus- ja arhiivitarkava. Valdavalt on tarkvara tänapäeval pilves, mis võib olla ka üsna tume.

Andmete säilitamise riskid

Koit Saarevet juhtis tähelepanu, et oluline aspekt pilveteenuste puhul seisneb juriidikas ehk poolte kohustustes ja vastutuses. Sageli ei vastuta pilveteenuse pakkuja suurt millegi eest, ja kui vastutabki, on selle lagi teie 12 kuu teenustasu.

Andmete vargusi juhtub kogu aeg, ent sellele lisandub risk, et teenusepakkuja lõpetab üsna lühikese ette teatamisega teenuse pakkumise. Ka Eestis on „nullvastutusega“ lepingud levinud ning üle poole Eesti ettevõtetest hoiab oma raamatupidamisandmeid nullvastutusega pilvedes.

Veel üks probleemide kategooria on seotud pikaajalise säilitamisega üle 10 aasta. Ühest küljest tuleb raamatupidamisandmeid säilitada 7 aastat, ent tegelikult ütleb seadus, et säilitada tuleb 7 aastat pärast kehtimist. Seega on raamatupidaja vastutusalas alati dokumente, mille säilitustähtaeg on pikk. Sellle juures varitsevad Saareveti sõnutsi järgmised riskid:

Andmekandja füüsiline aegumine või riknemine. Näiteks võib mälupulk vette kukkuda või lihtsalt katki minna. Andmekandja võib ka aeguda, nii et seda ei saa igavesti usaldada.Andmekandja moraalne aegumine, näiteks ei saa enam kasutada flopikettaid.Failivormingu moraalne aegumine. Kunagi oli populaarne programm WordStar, mida praegu aga enam avada ei saa.Riskid autentsuse ja terviklikkusega. Siin on autentsus on teadmine, et dokument on loodud just sellest allikast ja selle autori poolt, keda arvame autoriks, ja on säilinud täpselt kujul.Konteksti kadu. Kontekst on kõik, mis on dokumendi ümber: kes selle lõi, millest see koosneb jne.

Saarevet tõi välja, et kui nende probleemidega aktiivselt ei tegeleta, siis informatsioon lihtsalt rikneb.

Pilveriskide maandamise võimalused

Kõigepealt soovitab Saarevet lugeda lepingut ja uurida välja, mille eest teenusepakkuja vastutab ja millised on tingimused ning sanktsioonid. Kui leping ei sobi, tuleks partneriga läbi rääkida või vahetada teenusepakkujat.

Teiseks tasub uurida asja tehnilist poolt. Näiteks failide säilitamisest rääkides sobivad Dropboxi-tüüpi asjad vaid kitsa osa andmete lühiajaliseks säilitamiseks, sest riskid ei ole seal maandatud ning mõne aja pärast ei pruugi info olla isegi enam leitav. Saarevet soovitab uurida, mis teenusega on tegemist ja kasutada seda ikkagi ainult selleks, milleks see on hea.

Igal juhul tuleb pilveandmete kõrvale tekitada oma arhiiv, et musta stsenaariumi korral oleks andmed päästetavad. Arhiivis peaks valitsema selgus ja loogika, et leiaksite asjad üles. Lisaks peaks seal olema metaandmed, et saaksite aru kontekstist. Kindlasti tuleb kasutada arhiivivorminguid, mis on ajas püsivamad, olgu või näiteks .pdf, .xml. Hea struktuuri näide oleks see, et ülemkausta all on alamkaustad ning faili nimes esmalt kuupäev, siis teise osapoole nimi, siis kuupäev ja kirjendi viide.

Andmete füüsiline säilitamine

Saarevet soovitab kindlasti salvestada vähemalt 2, veelgi parem kui 3-4 säilituskoopiat. Lisaks tuleks varukoopiaid hoida üksteistest lahus ja erinevates riskialades. Üks koopia peab olema kindlasti offline ehk arvutist lahti ühendatud.

Paberile ei peaks jätma suurt midagi. Siin on Saareveti sõnul vaid üksikud spetsiifilised juhtumid, millel on praktilised põhjused. Pigem on paberi säilitamise põhjus esteetilist laadi - mida vähem on me ümber paberit, seda suurem on alles jäävate paberite tunnetuslik väärtus.

Saarevet lõpetas ettekande oma kolleegi Tiiu Kravtsevi tsiteerides: „Paberdokumenti säilita siis, kui see on ilus.“