Excel juhib. Juhi Excelit

Mõni aeg tagasi läbis Eesti meediamaastikku uudistelaine, kus majandusanalüütik Ruta Arumäe kritiseeris peaministri majanduspoliitikat, tuues välja asjaolu, et seda juhitakse Exceli tabelitega, liites kokku vaid kulusid ja tulusid ning analüüsimata laiemaid tagajärgi. Käesolev artikkel ei keskendu tolle uudise majanduspoliitilisele probleemile, vaid soovib pöörata tähelepanu Excelile ning muuhulgas väidab, et Excel võib olla suurepärane tööriist info analüüsimiseks ning vägagi oluline abimees juhtimisel.

Microsofti loodud MS Excel sai laiemalt tuntuks juba aastal 1993, mil tema järjekorras viiendast versioonist sai juhtiv tabelarvutuse tööriist. Seda rolli ei ole Excel kaotanud seniajani, olles jätkuvalt tabelarvutustööriist number 1 kogu maailmas, mis tähendab, et tegemist on ühe universaalseima ja enim kasutatava tööriistaga. Exceli või tema tugiformaatide avamise ja lugemisega ei tohiks tulla probleeme kuskil maailmas. Siit ka põhjus, miks inimesed kipuvad Excelist tulevat või selles salvestatavat infot naeruvääristama. Excelist on saanud liiga tavaline tööriist, mis justkui ei sobi tänapäeva innovaatilisse ning uusi lahendusi otsivasse maailma. Meie nii ei arva. Milleks loobuda millestki, mis töötab? Tundub vanamoeline ja konservatiivne lähenemine, aga vaatame siiski natuke täpsemalt, mis meie arvates Exceli puhul töötab.

Mis on Exceli eelised?

• Excel on kõigile arusaadav. Sellega on juba aastaid kokku puututud ning loogikaga harjutud.

• Exceli abiga koondatud või edastatavat infot saavad kõik avada ja lugeda.• Exceli kohta leiab väga palju juhendeid ja õppematerjale.• Excelit on iga versiooniga täiendatud ja tema funktsionaalsust suurendatud.

Exceli funktsionaalsuse paranemine on asjaolu, mida ilmselt paljud selle tavakasutajad ei ole tähele pannud. Ometigi on Excelis aja jooksul samade andmemahtude kogumise juures oluliselt vähenenud failide suurused, lihtsamaks on läinud andmete ümberstruktureerimise ja edastamise võimalused ning andmete analüüsitulemusi on võimalik visuaalselt palju paremini kuvada. See pole kaugeltki kõik. Tuleme tagasi Exceli universaalsuse ja kõigile arusaadavuse juurde. Selle kohta leidub lugematul arvul juhendeid, mistõttu saavad ettevõtted seda tööriista usaldada. Isegi kui tegu on kellegi teise loodud tabeliga, on meil kõigil võimalik seda parandada ja korrigeerida. Kui me ei saa või ei jaksa ise andmeanalüüsile pühenduda, võib suurema vaevata leida kellegi, kes seda meie eest teeb. Kõik on lihtne ja loogiline ning boonusena ei pea muretsema, et andmed jääks näiteks tööriista keerukuse või puuduva kasutajatoe tõttu ühel hetkel kättesaamatuks.

Siinkohal võiks tuua välja ka andmete turvalisuse küsimuse, aga teemal pikemalt peatumata võib väita, et andmed Excelis on täpselt nii turvalised kui on asukoht, kus neid dokumente hoida. Loomulikult on Excelil ka endal võimalusi andmeid peita ja parooliga kaitsta, aga sellel puudub otsene vajadus, kui andmeid piisavalt turvalises võrgus või andmekandjal hoida. Nende funktsioonide peamine eesmärk on pigem kaitsta andmeid nendega igapäevaselt tegelevate inimeste eest, et ennetada näiteks statsionaarsete andmete juhuslikku kahjustumist.

Kõik loetletud Exceli head küljed võivad aga jääda asjatuks, kui me ei näe Exceli kasulikkust sisulise tööriista või andmete analüüsijana. Teadmiste puudumine nimelt selles Exceli funktsionaalsuses võib panna inimese kahtlema ministeeriumi või ükskõik millise institutsiooni töö tõsiseltvõetavuses. Eriti, kui ta ei näe tabelite taha või ei tunne nende koostamise loogikat. Exceli aruka kasutamise olulisim kriteerium on programmi sisestatavad andmed ning neil põhinev analüüs. Võib öelda, et Exceli kasutamine tema funktsionaalsusi arvestamata on nagu algaja juhi autoga sõit – liikuma saab, aga sõit on ebakindel ning paljud olulised viidad võivad jääda märkamata. Punktist A punkti B ei pruugi jõuda kõige kiiremalt, mugavamalt ega ka soovitud teed pidi.

Meie ettevõte tegeleb igapäevaselt inimeste ja HR valdkonnaga, kus pole traditsioonilist „kuivade numbritega“ tegelemist. Sellegipoolest kasutame me paljude enda ja oma klientidele pakutavate lahenduste elluviimisel edukalt Excelit. Mõned näited:

• Töötajate puhkuste arvestus ja töögraafiku jooksvad ülevaated

• Ettevõtte jooksvate arvete kontroll ja tähtaegade majandamine• Koolitustega seotud info koondamine ja perioodiliste ülevaadete andmine• Värbamisega seotud tööprotsesside kontroll ja vaheetappide ülevaadete loomine• Standardsete sisestusvormide automatiseerimine• Töörahulolu uuringute analüüs ja graafiline esitamine• Kogutud statistika põhjal interaktiivse ja illustratiivse tagasiside presenteerimine

Loomulikult ei ole see nimekiri lõplik ning uusi lahendusi tuleb vastavalt vajadusele pidevalt juurde.  Kõigi lahenduste puhul tuleb eraldi arvestada nende keerukuseastmega. Saab arendada lihtsaid andmete sisestamise abimehi või muuta juba sisestatud andmed väga mitmeti vaadeldavaks, kusjuures kasutajasõbralikkus ei pea kannatama. Ka väga detailseid ning kompleksseid andmeid saab Exceli abil lihtsasti analüüsitavaks muuta. Paljuski sõltub tulemus sellest, kas kasutaja oskab enda soovi piisavat selgelt iseendale või arendajale formuleerida. Excel ise olulisi piiranguid ei sea.

Kasutades ära meie keele mitmetähenduslikkust, võib kokkuvõttes öelda, et Excel on juhtiv tabelarvutuse tööriist, mis aitab selle kasutajal tähelepanu õigetele andmetele juhtida. Ükski juht ei peaks pelgama Excelist lähtuvaid otsuseid niikaua, kui ta on andmete kogumise ja analüüsimise teadlikult ning oskuslikult läbi viinud. Hea spetsialisti abiga võib lubada ka Excelil juhtida.

Autor: Lauri Tamm, HR Factory raporteerimise spetsialist