Kuidas valida firmale sobivat majandustarkvara?

Mõned asjad on täitsa kindlad ja võid need edaspidiste plaanidetegemisel abiks võtta. Selleks on firma hetkevarustatus riistavarga (arvutid,printerid, arvutivõrk, Interneti ühendus). Siin võid suhteliselt muretu olla.Majandustarkvara ei esita riistvarale mingeid erilisi tingimusi. Suuretõenäosusega sobib ka juba olemasolevad seadmed. Igaks juhuks pead muidugi sedakontrollima, et pärast ei tuleks ebameeldivusi.

Mõningad tööd programmiga võivad vajada head Internetti,mida pakub eelkõige püsiühendus. Kui just päris “ääremaal” Su firma ei asu,siis peaks see probleem olema lihtsalt lahendatav. Kui soovid, et programmvõrgus töötaks (kasutada saaks mitmest arvutist), siis siin võib lisaseadmeidvaja ja ka kellegi spetsialisti abi, kes oskaks programmi võrgus töötamiseksseadistada.

Inimeste oskused on tähtsad

Eelnevast mõttest jõuame uue küsimusteringi juurde. Selleks on personaliga seotu. “Kaadrid otsustavad kõik”, kehtib ka siin! Inimestega on seotud mitu erinevat tahku:

Kas töötajad üldse on moraalselt valmis muudatusteks. Õnneks see on iga päevaga aina väiksem probleem. On ju iga inimese teadvusesse jõudnud arusaam arvuti vajadusest. Probleemiks võib aga osutuda inimeste kinni olek vanades harjumustes. Seda nii nendega, kes ei ole üldse arvutit kasutanud, kui ka nendega, kes on kasutanud mõnda teist programmi. Suurtele firmadele mõeldud programmid võivad maksta sadu tuhandeid ja siin kellegi vastutöötamine võib maksma minna valede ostuste tagajärjel isegi suuremaid summasid programmi maksumusest.Teise punktina toon välja töötajate koolituse. Eestis on sellist majandustarkvara, millel kasutajaid (firmasid) vähemalt mõnisada, umbes viiekümne ringis. Järelikult on üsna vähetõenäoline, et Sinu firma töötajad, just selle Sulle sobivaima programmiga, juba oskaksid töötada. Neid tuleb selleks koolitada. Nüüd koolituse juures on kaks külge:

* kui kiiresti on võimalik firma töötajad sellisele tasemele koolitada, et nad suudaksid iseseisvalt edasi töötada. Peavad nad ju ka paralleelselt oma igapäevatöid õppimise kõrvalt edasi tegema. Siin võid vaid mõned julgustavad sõnad öelda, et majandustarkvara on päris kiirelt õpitav. Muidugi igasugu nüansse ja erandolukordi tuleb ka aastate pärast välja. Seega võib väita, et programmi õpid niikaua kuni seda kasutad* koolituse maksumus. Vaata sellest lähemalt hinna punktis.Eraldi teemana nimetaks IT spetsialisti vajadust. Arvatavasti väiksemad ja keskmised firmad saavad ilma taolise profi palkamiseta hakkama, kuid suurtes firmades võib see olla täiesti tõsiselt kaalutav samm. Siin saab vahel ära kasutada programmi müünud firma abi. Ehk on neil olemas kliendihaldur, kes tegeleb ka konkreetselt teie firmaga. Vaata ka Abi saamise peatükki.Programmides saab väga edukalt kasutada tööjaotust. Järelikult ei olegi see nii tähtis, et iga programmi kasutaja oskaks kõiki peensusi. Igaüks teeks oma lõiku: kes koostab arveid, kes laekumisi, kes tegeleb ostudokumentidega jne. Loomulikult peab igaüks omama nö. oma erialaseid oskusi: raamatupidaja raamatupidamist, laotöötaja laotoiminguid, müügitöötajad müügiga seonduvat. Kui on teada oma tööd, siis on ka palju lihtsam ette kujutada programmi võimalusi ja näha neid andmete liikumise ja tekkimiste teid.Viies punkt osaliselt täiendab eelmist. Probleem võib tekkida kui keegi töötajatest jääb näiteks haigeks, viibib puhkusel või ei jõua sellepärast õigeaegselt hommikul tööle, et peab kassi koduõues taga ajama! Klient aga ootab juba kell 8 arvet ja kaupa! Mida teha? Siit moraal, et tuleks firmas vaadata ka natuke laiemalt. Just selle üksteise asendamise suhtes. Müügitöö (tegelikult ka ostmine) ei saa tobedate põhjuste pärast peatuda. Järelikult võib firmas vaja minna ka asendustöötajaid või vähemalt peab töötajaid õpetama ka teiste töid vajadusel tegema.Firmas peaks olema üks töötaja, kes täidab nö. programmi administraatori ülesandeid: registreerib kasutajad ja teeb neile salakoode, kehtestab vajadusel mõningad programmi kasutamise standardid, hoolitseb varukoopiate eest jne. Tema võiks olla ka see, kes suhtleb vajadusel programmi müünud firmaga.

Investeeringud

Eelnevas jutus oli juba mainitud riistvara (sh. ka Interneti) ja töötajatele tehtavatest võimalikest kulutustest. Muidugi neid kulutusi (loomulikult veel neile otsa ka programmi hind) tuleb väga tõsiselt kaaluda. Sageli küsitakse, et kas nii on õige programmi valida, et mõtled välja selle summa, mille saaksid ostmiseks investeerida ja siis püüad selle raha eest saada parima tulemuse? Siin on oht tegelikult kahepoolne

Üleinvesteerida jaAlainvesteerida.

Mõlemal juhul on tegemist raiskamisega. Harva on muidugi selline olukord, kus firma võib osta seda mida “süda lustib”! Ikka on rahalised piirangud. Majandustarkvara on enamasti selline, mida saab ajapikku täiendada (osta uusi mooduleid, lisatöökohti, Interneti kaugkasutaja jne.).

Tarkvarafirmadevahelise konkurentsi teravnemise käigus on turule tulnud ka uued võimalused, näiteks tarkvara rentimine. Selle abil saad programmi hakata kasutama vaid makstes (tavaliselt) 5-7% programmi maksumusest kuus. See on eriti hea võimalus just alustavatele firmadele. Nii ei pea kohe suurt summat maksma ja mis kõige olulisem: saab kohe “täisrelvastuses” tööle hakata!

Eriti algajatel majandustarkvara ostjatel võib jääda mulje, et kõiki neid võimalusi, mida pakutakse läheb ka vaja. Tegelikult see arvatavasti päris nii ei ole. Näiteks põhivara arvestuseks vajalik tarkvara osa (moodulit) võib vaja minna vaid neil, kellel on tõesti hulgaliselt põhivara. Samas mõne auto, arvuti või tööpingi üle arve pidamist saad teha ka Finants moodulis käsitsi kannetena!

Lihtsad soovitused

Mida tuleb veel meeles pidada? Programmi valides uuri alati, kas programmi eest maksmisele tuleb veel mingeid lisakulutusi teha. Olgu nendeks näiteks tasu versiooniuuenduste, konsultatsioonide, juurutamise jne. eest. Järelikult majandustarkvara esimesel kasutusaastal võivad need lisakulutused olla vahel vaat, et suurematki, kui programmi enda hind! Uskumatu kuid tõsi!

Kuigi enamikule firmadele peaksid sobima standardlahendused võib vahel siiski vaja minna programmis mõne nüansi kohaldamist vastavalt Sinu firma vajadustele. Mõistetavalt on teenus üldjuhul tasuline. Sellise muudatuse vajaduse järelduseni jõuad muidugi alles siis, kui tead juba programmi võimalusi. Sinna aga on algusest pikk tee. Seepärast on oluline juba varakult omada infot selliste muudatuste tegemise maksumusest ja töö tegemise kiirusest.

Üheks “pudelikaelaks” võib osutuda programmi sisestatavate andmete hulk. Piltlikult öeldes tähendab see seda, et saad sisestada näiteks 100 kliendi andmed. Sina aga müüd 110-le firmale. Või teine näide: soovid hoida andmebaasis mitme aasta andmeid aga programm võimaldab vaid 2 aasta omi. Selge, et selliste piirangutega programmid Sinu firmale ei sobi. Võib-olla ma natuke “keerasin vindi üle”, sest kaasaegsel majandustarkvaral praktiliselt sellised piirangud puuduvad. Muidugi pead arvestama, et kui Sul on ikka andmebaasis palju andmeid, siis võib nii mõnegi aruande tegemiseks kuluda 10 minutit, pool tundi ehk isegi rohkem. Järelikult hakkad ükskord ise huvi tundma, kuidas andmebaasist lahti saada andmetest, mida enam vaja ei lähe.

Äri muutub aina rahvusvahelisemaks ja nii mõnigi tarkvarapakkuja on selle ära näinud, pakkudes võimalust muuta programmi töökeelt. Firma välismaistest investoritest omanikud või revidendid soovivad teha programmist aruandeid. Nii on hea, kui vaid mõne klahvivajutusega saab programmi ümber seadistada teisele keelele.

Tegelikult on mitmed järgnevad peatükid kõige otsesemalt seotud firmale sobiva majandustarkvara valimisega. Tegin need siiski täiesti omaette juttudeks, sest seal olev info on enamasti vajalik ka peale programmi omandamist.

Kuidas aga üldse leida sobivat majandustarkvara? Millisele infole toetudes? Siin on mitmeid lahendusi:

Internetistajalehtede/ajakirjade reklaamidsõpradelt ja tuttavatelt

Igal võimalusel on omad plussid ja miinused.

Autor: Heiki Koov