Tarkvaralahendus, mis aitab minimaalse ressursiga saavutada tulemust

Et raamatupidaja tööaeg on kulla hinnaga ning selle eripäraks kiire ja ülikiire tööaja vaheldumine kuu lõikes, osatakse tööplatvormina lihtsalt kasutatavat ning erinevaid liideseid toetavat keskkonda hinnata. Valiku tegemine arvestades sobivat hinna ja kvaliteedi suhet on aga paras väljakutse.

Väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele raamatupidamisteenust pakkuva Kermalen OÜ esindaja Mairi Uiboaed tõdeb, et ettevõtte asutamise aegu 2012. aastal, kui hakati tööks vajalikku raamatupidamistarkvara valima, ei osatud ehk veel päris täpselt ette näha, millised on ettevõtte reaalsed vajadused. „Selge oli, et vajame tööriistana lihtsat ja taskukohast platvormi. Ehk siis esimene ootus oli sobiva hinna ning kvaliteedi suhe,“ tõdeb ta. Täpsemalt turul ringi vaadates jõuti SimplBooks poolt pakutava veebipõhise raamatupidamistarkvarani ning otsustati proovida.

„Eks katsetatud on ühte ja teist, samuti on aja jooksul selgemaks saanud meie vajadused ja võimalused. Veebipõhise raamatupidamisprogrammi kasuks otsustamisel on mänginud rolli ka meie kliendid – neil on samuti vaja pääseda ligi raamatupidamise andmetele. Oleme orienteeritud teenusemudelile, kus erinevate osapooltega suhtlus on täielikult veebipõhine,“ selgitab Uiboaed, lisades, et kui veel mõned aastad tagasi esines kliendisuhtluses proportsionaalselt palju paberipõhist dokumendikäitlust, siis täna ollakse sellest suuremalt jaolt loobunud.

„Nõnda võib öelda, et tulemine raamatupidamisalases tegevuses 21. sajandisse on viimase kümnendi märksõnaks osutunud: kui 2012-2020 toimus veel suur osa dokumendikäibest paberkandjal ja tavapostiga, siis tänaseks oleme peaaegu saanud lahti pabertšekkide ja nende arhiveerimisega seonduvast. Kliendid on tulnud digitaliseerimisega kaasa ning e-arvete ja tšekiäppide olulisust on hakanud mõistma kõik osapooled,“ on Kermalen OÜ töö võrreldes varasemaga ka reaalajas kergemini hoomatav.

„Mis lihtsustab meie tööd ning kliendisuhtlust, on lahendus, mille kohaselt on raamatupidajal ja kliendil tarkvaras sama vaade. Kliendid jagavad oma dokumente pilvekaustas, jooksvalt lisatakse faile juurde. Nõnda saab raamatupidaja dokumentidega ajakohaselt tegeleda ning ühtlasi on kliendil endal ülevaade raamatupidamises toimuvast. See aitab juhtida töövoogu ning vältida olukordi, mil töö on seisnud kliendilt saadetavate dokumentide taga ning siis on jälle sundinud saabuvad tähtajad töötama raamatupidajat inimvõimete piiril,“ on digitaliseerimisega seonduv aidanud Mairi sõnul raamatupidajate töökoormust jaotada. Praktiliselt on tänu pangaliidestele kadunud näiteks pangatehingute käsitsi sisestamine. Arvete sisestamine on ikkagi jäänud. Kui vahel on vaja andmeid kontrollida, siis võrreldes varasemaga on inimsekkumise vajadus tuntavalt vähenenud,“ selgitab Mairi Uiboaed. Tema kinnitusel on ettevõttes igapäevaselt kasutusel tšekkide ja arvete digiteerimiseks CostPocket ning pankadega suhtlemisel (SEB, LHV, Swedbank) liidesed. Ka on muutunud läbi platvormi mugavamaks suhtlus erinevate ametiasutustega, näiteks Maksu- ja Tolliametiga.

„Iga ettevõte on erinev – nii nagu on ka nende soovid ja vajadused. Igakuiseid kliente on meie kliendibaasis 30 ringis, kuid klientide koguhulk 200-300 vahel. Et ise oleme suunatud eelkõige pakkumaks raamatupidamisteenust väikeettevõtetele, siis näeme vajadusi väiksemamahulise teenuse pakkumisel. Et palgamoodul oli hinnas, oli meie jaoks boonus – muul juhul oleks olnud vajalik see juurde osta. Suuremate ja keerukama töö iseloomuga ettevõtete puhul võib tekkida vajadus võimekama palga- ja laoprogrammi järele, kuid väikeste ettevõtete vajadustele vastab SimplBooks kenasti. „Aastate jooksul oleme jõudnud arusaamale, et meie poolt kasutatav tarkvaralahendus on sobilik kliendile, kes otsib võimalusi, kuid soovib neid lihtsal ja arusaadaval teenuseplatvormil, kus töö alustamiseks ei ole tarvis tervet kasutusjuhendit läbi lugeda. Meie endi poolt on osutunud oluliseks see, et oleme saanud raamatupidamisalase töö automatiseerimise järgselt juurde vaba aega, mis andnud lisaressurssi muu tööga tegelemiseks – näiteks oleme saanud kulutada aega senisest rohkem klientide nõustamisele,“ on Mairi Uiboaed rahul igapäevatöö proportsionaalsuse muutumisega.

E-residentide teenindamisele kontsenteerunud Nordic Consult OÜ esindaja Mall Kuurme kinnitusel on töö välismaiste ettevõtetega pannud raamatupidamisteenuse pakkumisele suuremad ootused kui tavapäraselt. „Meie eripäraks on see, et tegeleme Eesti mõistes keerulise valdkonna ehk e-residentidega. Alustades puudus kogemus ja arusaam, kuidas hakkab minema ehk sel ajal pidasime oluliseks head hinna ja kvaliteedi suhet. Nõnda sai oluliseks leida tarkvaraplatvorm, mis suunatud väiksemamahulisele raamatupidamisettevõttele ning millel puuduks kasutamisel lisatasu nii teenusepakkuja kui kliendi vaates,“ selgitab ta. Täna on ettevõtte SimplBooks tarkvara kliendiportfellis 175 jooksvat raamatupidamise klienti.

„Aastate jooksul on e-residentidega tegelemine õpetanud meile näiteks seda, et 95% neist ei oma pangakontot Eestis või siis kasutab teistsugust pangaplatvormi, kui oleme harjunud. Lisaks on 90% meieni jõudvatest dokumentidest muukeelsed. Arvestama peame ka välisvaluutaga tehtavate tehingutega: müügi- ja ostuarvetega, suhtlemisega Maksu- ja Tolliametiga, dokumentide tarnimisega. Et tegemist on piiriüleste ettevõtetega, on infotarne samuti teistsugune, mis komplitseerib meie tegevust, sest tavapärane dokumentide tarnimine ei ole siinkohal lahenduseks. Küll aga on hea tõdeda, et üleminek e-arvetele on hõlbustanud meie tööd märgatavalt,“ lisab ta.

„Mida on kogemus näidanud: seda, et digitaalsus ei asenda inimlikkust. Et raamatupidamises on usalduslik suhe kliendi ning koostööpartneriga sama oluline kui tehniline pool ning omavaheline sujuv kommunikatsioon lähtuvalt kultuurilistest erinevustest meie töös veelgi tähtsam. Meie klientidele on oluline võimalus jälgida oma ettevõttega seonduvat infot reaalajas. Laekumised, arved ning muu info imporditakse süsteemi ning see on mugavalt kättesaadav kõigile osapooltele,“ tõdeb Mall Kuurme.

„Mis on aga muutunud töö käigus meile endile oluliseks: ajutise andmebaasi loomisel – näiteks aastaaruande tegemisel – on SimplBooks mulle kui kliendile 30-päevase prooviperioodi jooksul tasuta. Nii et kui tekib vajadus, siis loon ajutise andmebaasi, teen oma vajalikud toimingud ning kustutan seejärel andmebaasi ära. Samuti on olemas võimalus soovi korral taastada näiteks 6 kuu pärast kliendi andmebaas. Suurema hulga ettevõtete puhul on see märkimisväärne sääst,“ on Mall Kuurme kinnitusel just klientidele lisandvääruse pakkumine, nendega suhtlemine ja ideede-arendustega kaasatulek nii tänast kui tulevikku silmas pidades oluline. „Eelkõige näeme, et kasutusel olev tarkvaralahendus sobib eelkõige väikeettevõtetele, kes soovivad ise hoida kätt pulsil ehk tegelevad teenuse müügiga ja tahavad ise arveid välja saata. Meie klient mõtleb ise kaasa ja tahab igapäevaselt olla kursis oma ettevõtte finantsolukorraga,“ ootab Nordic Consult OÜ raamatupidamisplatvormilt just sellist suhtlemisvõimalust.