Tarkvaralahendused, mis toovad raamatupidamise 21. sajandisse

„Meie eesmärgiks on muuta ettevõtete igapäevane valdkonnapõhine andmete haldamine senisest lihtsamaks ning hoida automatiseerimise kaudu kokku töötegemiseks kuluvat aega. Kuna raamatupidaja tööaeg on kulla hinnaga, siis on viimane aeg sellega tarkvaralahenduste funktsionaalsust luues arvestada,” selgitab SimplBooks OÜ tegevjuht Jaanus Reismaa.

Veebipõhist raamatupidamistarkvara pakkuv SimplBooks OÜ kannab visiooni, mille kohaselt võiksime olla praegusest enam avatud raamatupidamisvaldkonna automatiseerimisele. „Võib öelda, et Eesti ettevõtetel on tarkvarapõhiste teadmiste osas veel arenguruumi. Seniste harjumuste muutmine on keeruline ning eks oma osa on ka arusaamal ning kahtlustel-kõhklusel, et mida üks või teine muutus tegelikult igapäevatöös kaasa võib tuua,” lisab ta.

Üks SimplBooksile oluline eesmärk on algusest peale olnud avatumad andmed. Paraku peab tõdema, et ka praegu on veel tihti probleemiks see, et kui ettevõte soovib tarkvara vahetada, siis teeb selle keeruliseks senisest tarkvarast andmete kättesaamine. Vanadest tarkvaradest pole lihtsalt tihtipeale võimalik andmeid kätte saada ja selle taha võib tarkvaravahetus toppama jäädagi. Jaanus Reismaa kinnitusel on SimplBooksi tarkvaralahenduse puhul selline olukord välistatud. „Me ei soovi kliente andmetega kinni hoida, otse vastupidi. Klientidel on võimalik igal hetkel oma andmed alla laadida ning teha nendega, mida nad soovivad,” lisab ta. Avatumate andmete nimel on SimplBooks astunud juba olulisi samme – osalenud näiteks reaalmajanduse jätkuprogrammis, et standardiseerida raamatupidamistehingute infot ning luua seeläbi sujuvam protsess. Standardi loomine üksi ei aita, vaid iga tarkvara peab juurutama ka endapoolse otsa, mis neid standardiseeritud andmeid väljastada suudab või siis sisse lugeda ja töödelda oskab. Igal tarkvaral on omad nüansid ehk siis iga tarkvara talletab ja töötleb erineva detailsusega ja erineva hulga andmeid.

Kuna raamatupidamises on suur roll igapäevasel andmete töötlemisel, on mõistlik tööks kuluva aja ja raamatupidajate energia kokkuhoiu mõttes automatiseerida võimalikult palju tehtavast.

„Toon näiteks arvete koostamise ja edastamise. Peab mainima, et oleme paraku e-arvete kasutamises veel paljudest riikidest maas. Soovime, et üha rohkem ettevõtteid hakkaksid kasutama e-arveid ning tuleksid seeläbi digiteerimisega kaasa,” ütleb Jaanus Reismaa, lisades, et tegelikult piisab nüüd vaid esialgse müügiarve koostamisest. Tema sõnul peaks e-arvete ning tšekiäppide olulisust mõistma mitte vaid arvete saajad, vaid kõik osapooled: nii arve koostajad kui saatjad ehk ettevõtete juhid, raamatupidajad ning kliendid. E-arve saajale on oluline andmete töötlemise aspekt ning võimalus neid edasi kasutada. Juba praegu on olemas miinimumandmete nõue ehk milliseid andmeid on oluline kindlasti e-arvel kuvada.

Sama on ka erinevate deklaratsioonidega. „Meie ootus on, et edaspidi muutuks deklaratsioonide edastamine senisest automaatsemaks ja lihtsamaks. Kuigi juba praegu saab deklaratsioone esitada otse raamatupidamistarkvarast, on siiski omajagu tööd vaja veel ära teha, et muuta olemasolevate protsesside kasutamist turvalisemaks ja mugavamaks,” on Reismaa sõnul veel pikk tee minna. Tema sõnul ei peaks tegelikult ideaalis deklaratsioonide esitamisel inimkäsi andmete kontrolliks üldse enam sekkuma. Tõrkeks võib olla ainult see, et kas raamatupidajal või ettevõtte juhil on kõik vajalikud dokumendid õigeks ajaks sisestatud.

Ühtlasi on töömahu optimeerimisel suur roll erinevatel pangaliidestel. „Võib öelda, et kuigi enamik pangaliideseid on kasutamiseks tasuta, on miskipärast ettevõtete huvi nende vastu veel suhteliselt madal. Eks ühelt poolt on mõistetav, et peljatakse seniste harjumuste muutmist. See on mõttekoht: oluline on tarkvarade kasutusmugavus ja protsesside intuitiivsus – kui kasutamisjuhis on lihtne-selge-lööv ning kasutuselevõtt käib mõne klikiga, on ka huvi suurem,” tõdeb tegevjuht. Üks hea näide on tal kohe tuua. „Keskmiselt võidab iga müügiarve ja pangatehingu pealt ligikaudu ühe minuti ning iga ostuarve pealt umbes kolm minutit. Kui mikroettevõte teeb näiteks kuus 20 müügiarvet ja 15 ostuarvet ning lisanduvad panga teenustasud ja andmete kontroll, siis igakuine võit automatiseerimise kaudu oleks rohkem kui tund. Kui aga võtta võrdluseks veidi suurem ettevõte, siis näiteks 100 müügiarvet, lisaks teenustasud ja andmete kontroll tähendaks juba üle viietunnist igakuist võitu,” tõdeb ta. Siiski on Jaanus Reismaa optimistlik: Eestis on tema sõnul pangaliideste tehniliste lahenduste osas juba päris hea olukord. „Keskmiselt kulub liidese aktiveerimiseks kliendil 3−5 klikki ning liidese toimimiseks vajalik on suures osas tasuta,” lisab ta.

Nagu öeldud, on keskmises ettevõttes veel liiga palju andmesisestustööd või ka topelttööd, mida vähendades saaks kokku hoida raamatupidaja väärtuslikku tööaega ning anda talle võimaluse sel ajal midagi olulisemat teha. „Nõnda kulub tihtipeale väärtuslikke töötunde sellele, mida tegelikult suudavad tarkvarad juba ise ära teha,” kirjeldab tegevjuht, lisades, et kindlasti on ootus selles suunas, et üha enam suunaksid raamatupidajad enda kliente ehk ettevõtteid kasutama raamatupidajal kasutusel oleva tarkvara võimalusi näiteks müügiarvete sisestamise, pangaliidese aktiveerimise ja muude vajalike toimingute tarbeks, et raamatupidaja ei peaks kohanema ettevõtte iganenud protsessidega, kus näiteks arved tuuakse raamatupidajale kuu lõpus paberil.

„Selge on see, et tänasest on vaid samm homsesse. See tähendab seda, et tulevastele lahendustele on mõistlik mõelda juba praegu. See on mõtlemiskoht ettevõtete juhtidele ning raamatupidajatele endile: kui suur osa teie tööst on juba automatiseeritud ning kui palju on veel arenguruumi? Ning mis on need kitsaskohad, kust üle minnes saaks tuua raamatupidajate töö sisu 21. sajandisse? Meie soov on, et kui juba praegu on tegelikult tarkvara võimekus jagada erinevaid soovitusi ja juhtida tähelepanu sisestamisel tehtud vigadele, siis tulevikuvaade on see, et tarkvara suudab ise üha enam andmeid analüüsida ning anda paremate otsuste ja paranduste tegemiseks teavitusi ja soovitusi. Meie toetame tarkvaralahendustega tulevikkuvaatavaid lahendusi ning oleme hea meelega abiks valikute tegemisel,” julgustab Jaanus Reismaa vajaduse korral pöörduma SimplBooks OÜ-sse konsultatsioonile.

Vaata ka www.simplbooks.ee