ETS NORDi finantsjuht: kasutame edukalt sama äritarkvara ja digilahendusi nii Eestis kui ka Araabia Ühendemiraatides

Tihti on välja tulnud, et ka esialgu väikese liigutusena tunduv arendus võib tegelikult osutuda ettevõttele väga oluliseks efektiivsuse tõstmise kohaks, kui seda hakkavad kasutama kõik, kellele lahendus on suunatud. Eduka näitena toob ettevõtte finantsjuht Ene Saluste ETS NORDis läbi viidud arvete saatmise loogika analüüsi, arendamise ja automatiseerimise.

„Oleme alati püüdnud meie klientide soovidele vastu tulla ja see oli ka üks põhjustest, miks meie arvete saatmise protsessid olid väga keeruliseks ning aeganõudvaks muutunud. Klientidel on palju erinevaid soove ja nende kõikide käsitsi täitmine muutus liialt ajakulukaks - meie müügiinimesed pidid ilmselgelt kulutama liiga palju aega arvete, mitte oma põhitöö tegemisele“ rääkis Saluste. „Kaardistasime kogu protsessi, arutasime Directoga, kuidas seda efektiivsemaks muuta, ning presenteerisime uusi nutikamaid lahendusi müügiosakonnale. Nende esimene küsimus selle peale oli, et mida nad selle tulemusel tekkinud vaba ajaga peale hakkavad, kuna uued lahendused tegid automaatselt ära väga suure osa senisest igapäevatööst. Tegelik tulemus on aga see, et nüüd saavad meie müügiinimesed keskenduda 100% müügitööle ja arved teeb nende eest ära Directo ehk „robot“, nagu me seda majas kutsume“ lisas Ene.

Tänasel päeval saadab äritarkvara igal hommikul müügiarved automaatselt ning võtab arvesse ka klientide erisoove. „Kellele saadame e-arve, kellele pdf arve, kellele läheb arve nii tellija kui raamatupidaja aadressidele ja kellele ainult raamatupidamisse. Meil on ka kliente, kelle müügiarvetele kirjutame kulukohtade info vastavalt sellele, millise kulukonto alla millised kaubad peaksid neil minema. Meie peame selle jaoks tegema Directos ühekordse seadistuse, mis aga teeb lisaks meile ka kliendi raamatupidaja töö oluliselt lihtsamaks ja kiiremaks,“ selgitab Saluste. „Ise hakkasime alates 2022. aasta 1. maist Eesti ettevõtetelt vastu võtma vaid e- arveid ning soovitame seda soojalt ka kõikidele klientidele ning partneritele,“ lisab ta.

Directo äritarkvara on ettevõtte kogu tegevuse süda, aga järjest rohkem on selle juurde liidestatud erinevaid tarkvarasid, mis aitavad toime tulla mingite spetsiifiliste väljakutsetega. „Minu ülesanne on majas näha, kuulda ja aru saada, millised on suurimad kitsaskohad, ning leida nende ületamiseks parimad viisid. Ütlen enda kohta, et olen erinevate tarkvarade „sarikuulaja“ – tahan olla kursis, mida uued lahendused võimaldavad, et vajadusel osata õigete spetsialistide poole pöörduda. Kui leiame uue tarkvara, mis aitab meil tööd paremini, kiiremini ja vähemate vigadega teha, ning seda on võimalik ka Directoga hästi liidestada, siis meile see juba sobib,“ selgitab finantsjuht mitmete ETS NORDis ellu viidud tarkade lahenduste sünniprotsessi.

Edukaks näiteks on kuludokumentide digiteerimise tarkvara CostPocket, mille kohta Ene luges kunagi Directo uudiskirjast. Tänu rakenduse funktsionaalsusele ja selle mugavale liidestusele Directoga õnnestus ETS NORDis kuludokumentide töötlemisel astuda kohe mitu suurt sammu korraga. „Enne CostPocketi kasutusele võtmist toodi kõik paberarved ja -tšekid raamatupidajale, kes need käsitsi A4 paberilehele kleepis ja hiljem rida rea haaval Directosse sisestas. CostPocketi kasutuselevõtt aitas meil liikuda pabertšekkide kleepimisest otse täisdigitaalsele lahendusele, kus kõik andmed jõuavad automaatselt mõne klikiga otse paberilt Directo äritarkvarasse.

Kuludokumentide digiteerimine aitab kokku hoida nii dokumentide esitajate kui ka raamatupidajate aega. Ene Saluste meenutab raamatupidajat, kes läks lapsepuhkusele veel pabertšekkide kleepimise ajal ning naasis CostPocketi ajastul. Kui Ene uuris temalt peale naasmist töökoormuse kohta, vastas kolleeg: „Kõik need tšekid jõuavad nüüd ju ise Directosse, mul polegi nii suurt midagi enam teha…“ Raamatupidaja töö sisu oli täielikult muutunud - varasema tšekkide kleepimise asemel tegi ta nüüd päris raamatupidajate tööd ehk kontrollis vaid andmeid Directos.

„Kasutame Directo äritarkvara hetkel kõikides riikides, kus tegutseme, ning oleme vastu võtnud selge otsuse, et viime selle ka mujale, kus tulevikus tegutsema hakkame. See annab meile olulise eelise ja efektiivsuse, sest protsessid ja dokumendid on igal pool ühesugused. Samuti võimaldab Directo konsolideerida, mis on raamatupidajatele väga oluline,“ toob ETS NORDi finantsjuht välja eelised, miks kasutada erinevates riikides sama majandustarkvara.

Tegemist on seni olnud riigiga, kus sisuliselt puuduvad maksud, aga alates 2023. aastast kehtestatakse ka seal ettevõtetele tulumaks ja tuleb hakata esitama korrektselt kõiki kuludokumente. Seni printisid seal töötajad paberile isikliku pangakonto väljavõtte, joonisid hüvitamisele kuuluvad summad alla ning viisid raamatupidajale. Võimalus teha ärilõuna tšekist lihtsalt pilt ning vajutada „Saada“, tundub meie sealsetele töötajatele imelise lahendusena,“ jagab Ene Saluste positiivseid kogemusi.

Ta toob välja veel ühe näite, kus liidestatud Directo ja CostPocketi võimalused Araabia Ühendemiraatides väga kasulikuks on osutunud. Nimelt oli ETS NORD üks Eesti näitusepaviljoni sponsoreid EXPO2020 maailmanäitusel, kus neil oli avatud jätkusuutlikke ventilatsioonilahendusi eksponeeriv näidisrestoran. Restoran töötas Dubais sealse peakoka käe all, aga kogu raamatupidamine tehti Eestis. Tegevust planeerides tekkis peakokal mure, et kuidas ta suudab juhtida restorani tegevust, valmistada sööke ning samal ajal kanda hoolt ka kõikide kuludokumentide edastamise eest Eestisse.

„Lahendus oli lihtne“, selgitab Ene Saluste. „Selle asemel, et jooksvalt pabertšekke koguda ja neid siis tavaposti või e-mailiga meile Tallinnasse saata, tegi peakokk poole toiduvalmistamise või kaupade vastu võtmise pealt koheselt tšekkidest CostPocketiga pildid, lisas kululiigi ning kõik dokumendid koos kulukontode ning käibemaksukoodidega olidki kohe meil Tallinnas Directos olemas. See hoidis tohutult kokku kõikide osapoolte aega ning kõrvaldas ka vigade tekkimise ja tšekkide ära kaotamise võimaluse,“ võtab Ene Dubai eduloo kokku.

Tulevikule mõeldes toob ETS NORDi finantsjuht Ene Saluste välja: „Meie eesmärgiks on see, et kõiki andmeid peaksime terve ettevõtte tegevuses sisestama vaid korra ning seal, kus need tekivad. Ideaalis soovime automatiseerida tööd kõikide dokumentidega – mitte ainult arvete ja kuludokumentidega, vaid ka kõige muuga. Kui leiame rakendused, mis seda võimaldavad, ning need on võimelised ka töötama koos Directoga, kaalume kindlasti nende kasutuselevõttu.“