Raamatupidamisbüroo FMJ juht Kaie Moisa: meie teeme ainult seda tööd, millega robotid hakkama ei saa

Digitaliseerimisega on nagu investeerimisega. Suurim viga, mida teha saab on see, et miks ma seda juba varem ei teinud. Kaie ütleb, et kui ta CostPocketi teenusest teada sai ja seda kasutama hakkas, oli tal vaid üks küsimus endale „Kus ma elanud olen, miks ma sellest varem ei teadnud?“

Meie töö on raamatupidamise digiteerimisega täielikult muutunud: me ei raiska aega dokumentide sorteerimisele, tšekkide paljundamisele ja kleepimisele, arhiveerimisele jms.

Töövoog on tänu digiteerimisele oluliselt sujuvam ja mugavam: klient edastab arveid jooksvalt ja raamatupidajal on mugav arveid saada. E-arved liiguvad programmi kohe õigesse kohta kinnitamise ootele. Me ei vaja enam mingeid vaheetappe arvete hoiustamiseks ega arhiveerimiseks. Samuti ma ei mäleta, millal ma viimati midagi printisin. Printimise vajadus vähenes meil olematuks näiteks ka koos kahe ekraani kasutuselevõtuga.

Tänu digiteerimisele on ära kadunud näiteks 20. kuupäeva paanika, kus viimasel hetkel oli vaja kõikide klientide arved kokku koguda, kanded ja aruanded ära teha.

Juhtus nii, et asendasin assistenti tema puhkuse ajal ja nägin lähedalt tema tööd: ühe kliendi puhul näiteks toksis ta arved laoprogrammi, siis raamatupidamisprogrammi, siis pani kausta. Mul hakkas kahju oma ajast juba ainuüksi selle kahe nädala jagu, kui teda asendasin. Siis tegimegi Telemaga lepingu, e-arved liiguvad compucashi, seal võtab assistent need vastu, vajalik info on e-arvetelt juba automaatselt loetud, assistent ainult kontrollib. Enam ei ole nii nagu varem ühe restoranikliendi puhul, kus arvel oli 50 rida (20 kg kartulit, 5 kg porgandit jne) ja see oli vaja kõik käsitsi rida realt programmi sisse toksida. Laoprogrammist liiguvad e-arved liidesfailiga raamatupidamisprogrammi. Aja sääst oli 70% selle kliendi arvetega tegelemisel.

Midagi rasket polegi ja tegelikult on kõige olulisem kusagilt pihta hakata – digiteerimisega ei pea vanu harjumusi päevapealt läbi lõikama. Ka meie kasutame erinevaid tehnikaid, näiteks klient saadab e-mailist arved ise programmi, aga kui ta ise tšekke pildistada ei taha, siis teeme selle tema eest. Meil on ka selliseid kliente, kes siiani toovad oma paberarvete patakaid, me ei ole suutnud neid ümber veenda. Aga eks siis peab klient arvestama, et arvete sorteerimine ja arhiveerimine on ka hinnas, sest selliste klientide raamatupidamise tegemine on muutunud kohati üsna ebamugavaks.

Ise, ettevõtte juhina, pean oluliseks, et raamatupidamise digiteerimise teemaga on vaja jõuda mitte ainult raamatupidajateni vaid ka ettevõtete juhtideni, sest nemad on raamatupidamise lõpptarbijad ja ka otsustajad. Me saime näiteks Tallinnast sellel aastal uue kliendi (meie kontorid on Jõhvis ja Tartus), kes tuli meile üle, sest ta ei suutnud oma raamatupidajat CostPocketi kasutamises veenda.

Päris mitu raamatupidajat on minult küsinud, et kuidas maksuamet sellesse suhtub, et e-arvel ei ole kliendi allkirja ja e-tšekil pole firma nime. Need raamatupidajad kirjutavad siiani ise käsitsi selle info arvele juurde ning ütlevad, et kui e-arve on jõuab kohe raamatupidamisprogrammi, siis ei saa seda teha.

Mina lähtun sellest, et kui klient saadab mulle e-kirja või pildistab tšekke, siis see on ühtlasi ka tema kinnitus. Ta vaatab enne need üle ja siis saadab mulle. Seda saan ju tõestada, et tema on selle mulle saatnud. Tšekkidel peaks olema peal soetaja nimi, aga selle täitmist on raske kontrollida. Paljudel tšekkidel on tarnija nimi juba kliendi poolt trükitud. Kui pole, siis minu kliendid üldiselt ise midagi juurde ei kirjuta – enne tšekkide pildistamist nad saaksid seda teha, aga selleks puudub vajadus. See on teema, kus raamatupidajatel võib olla digiteerimise osas kõhklusi ja küsimusi, aga nendele küsimustele on vastused tegelikult olemas.

Maksuamet selgitas raamatupidaja.ee-le, et digiteeritud arvete ja tšekkide käitlemisel, sealhulgas kinnitamisel on aluseks raamatupidamise seadus paragrahv § 7¹ Masintöödeldava algdokumendi vorming ja esitamise tingimused. Loe lisaks SIIT.