Revolutsioon tööajaarvestuses

Raamatupidajad ning personali- ning finantsjuhid hindavad Begini täpset tööaja ja –mahu arvestamise lahendust läbipaistvaks ja lihtsaks võimaluseks hoida oluliselt kokku kõigi aega ja tööd. Parima ülevaate Begini rakenduse tööst saab siit:

Elektroonika tootmis-, materjalide haldus- ning tootearendusteenuseid pakkuv Eolane Tallinn AS (endine Elcoteq) kasutab Begin tarkvara biomeetrilist seadet ja iseteeninduskeskkonda alates 2014. aasta novembrist.

„Pean tunnistama, et oleme uute programmide suhtes skeptilised, kuid pärast väga meeldivat telefonivestlust Begin esindajaga palusime tal siiski meiega kohtuma tulla. Nähes, kui lihtne ja arusaadav süsteem on, olime koheselt otsuse langetanud,“ meenutab Eolane Tallinn AS-i personalispetsialist Kerstin Kiigemaa, lisades, et otsus oli õige, sest programm on muutnud oluliselt efektiivsemaks ettevõtte igapäevaelu.

„Kasutajad on väga rahul, neile meeldib just see lihtsus ja läbipaistvus, mida programm pakub. Meie ettevõttes on tööajaarvestuses rohkesti erinevaid nüansse ning sageli vaja teha palju muudatusi/arendusi. Beginiga koostöö sujub suurepäraselt, nad on alati valmis aitama ning meie jaoks koguaeg olemas,“ sõnab Kiigemaa. „Begin meeskonnaga igapäevaselt suheldes oleme kõik veendunud faktis - miski pole nende jaoks võimatu!“

Begini meeskonna vastutulelikkust eriarenduste tegemise suhtes kiidab ka Werneri kohviku ja Gustavi Kondiitritehase personaliteenindusjuht Karin Sarapuu. Nemadki kasutavad programmi alates eelmisest aastast, võttes järk-järgult kasutusele keerulisemaid rakendusi.

„Alustasime töötajate tööaja registreerimisest, sellele lisandus graafikute tegemine ning sel kuul proovime esmakordselt Begini liidestamist meie raamatupidamisprogrammiga. Eriti rahul oleme Begini täiustamisega meie jaoks – nimelt töötati välja võimalus arvutada teatud perioodi lõikes üle- ja alatunde,“ selgitab Sarapuu, märkides, et enne sõrmejäljelugeja ja PIN-koodiga töö alguse- ja lõpuaegade fikseerimist kirjutasid ligi 100 töötajat oma tööajad käsitsi paberile ning nende sissetrükkimine ning tundide arvutamine oli ühe inimese terve päeva töö. Seega on aja kokkuhoid silmnähtav.

Jazz Pesulad OÜ kasutab Begini juba üle kolme aasta. „Meil on suured majad Ülemistes ja Merimetsas ning üle 30 töötaja tööpäeva algust ja lõppu on oluliselt lihtsam registreerida biomeetrilist seadega,“ tõdes finantsjuht Kadi Abro, lisades, et täna on töötundide arvestus Jazz Pesulates minutipealt täpne ning kui keegi unustabki end töölt lahkudes välja registreerida, teeb seda seade teatud aja möödudes tema eest ning hiljem saab kaamera pealt andmeid korrigeerida.

„Varem täitsime Exceli tabelit, mis oli aeganõudev ja paraku ka ebatäpsem. Täna arvutab programm kõigi töötunnid kokku tänu ning kõik raportid on mugavalt meie Merit raamatupidamisprogrammiga ühendatud. Aega hoiab kokku ka see, et Begin arvutab ise kokku eritariifid, õhtused vahetused ning riigipühad.“

Katusetootja AS-i Toode pearaamatupidaja Margit Nurmla sõnul on Begin programm usaldusväärne, täpne ja aega kokkuhoidev. „Begini väärtus seisneb ka selles, et see hoiab ära käsitsi töötundide arvestuses tekkiva halli ala ning vaidlused. Raportid on adekvaatsed ning koondarveid sisaldavad lisaks töötundidele ka ja riigipühade infot,“ räägib ta. „Alguses töötajad veidi pelgasid sõrmejäljelugejat, kuid neile sai seletatud, et neid andmeid ei saa keegi kurjasti ära kasutada, sest andmebaasides ei ole salvestatud need mitte sõrmejälgede, vaid numbrikoodina.“

Paber ja pliiats on ajalugu – käes on nutiseadmete aeg

Begin tarkvara kogub kokku tunnilehed, koostab töögraafikud ja kiirendab palgaarvestamist. Selleks on vastavalt ettevõtte iseloomule mitu erinevat võimalust. Esiteks on võimalik helistada mobiililt või lauatelefonilt tasuta lühinumbrile, mille abil positsioneeritakse töötaja asukoht kellaajaliselt. Teine võimalus on kasutada nutitelefoni rakendust, kus on lisaks asukoha ja kellaaja registreerimisele veel teisigi funktsioone nagu tööliikide sisetamine, kulumaterjalide lisamine.

Kolmas võimalus on paigaldada internetipõhine biomeetriline seade, mis töötab sõrmejäljelugeja, kiipkaardi- või PIN-koodiga ning registreerib iga objektile tuleva töötaja. Ja neljandaks on ettevõttel võimalik lasta igal töötajal ise sisestada töötunnid ning muud andmed internetikeskkonda. Isikutuvastuseks saab kasutada kasutajatunnust ning parooli.

„Põhimõte on selles, et töötajad registreerivad enda objektile saabumise ning lahkumise ja tehtavad tööliigid ehk tükitöö, nende asukoht tuvastatakse ja seega on süsteemi kuritarvitamine välistatud. Kogu andmevahetus toimub reaalajas ja nii omanik, projektijuht kui ka raamatupidaja omab alati ülevaadet reaalselt toimuvast. Objektide, töötajate ja tunnilehtedega seotud info on neile internetikeskkonnas lihtsasti jälgitav ning kasutavasse raamatupidamistarkvarasse eksporditav,“ selgitab Begini arendusjuht Mikko Prii, lisades, et tänu internetipõhisusele on töötundide arvestus võimalik ka väljaspool Eestit, sest nutitelefon positsioneerib GPS-i järgi töötaja asukoha.

Begin rakenduste juurutamiseks ei pea tegema investeeringuid, vaid saab seadmeid ja tarkvara kasutada ka soodsa kuutasu alusel.