Kas tänane raamatupidamisprogramm asendab raamatupidajat?

Kristiina Nurmsalu sõnul tuleks kõigepealt murda arusaam, et raamatupidaja on eelkõige andmesisestaja. Need, kes seda käsitööd täna peavad veel tegema, saavad tänu arenevatele raamatupidamisprogrammidele töö senist hulka oluliselt vähendada. See aga ei tähenda, et raamatupidajatel töö otsa saaks. Nurmsalu kinnitab, et töö sisu on muutumas pigem ametikohale vastavamaks: raamatupidajad saavad andmetest lihtsamalt kätte ettevõtete jaoks olulist analüütikat, aitavad luua prognoose ning saavad tegeleda seadusest tulenevate raamatupidamislike normide täitmisega.

Väiksemate osaühingute seas on kindlasti palju selliseid ettevõtteid, kus kulude kokkuhoiule mõeldes loodetakse, et programm lihtsustab tegevust oluliselt ja teeb raamatupidaja eest kõik ära. „Mõnes mõttes on see õige ja kõik nii toimibki. Kui seadistused on paigas ning andmed õigesti sisestatud, saab need kerge vaevaga ka Maksu- ja Tolliametile esitada. Sellised ettevõtjad on täna läinud seda teed, et lastakse andmete sisestamise tuim töö teha ära programmidel ja raamatupidaja ülesandeks jääb aruannete loomine”, selgitab Nurmsalu.

Kristiina Nurmsalu selgitab, et viimaste aastate suuremad sammud äritarkvara arendamises on kindlasti e-arvete loomine, kulutšekkide automaatne sisestamine ning pangalaekumiste importimine otse programmi. „Tehnoloogia, mis muudab tšekist tehtud foto automaatselt e-arveks, tundus veel viis aastat tagasi täiesti võõras, aga täna on see kasutusel enamikes suuremates ettevõtetes. Mõelge, kui mugav, kui töötajad ei pea enam iga tšekiga raamatupidaja juurde tulema, kes selle siis käsitsi programmi sisestab,” toob ta näite.

Nurmsalu leiab, et oluliselt kiirendab raamatupidamistööd ka tarnijate e-arvete muutmine ostuarveks. Neid ei pea raamatupidaja enam ise koostama, ta peab lihtsalt arvetele pilgu peale heitma ja kinnitama. „Samuti pole probleemi, kui müügiarved on koostatud teises keskkonnas, sest liidestus erinevate programmide vahel on täna iga äritarkvara loomulik osa: ei ole vajadust müügiarveid käsitsi sisestada, vaid need liiguvad automaatselt näiteks API-lahendusega või e-arve kujul,“ selgitab ta. „Kui veel kõik vajalikud andmed automaatselt edasi Maksu- ja Tolliametisse liiguvad ja programm ise võimalikest vigadest teada annab, on kokku hoitud hulk väärtuslikku tööaega,“ kinnitab Kristiina Nurmsalu.

Eksperdi sõnul on toimunud muutus ka andmete säilitamises. Kui varasemalt olid raamatupidamisandmed paberkujul riiulil või mälupulgal, siis täna hoitakse infot pilveserverites ning kõik andmed on igati turvatud ja mitmekordselt varundatud. „Excellent hoiab oma klientide krüpteeritud andmeid erinevate riikide serverites, mis annab dubleeritud kaitse. Lisaks turvalisusele on pilveserveri tehnoloogia oluliselt soodsam, sest enda isiklikku serveriparki peaks mõne aasta tagant uuendama ja see on ühele ettevõttele suur väljaminek,“ sõnab Nurmsalu.

Nurmsalu tõdeb, et raamatupidajad, kes seni tegid aktiivselt andmesisestamise tööd, saavad nüüd olulisemale keskenduda. Nad vaatavad jooksvalt käivet, kahjumit ja kasumit, annavad juhtidele ülevaateid toimuvast ja aitavad teha finantsilisi järeldusi ettevõtte igapäevatoimingutest. „Kui veel viis aastat tagasi ei käivitanud ettevõtte juhtkond kunagi äritarkvara ega osanud nende numbritega seal midagi peale hakata, siis tänased programmid annavad reaalajas nii palju vajalikku informatsiooni, et ka juhid on hakanud äritarkvara kasutama,“ rõõmustab ekspert.

Ta lisab, et ettevõtjate ja raamatupidajate elu kergendab aga äritarkvarade ajaga kaasas käimine ehk iga seadusemuudatuse puhul viiakse arendaja poolt esimesel võimalusel muudatus ka programmi sisse.

Excellent Business Solutions Eesti AS on pilvepõhiste äritarkvarade Standard Books ja Standard ERP arendaja Eestis. Äritarkvarade puhul peab ettevõte oluliseks, et need oleksid installeeritavad, koheselt kasutusvalmis, lihtsa ülesehitusega ning kõik kasutajate andmed oleksid varundatud ja hoitud turvalistes pilveserverites.

„Hea programm on üles ehitatud valmistootena ja sobib ka väiksemate raamatupidamisteadmistega kasutajale. Kas ettevõte vajab oma igapäevatöös äritarkvara, sõltub firma suurusest ja tegevusalast. Kui peate igapäevaselt menetlema palju ostu- ja müügiarveid, on mõttekas investeerida tehnoloogiasse, et säästa oma aega ja lasta automaatikal igapäevatööd kergendada. Kui aga teie arvete maht on 3-4 arvet kuus, siis pole tõepoolest eraldi programmi selleks tarvis,” annab konsultant nõu.

Kristiina Nurmsalu arvates pole vaja raamatupidamist ega äritarkvara karta, sest tänapäeva äritarkvara on kasutajasõbralik ja lihtne. „Raamatupidamine on eelkõige mõttetegevus, millega kaasneb palju mittemõtlevat tegevust, mille saab omakorda anda teha tehnoloogiale. Tulemuseks on tööaja kokkuhoid, raha säästmine ja prioriteetide hoidmine,“ sõnab ta lõpetuseks.