Raamatupidajat aitab edasi koostöö

EASi 2015. aastal tehtud juhtimisvaldkonna uuringust selgus, et Eesti juhtide finantsteadlikkus on suhteliselt madal. Ühelt poolt ei kasutata otsustamisel raamatupidamisinfot põhjendusega, et see on ajalugu, teisalt pole paljudel ka kavandamisel ja prognoosimisel süsteemset lähenemist. Üldistatult võiks spetsialistide kaasamine olla samuti parem.

Raamatupidajad ja raamatupidamisbürood vaatavad sageli juhtide või klientide poole ootusega, et nemad algataksid mingi muudatuse või küsiks midagi uut. Juhid omakorda ootavad, et raamatupidaja või büroo pakuks midagi välja või esitaks andmeid uutmoodi.

Allister OÜ ärikontrollerite meeskonna juht Ilona Oolu arvab, et parima tulemuse annab ikkagi koostöö. Äri- ja finantskontrollerina töötanud Oolul on kogemusi nii kliendi kui ka raamatupidaja poole pealt, sestap peaks tema arvates suhe raamatupidaja ja juhi vahel olema niivõrd usalduslik, et juht julgeks küsida ka rumalaid küsimusi ja vastupidi. „Kui juht on oma ametis olnud juba kaua, ei söandagi ta enam raamatupidajalt küsida, et kuidas meil selle omahinna arvestusega lood on või millised on meie amordimäärad. Raamatupidaja tunneb aga, et tema tulemust mõõdetakse selle järgi, kas palgad on õigel ajal arvestatud, deklaratsioonid ja aastaaruanne esitatud. Keegi ei mõõda raamatupidaja tulemusi selle järgi, milliseid uuendusi ta teeb,” selgitab Oolu ja lisab, et kui juht ootab initsiatiivikust, palkab ta pigem finantsjuhi või kontrolleri.

Raamatupidamisaruannete puhul on samuti olulised tasakaal ja koostöö. Üha rohkem rõhutatakse, et raamatupidaja peab oskama finantsandmeid tõlgendada ja juhile arusaadavasse vormi panna. Siin tuleks aga kindlasti juba eelnevalt kokku leppida, millist infot, millises vormis ja kui sagedasti on vaja. Ühtlasi tuleks läbi mõelda, kust lõpevad ühe ametirolli piirid ja algavad teise omad. „Kontrollerina juhin alati aruannetes erisustele tähelepanu ja ennetan küsimusi. Raamatupidajalt on seda aga ehk liiga palju nõutud.”

Teenusepakkumine on kasvav trend

Ilona Oolu arvates võib näitlikult paralleele tuua raamatupidamis- ja toitlustusteenuse vahel. „Kui kliendil on soov ainult kõht täis saada ning hind on oluline, valib ta enamjaolt söökla või kohviku. Juhul kui osatakse hinnata ka lisandväärtust: mugavust, klienditeenindust, maitseelamust, läheb klient restorani.” Raamatupidamine liigubki üha enam teenusepakkumise suunas ning Eestiski on palju neid raamatupidajaid, kes on palgatöö vahetanud enda ettevõtte vastu või siis teevad õhtuti lisaks mõne väikeettevõtte raamatupidamist.

Üldised suunad on arvestusalal nii maailmas kui ka Eestis väikeste erisustega samad. Ilona Oolu toob välja viis põhitrendi.

Tegevus liigub pilve. See on odavam, mugavam, ligipääsetav ja turvaline.Automatiseerimine. Tulevad e-arved, masin-masin liides, robot-klienditeenindus. Raamatupidaja ainult kontrollib üle, kas kirjeldus oli piisav, ja vajadusel täiendab või parandab. Tehniline pool jääb masinatele, raamatupidajale jääb mõttetöö.Outsourcing.Põhiargument on siin see, et ettevõte saab seeläbi tegeleda oma põhitegevusega. Ka raamatupidamist ostetakse üha enam teenusena sisse.Koostöö. Näiteks arutab raamatupidamisfirma koos ettevõttega kord kuus võimalikud uued lahendused läbi. Praegu jääb sedalaadi koostöö paraku kas kõrge hinna või vähese pakkumise taha.Sotsiaalmeedia rakendamine. Maailmas on see trend väga levinud, kuid Eestis veel eriti mitte. Teenuseid reklaamitakse ja turundatakse sotsiaalmeedia kaudu.

Raamatupidamisosakonnalt teenusepakkujale üleminek ning teisalt enda büroo rajamine nõuavad tubli eeltööd. Teenusepakkuja peab oskama valida kliente ning ettevõte peab sõeluma välja endale sobiva pakkuja. Oolu sõnutsi on teenusepakkujate seas hulganisti ka üksiküritajaid, kelle juurde tullakse kord kuus tšekke täis kilekotiga. „Sellise ettevõtte juht ei tahagi mingit infot tagasi saada. Samas väikesel raamatupidamisbürool ongi raske paremat teenust pakkuda, sest olulisim faktor on teenuse hind. Äraelamist võimaldava sissetuleku teenimiseks on nad aga tööga üle koormatud. Kuigi neil tegelikult on suur potentsiaal anda juhile rohkem tagasisidet, jääb see sageli ajanappusel tegemata.”

Parema teenuseni viivad pisiparendused ja head koostööpartnerid

Kui raamatupidamisinfo muutub analüütiliseks, saab juht seda kasutada tuleviku planeerimisel. Oolu toob näite, kuidas üks väike muudatus võib suurt pilti paremaks muuta: „Kui kuu suletakse pärast käibedeklaratsiooni esitamist, 21. kuupäeval, on juhi jaoks info juba kolm nädalat vana. Kui kuu sulgeda hiljemalt 4ndal kuupäeval, on info värske ja kasutatav. Varasem kuu sulgemine võiks olla teenusepakkuja jaoks üks turueeliseid. See initsiatiiv võikski tulla raamatupidajatelt.”

Varasemaks kuu sulgemiseks on aga vaja spetsiaalseid tehnilisi meetodeid, samuti peab olema määratud aktsepteeritav viga, sest kõik arved ei ole näiteks 4ndaks kuupäevaks laekunud. Sellist projekti ei oska sageli aga vedada ei juht ega ka raamatupidaja, ent vajalik kompetents on kontrolleritel. „Raamatupidamisbüroo võiks aga sellist teenust kindlasti pakkuda. Kuigi selline projekt võib raamatupidajale peavalu tekitada, kindlustab ta endale kliendi väga pikaks ajaks,” soovitab Oolu.

Samuti võiks raamatupidaja soovitada kontoplaani ülevaatust. „Näiteks oleks juhile planeerimisel kindlasti informatiivsem IT-kulude lahku löömine: eraldi kontodel võiks olla IT-seadmete kulud, igakuised lepingulised kulud ning IT-arenduse või mingi muu projektiga seotud kulud. See info aitaks kindlasti juhil paremini eelarvestada.”

Lisaks soovitab Ilona Oolu igal endast lugupidaval raamatupidamisbürool välja reklaamida, et tal on koostööpartneriks vandeaudiitor ja/või kontroller. „Ei saa eeldada, et tavaraamatupidaja teab kõiki maksujuhtumeid ja tunneb ka rahvusvahelise maksustamise nüansse. Sestap tasub otsida koostööpartnereid, kelle kaudu vajalik kompetents ja usaldusväärsus enda ettevõttele lisada. Selle kaudu saad olla proaktiivne, initsiatiivikas ja tänapäevane – just see on see, mida ettevõtte juhid võiksid oodata.”

Teenuste tavapaketile võiks lisada veel maksukonsultatsiooni. „Raamatupidajal on ligipääs kliendi andmetele. Kui ta näeb, et ettevõte tegeleb palju impordi ja/või ekspordiga, võiks ta juhile selgitada, millised võimalused on maksude optimeerimiseks ja riskide maandamiseks. Juht ei ole igas asjas alati kõige targem ja maksunõu osatakse kõrgelt hinnata.”

Lisateenused võiksidki Oolu soovitusel olla maksutugi, (sise)audiitori ja kontrolleri teenused, omahinnaarvestus, kulukeskuste- ja kasumikeskustepõhised lisa-juhtimisaruanded. Kliendile tuleks näidata selgelt, milline on tema praegu saadav raport ja milline võiks olla täiendava infoga raport. „Ületa oma kliendi ootusi. Paku talle rohkem, kui ta küsida oskab. Ole proaktiivne ja samas professionaalne,” sõnastab Ilona Oolu lõpetuseks raamatupidaja ja raamatupidamisbüroo edu valemi.

www.allister.ee