Raamatupidajad, robotid ja e-arved

Raamatupidaja tasu võrreldavaks advokaatide omaga

FinanceEstonia finantstehnoloogia juht Margus Simson toonitas, et kuigi robotid on õige pea võimelised asendama inimesi andmesisestajatena ja analüüsima majandustulemusi, ei suuda need asendada head raamatupidajat nõuandjana. Et tehnoloogiauuenduste võidujooksul robotitest/arvutitest kiiremini joosta, soovitas Simson keskenduda tulevikus olulisele: muuta sisemist töökorraldust nii, et raamatupidaja töö tähendaks rohkem väärtusloomet ning ta saaks olla oma ala tippspetsialist ja ekspert, kes annab nii sise- kui välisklientidele rahandusalast nõu ja toetab neid keerulistes olukordades õigete otsuste langetamisel. See tähendab aga ka seda, et enam ei pakuta odavat ja mahukat teenust, vaid kallist ja eksklusiivset teavet.

E-arvetele Simsoni sõnutsi varsti alternatiive ei ole. Ka on tulevikus andmebaasid ühendatud selliselt, et informatsiooni tekkimise hetkel – näiteks ostu sooritamisel - on andmed automaatselt olemas kõikides andmebaasides.

E-arve töötlemine on 6 korda kiirem

Rahandusministeeriumi tugiteenuste projektijuht Marge Lepp tõi e-arvete efektiivsusest rääkides välja põnevad faktid:

majanduslik kasu - Eesti avaliku sektori võimalikuks säästuks on hinnatud u 2,5 mln € ja erasektori säästuks umbes 80 mln € aastas.ajaline kokkuhoid – lihtsustub ja kiireneb ostuarvete menetlemine ning arvete eest tasumine. Arve on digiarhiivist hetkega leitav. Soome Aalto ülikooli teadlaste tehtud uuringu põhjal kulub paberarve töötlemisele keskmiselt 30 minutit, e-arvele aga vaid 5 minutit. Vahe on seega kuuekordne.tugi juhtide liikuvale tööviisile - võimalus arvetega tegeleda paindlikult ja mobiilselt, sh ise vaadata süsteemis neile olulist infot.

arvete haldamine muutub mugavamaks ja odavamaks.

 E-arve on äge!

Excellent Business Solutionsi tootejuht Dmitri Volhonski tegi e-arve ja pdf-arve vahe kõigile ilmselgeks. Ta selgitas, et e-arvete suurim kasu tuleb välja arvete vastuvõtmisel, kuna tänu automaatsele tööprotsessile säästab ettevõte märkimisväärselt raha ja aega, vähendades nii arve andmete käsitsi sisestamise vaeva kui ka välistades vigade tekkimise võimalusi.

„Kunagi kirjutasid inimesed kirja ja saatsid selle postitõllaga saajale. Täna, kui saadate sõbrale Soome e-kirja või SMS-i, siis te ei mõtle selle peale, et teie kiri liigub mobiiltelefonist masti otsa, edasi operaatori keskjaama ja sealt sõbra telefonisse. Saatmiseks vajutate telefonil vaid ühte nuppu ja just sarnaselt võiksid töötada ka e-arved,“ lisas Volhonski, kelle sõnul tasuks kõigil ettevõtetel e-arved kasutusele võtta juba täna, kuna see muudab arvete töötlemise kiiremaks ja mugavaks ning suurendab oluliselt ettevõtete efektiivsust.

Failid tuleks nimetada nii, et need oleks lihtsalt leitavad

BDO Eesti raamatupidamisvaldkonna juht  Egle Vainula rääkis raamatupidamise algdokumentidest ning tõi välja, et uue raamatupidamisseaduse kohaselt peab algdokumendil olema allkiri, sealjuures dokumendi kinnitamisel elektroonilises keskkonnas kas digiallkiri või menetluse kinnituse logi, mis välistab võimaluse tuvastamatult dokumenti või kinnitust muuta. Maksukohustuslane või piiratud maksukohustuslane võib valida arvete säilitamise koha ja viisi tingimusel, et ta teeb arved või arvetel säilitatava informatsiooni maksuhalduri soovil ning juhul, kui arvel kajastatud tehingult või toimingult arvestatud käibemaksu summa kuulub tasumisele teises liikmesriigis, ka teise liikmesriigi pädeva asutuse soovil viivitamata kättesaadavaks. „Elektroonsel säilitamisel peaks olema samuti süsteemsus ning kronoloogia ning  faili peaks nimetama nii, et see oleks lihtsalt leitav (faili nimeks näiteks kande number),“ toonitas Vainula.

Korteriühistutel paraneb laekumine

Omniva arvekeskuse juht Sander Aasna rääkis e-arvete kasutegurist eraisikutele ja korteriühistutele. „E-arve on eraisikute jaoks mugav , sest ei ole vaja iga kuu koostada pangas maksekorraldust, ning riskivaba, sest ei teki probleeme ununenud maksetega. Korteriühistute puhul on samuti oluline õigeaegne laekumine ning see, et arve teekond on jälgitav ja arved ei kao. Ka on arvete tasumise protsent kõrgem ning raamatupidamiskulud madalamad, kuna arhiiv on elektrooniline ja andmed kiiremini leitavad,“ selgitas Aasna.

Paroolid on nagu aluspesu

Turvalahenduste ja koolitustega tegeleva ettevõtte Security Software müügijuht Gert Müürsepp tõdes andmete kaitsmisest ja küberturvalisusest rääkides, et küberkurjamite peamine  motiiv on raha ehk siis andmed, mida saab raha eest müüa või raha teenida. Sestap tuleb oma arvuti ning andmete turvalisuse eest usinalt hoolitseda. „Parool on nagu aluspesu – seda ei jagata ning seda vahetatakse sagedasti. Arvuti juurest lahkumine on aga nagu kodust lahkumine, nii et uksed ehk arvuti tuleb lukku panna,“ tõi Müürsepp ilmekad näited. Lisaks tõi ta välja arvutikasutamise peamised hügieenireeglid:

Mõtle oma paroolid läbi ja kasuta neid!Lukusta oma arvuti!Üldkasutatav arvuti ei ole turvaline. Kui seda üldse kasutad, siis mõtle hoolega, mida teed!Usalda aga kontrolli!Võõrad ja suvalised seadmed ei käi Sinu arvuti külge!Pea meeles, et viirusetõrje ei ole kõikvõimas!Varunda!