Sipelgad automatiseerisid töögraafikute koostamise

Samas ei ole see painaja probleemiks ainult töögraafikute koostajatele ja personalitöötajatele. Tööjõud on ettevõtetes sageli üks suuremaid kulusid ning selle efektiivne planeerimine mõjutab oluliselt majandustulemusi. Lisaks kannab töötajate huvide maksimaalne arvestamine töögraafiku koostamisel organisatsiooni sisekliimale olulisi pehmeid väärtusi.

Paraku täidetakse sedavõrd kriitilist funktsiooni ka veel tänapäeval puhtalt käsitööna ning oluline teadmine peitub sageli vaid ühe-kahe inimese peas, jättes ettevõtte veel täiendavatele riskidele avatuks. Mis juhtub siis, kui Excelis käsitsi mitmesajale inimesele töögraafikut koostav spetsialist ootamatult rivist välja langeb, on paljudele paraku läbielatud ebaõnn.

Sipelgad teavad lahendust

Idee tasandil oleks lahendus lihtne. Mis oleks, kui üks arvutiprogramm teaks kõiki reegleid, mida ettevõtte sisemine töökorraldus kehtestab? Jälgiks ka seadusandluses ette nähtud piiranguid kes, millal ja kui palju tohib töötada ning et ületunde ei tekiks kellelegi. Programm arvestaks ka töötajate erisoovidega – näiteks, et hommikune vahetus ei sobi sellele, kes peab lapsi kooli viima. Lõpuks vajuta ainult nuppu ja arvuti ütleb, kuidas on hundid söönud ja lambad terved.Tundub lihtne, kuid reaalsuses on selliseid lahendusi saanud endale lubada kümnete tuhandete töötajatega suured organisatsioonid, kellel on sellise tarkvara tellimiseks piisavalt ressursse.

Tegelikult on ka Eestis efektiivse tööaja planeerimise teoreetilise lahenduse võti olemas. Tartu Ülikooli matemaatikud on töötanud mudeli kallal, mida kutsutakse sipelgakoloonia algoritmiks. Selle põhimõte rajaneb looduses esinevale nähtusele, et mingil moel leiavad sipelgad optimaalse tee pesa ja selle objekti vahel, mis pessa tuleb toimetada. Sipelgate trikk seisneb selles, et nad edasi-tagasi siblides jätavad pesast toiduni viivale teele maha teatud keemilist lõhnaühendit – rajaferomooni, mis teistele sipelgatele informatsiooni annab. Mida rohkem feromooni rajale jäetud on, seda atraktiivsem trass sipelgatele on. Objekti ja pesa vahet pendeldades on mööda lühimat teed võimalik sama aja jooksul käia sagedamini kui mööda pikemaid teid. Seetõttu hakkab lühim tee kõige tugevamalt ja meelitavamalt „lõhnama“ ning muid teid lõpuks enam ei kasutatagi.

Kirjeldatud nähtuse matemaatilise modelleerimise teel saadud algoritmi saabki kasutada töögraafikute koostamiseks. Tarkvara sees on virtuaalsed sipelgad, kes peavad leidma optimaalse kombinatsiooni ettevõtte töötajate ja täitmist vajavate töövahetuste vahel. Võib öelda, et täitmist vajavad töövahetused on „pesad“ ja töötajad tuleb ühendada nendega nii , et saadud summaarne ühendustee oleks teatud mõttes parim, optimaalne. Nii et näiteks pangas satuks tellerid „ühendusse“ tellerite toolidega, et analüütik ei satuks „ühendusse“ päevaga, millal tal on vaja ära sõita, et raamatupidaja ei satuks ühendusse töövahetusega, mis tähendaks talle ületundide tegemist, et valvur ei „ühenduks“ öise ja päevase vahetusega järjest jne.

Juhusest sünnib uus äri

Sipelgate elu matemaatilise modelleerimise tulemusel valminud algoritm leidis praktilise väljundi töögraafikute koostamise ja tööjõu optimeerimise tarkvaras Stafflogic.

Stafflogic sündis siis, kui tarkvarafirmas Webmedia said kokku kaks osapoolt – Tartu Ülikooli matemaatikutele teada olev teoreetiline lahendus ja Lennuliiklusteeninduse AS-i soov ettevõtte efektiivsust tööaja parema planeerimise kaudu oluliselt tõsta. Erilahendusena valminud tarkvara osutus sedavõrd võimekaks, et lennujuhtidele mõeldud programm arendati universaalseks tooteks, mida saab kasutada ka teistes ettevõtetes.

Stafflogicu meeskonnast moodustus Webmedias eraldi äriüksus, mis tegeleb tänaseks juba tarkvara ekspordiga, kuid samas ka edasiarendamisega. Stafflogicu äriüksuse juhi Marko Saviaugu sõnul ei ole temale teadaolevalt Eestis kasutusel ühtki teist sellise funktsionaalsusega automaatse tööaja planeerimise lahendust.

„Maailma mastaabis teeb Stafflogicu harukordseks selle hind. Siiani ei olnud ükski automaatse planeerimise lahendus kättesaadav keskmisele ja väiksele ettevõttele. Umbes 1000 eurot kuus on litsentsi maksumus kuuele planeerijale ja see on antud valdkonnas tavatult madal hind,“ märkis ta. „Ühtlasi tähendab see seda, et koos tarkvara juurutamise kuludega teenib Stafflogic ennast tasa juba vähem kui aastaga.“

Punane nupp teeb imet

Stafflogic näeb esmapilgul välja nagu Excel, mistõttu tunnevad töögraafikute koostajad ennast kohe koduselt. Põhiline muudatus planeerija jaoks on üks punane nupp, mis paneb tarkvarasipelgad tööle, et need etteantud tingimusi arvestades ise töögraafiku koostaksid. Tulemus ongi selline, nagu ülal kirjeldatud – planeerija vajutab nuppu ja ei pea enda pead kombineerimisega vaevama.

Suurte organisatsioonide töögraafikutel on siiski üks oluline erinevus hektarisuurustest ristsõnadest – nad on ajas muutuvad ning õigeid lahendusi on rohkem kui üks. See asjaolu teeb punase nupu veelgi väärtuslikumaks. Kui mõni töötaja haigestub või toimuvad muud ootamatud asjaolud, siis ühe nupuvajutusega on võimalik genereerida kohe uus töögraafik, pluss veel informeerida koheselt kõik töötajad, keda see muudatus puudutab.

Tartu Ülikooli matemaatika instituudi dotsendi Peep Miidla sõnul on Stafflogic heaks näiteks kogu inimkonna vabavaraks olevate matemaatiliste meetodite rakendamisest ülikooli ja eraettevõtte koostöös. „Matemaatika ja infotehnoloogia vahendid täiustuvad pidevalt ning järjest lisandub uusi rakendusi,“ ütles ta. „Ja kuigi on teada, et kõiki asju matemaatilisse mudelisse panna ei õnnestu, tuleb selle poole siiski kogu aeg püüelda. Oleme valmis samasuguseks modelleerimisalaseks koostööks kõigi Eesti ettevõtetega.“

 

Autor: Lemmi Kann, Kaido Koort