Millise eelise annab ENVOICE kasutamine?

Envoice OÜ tootejuht Rivo Jõepere kinnitusel võib tuua välja mitmeid olulisi aspekte, milline vahe on igapäevaselt oma tegevuses Envoice tööriista kasutaval raamatupidamisbürool võrreldes selle bürooga, kus pole veel Envoice`i kasutamiseni jõutud. Olulisemate märksõnadena toob ta välja tööprotsessile kuluva aja ja energia kokkuhoiu, sujuvama kliendisuhtluse ning andmete mugavama sisestamise, majandustarkvarasse edastamise ning arhiveerimise.

Raamatupidaja saab oma tööd teha, kui temani on jõudnud õigeaegselt kõik vajalikud andmed. Paraku võib öelda, et veel seniajani on levinud ostudokumentide raamatupidajani toimetamine paberil või e-mailiga saatmine.

„Kõlab justkui raamatupidaja õudusunenägu mitmekümneaasta tagusest ajast, kus kortsus või kadunud paberkviitungeid püüti üles leida või siis neil kirjasolevat tuvastada. Samuti pidi neid füüsiliselt büroosse tooma. Kuid ei – ka veel täna leidub neid, kes seda harrastavad, mis ei muuda raamatupidaja tööd sugugi lihtsamaks. Paberkviitungite osas peab raamatupidaja tihtipeale välja selgitama, kas need on tasutud töötaja poolt ja vajavad hüvitamist või tasutud firmakaardiga – see tähendab omakorda lisaaega ja suhtlust. Tehakse ka pilte kviitungitest ja saadetakse pildid raamatupidajale. Kuigi arvatakse, et ostudokumentide e-mailile saatmine on samm edasi, tähendab see tegelikult seda, et raamatupidaja peab hakkama iga kliendi arveid oma meilide seast välja sorteerima ning nendega eraldi tegelema. Samuti ei saa kunagi olla täiesti kindel, kas kõik asuarved on raamatupidajale ühel või teisel viisil õigeaegselt edastatud või on midagi puudu. See selgub enamasti alles siis ja just kõige kiiremal tööajal, kui raamatupidaja ise sellele tähelepanu juhib,“ selgitab Jõepere.

Seevastu büroo, kus kasutatakse Envoice`i, eraldab igale oma kliendile isikliku e-posti aadressi ja mugava mobiilirakenduse ning nõnda saab kindel olla, et äpiga pildistatud dokument või kviitungitest loodud aruanne jõuab raamatupidaja töölauale praktiliselt hetkega.

Kui raamatupidaja on saanud vajaliku info algdokumentide näol kätte, algab tema jaoks ajamahukaim osa tööst – andmete sisestamine. „Raamatupidaja tänuväärset tööd hinnates on Envoice hea võimalus anda talle rohkem vaba aega, mida siis saaks kulutada sisulisemale tööle,“ möönab siinkohal Rivo Jõepere.

„Kui minna jätkuvalt vana teed, tähendab see seda, et kõik andmed vajavad ostuarvetelt käsitsi sisestamist. Teatud tarkvarades on küll olemas funktsionaalsus, mis võimaldab võtta uue ostuarve sisestamisel aluseks mõne sama tarnija eelmise kuu arve, aga see tähendab, et sisestatud saab ainult hankija. Kogu muu info arve numbritest kuni summani peab ikkagi käsitsi sisestama,“ kirjeldab Jõepere, lisades, et see tähendab reaalsuses suurt tööjõukulu, rutiinset tööd ja väsimusest tekkivat vigade riski suurenemist. Et väärtustada raamatupidaja tööaega, oleks mõistlikum võtta kasutusele mõni tänapäevasem lahendus.

„Envoice`i kasutades tuvastatakse andmed tehniliste vahenditega ostuarvetelt ning puudub vajadus igasuguse käsitöö järele. Süsteem tagab loogilised kontrollid – näiteks korduvarve, uus tarnija jne – ning raamatupidaja ülesandeks jääb vaid üle kontrollida, kui süsteem tuvastab mõne ebakõla ostuarvel,“ selgitab Rivo Jõepere.

Eestis räägitakse tihti e-arvetest kui „õnnistusest“, mis lahendab kõik ostuarvete käsitlemisega seotud probleemid. Paraku näitab elu, et ka kõige eesrindlikumatel ettevõtetel õnnestub e-arvetena vastu võtta ainult 20-30% ostuarvetest. Samas ei räägita aga sellest, et e-arve lahendab probleemi ainult osaliselt. Kontrollimine, kooskõlastamine ja konteerimine ilma kaasaegse tööriistata on sama ajamahukas kui pdf arvete korral.

Lisaks on nii Eestis kui mujal maailmas kasvav trend kulutuste tegemine firmakaardiga, mis omakorda ainult kasvatab „tšekimajandust“ ja vajab tehnilisi lahendusi, mis aitavad uute väljakutsetega toime tulla.

Kui vajalik info süsteemis olemas, on piltlikult öeldes laual järgmine probleem: raamatupidaja peab arhiveerima ühetaoliselt paberarved, e-mailiga saabunud arved, paberkviitungid ning kuluaruanded. Veelgi keerulisemaks läheb olukord siis, kui mõni büroo klient peaks oma raamatupidajalt paluma leida arhiivist mõni paari aasta tagune arve mingilt konkreetselt tarnijal, mille kulu oli seotud mõne teatud projektiga – võib öelda, et see on praktiliselt võimatu ülesanne.

„Envoice`i kasutades saavad kõik osapooled otsida vajalikul hetkel, asukohas viibides ja parameetrite järgi pilvepõhisest arhiivist ostuarveid, vajamata selleks raamatupidaja abi ning kulutamata liigselt nii enda kui teiste osapoolte närve,“ on Rivo Jõepere konkreetne.

Envoice`i kasutamata on keerulisem uusi töötajaid välja õpetada ning selgitada, kuidas konkreetses büroos tööprotsess toimub. Oluline on ka sujuv kliendisuhtlus: et aeg on raha ning ehkki raamatupidaja saab kasutada kõiki suhtluskanaleid, on ostuarvete osas keeruline infovahetust siduda raamatupidamistoimingutega taasesitataval viisil. Suhelda saab üldjuhul ainult töö ajal, aga ka siis on igaühel omad tegemised ning suhtlemine võtab kauem aega.

„Envoice`i kasutades on jällegi võimalik luua büroos üheselt mõistetav tööprotsess, millest saavad nii töötajad kui kliendid aru. Envoice tööriista kasutades võimaldab töövoo ja kinnitusringi funktsionaalsus lihtsa vaevaga rakenduses sees kliendilt küsida täiendavat infot. Klient saab seda talle sobival ajal lisada vabatekstina või lausa valida kulukohaks õige projekti juba eeldefineeritud väärtuste hulgast. Et teavitused ja meeldetuletused on automaatsed, ei koorma see raamatupidaja liialt,“ selgitab Rivo Jõepere.

Kuluaruannetest rääkides jõuame taas tagasi olukorrani, kus Envoice`i mitte kasutava büroo klient toob kviitungihunniku raamatupidajale, kes peab seejärel dešifreerima, mis kuluga on tegemist, kuidas see tasutud on ja kõigele lisaks kogu selle informatsiooni raamatupidamistarkvarasse sisestama ning lõpuks ka arhiveerima ehk tegelema puhta käsitööga. Ehk tasub korra mõelda sellele, kas on ikka mõistlik, et raamatupidaja kleebib oma väärtuslikust tööajast kviitungeid paberile?

„Envoice`i kasutades loob töötaja ise kuluaruande, märgib, mis liiki kuluga on tegemist, valib eelseadistatud projektide hulgast õige projekti ja kuidas maksis - kas vajab hüvitamist töötajale või raamatupidaja peab tehingut otsima pangaväljavõttelt. Raamatupidaja ülesandeks on seejärel ainult aruanne üle vaadata, teha mõned nupuvajutused ning saata see edasi raamatupidamistarkvarasse. Kõik see võtab aega alla minuti ning ülejäänud aega saab ta kasutada pakilisemate töiste teemadega tegelemiseks,“ selgitab Rivo Jõepere.

Kokkuvõtvalt: et muuta raamatupidamisettevõtte töö kõigi osapoolt jaoks senisest efektiivsemaks, kliendisuhtlus sujuvamaks ning meelitada tööle ka uuema generatsiooni raamatupidajaid, on mõistlik vaadata üle nii tänased tööprotsessid kui ka tööriistad.

Envoice’i fookus on ostuarvete ja kuluhalduse tööprotsesside automatiseerimine. Rohkem kui 100 riigist pärit kasutajate vajaduste täitmiseks pingutab Envoice igapäevaselt, mistõttu on võimalik ostuarvete sisestamine, nende kontrollimine, konteerimine, kooskõlastamine, kuluaruanded ja paljud muud tööprotsessid suures osas automatiseerida.