Andmete sisestamise asemel laienda ettevõtet!

Aastate jooksul on raamatupidamisvaldkond jõudsalt edasi arenenud - aina automaatsemaks. „Raamatupidajad, kes ei võta kasutusele automaatikat, jäävad rongist maha ja ka raamatupidamisprogrammid, mis ei mõtle raamatupidajate tööde automatiseerimisele hääbuvad. Meritis toetavad raamatupidaja tööd erinevad liidesed, näiteks saab otse Merit Aktivast esitada KMD ja otse Merit Palgast esitada TSD - seda nii kinnitamata kui ka kinnitatud kujul. Meie eesmärk on, et raamatupidamine oleks kiire ja lihtne, see oli Merit Tarkvara põhieesmärk 31 aastat tagasi ning on seda siiamaani,“ sõnub Annike Tolmats.

„Oleme seadnud eesmärgiks, et Merit Aktiva ja Merit Palga kasutamine oleks lihtne, turvaline, innovatiivne ning et seal talletatud andmeid oleks võimalik liidestuste abil mugavalt partneritega vahetada. E-arved, otseühendus pankadega, ettevõtja ja raamatupidaja sujuv koostöö, liidesed teiste tarkvaradega, vajadusel parim professionaalne klienditugi – see kõik aitab Merit Tarkvara kasutajatel ressurssi kokku hoida. Lisaks on oluline, et protsessid toimuksid võimalikult vähese pingutuse ja ajakuluga. Tänaseks peaks olema möödas aeg, kus raamatupidaja sisestab andmeid käsitsi,“ selgitab ta.

Normaalsuseks on saanud tšekkide ja arvete digitaliseerimine – CostPocket-i äpi abil saab teha tšekist pildi ning äpist liigub see juba otse raamatupidamisprogrammi. See tagab selle, et tšekid jõuavad õigeaegselt sinna, kuhu vaja ning ära jääb tšekkide hoiustamise vajadus ja viimasel hetkel esitamine. Head partnerid Telema ja Omniva pakuvad omalt poolt teenust, kus „tõlgivad“ dokumendi just sobivasse tarkvara formaati. Ühtlasi tähendab see, et kõik vajalikud dokumendid on koos õigeaegselt ning nõnda võib raamatupidaja rahulik olla ka näiteks päev enne käibemaksudeklaratsiooni esitamist.

„Nii võib öelda, et tänu automatiseerimisele jääb raamatupidajal varasemaga võrreldes aega üle ning selle asemel, et rutiinse andmesisestustööga tegeleda, on võimalik rohkem kliente teenindada ja läbi selle ka oma firmat kasvatada. Meil on hea meel näha, et raamatupidajad ja raamatupidamisbürood, kes on võtnud kasutusele Meriti programmid ja automaatikad, on suuteliselt teenindama oluliselt rohkem kliente kui varem ning seeläbi oma äri kasvatanud. Head näited on V. Finantser OÜ ja Aaroni Raamatupidamisteenused,“ tõdeb turundusjuht.

V. Finantser OÜ omanik Virge Ratassepp on Merit Tarkvara kasutanud oma ettevõttes 2018. aasta algusest. „2017. aasta oktoobris testisime tarkvara ühe ettevõttega ning jaanuarist 2018 läksime üle 40 ettevõttega korraga,“ meenutab ta.

Tol hetkel oli klientuuri seas hulgaliselt väikeettevõtteid ning peamiseks eesmärgiks oli suunata kliendid oma müügiarveid ise tegema. „Läbi selle soovisime kaotada ära topelt töö ning hoida kokku enda ja klientide aega. Oleme arvamusel, et raamatupidaja igapäevatöös on oluline mõttetegevus, mitte andmete kuiv sisestamine. Tänaseks on raamatupidamismaailm liikunud selles suunas, et ettevõtjad tunnevad huvi, kuidas kulusid saaks kokku hoida ja tegevusi automatiseerida.

Meie tööd on arvestatavalt hõlbustanud see, et Merit Tarkvara on teiste platvormidega ühildatav äppide, linkide või kolmandate osapoolte kaudu. Muret valmistab, et koolid või kursused õpetavad erinevaid IT-mehi, kes loovad uusi platvorme, kuid ei näe tihti suurt pilti, kuidas nendes müügiarvete tegemine oleks terviklik ja jõuaks ka raamatupidamisse kõigile osapooltele ning vastaks seadustele. Mitmel juhul oleme täna Meritile leidnud lahenduse, mis hoiab aega kokku.

Klientide puhul, kellele osutame raamatupidamisteenust Merit tarkvaras, on 95% paberivabad. Hetkel käsitleme paberite alusel transpordiettevõtete lähetusaruandeid, kuna seal esineb veel nüansse, millega tuleb tegeleda tulevikus. Kasvõi sellega, et nende esitamine peab olema jõukohane kõigile autojuhtidele. Klientidele on juba omaseks saanud ostudokumentide esitamine läbi CostPocketi ja üha paremini võetakse vastu e-arvete liidestamise teemat. Samuti on meie jaoks olnud suur aja kokkuhoid, et käsitsi pankadesse vajaliku info sisestamine on minevik nii nagu ka sealt info toomine Meritisse. Omalt poolt soovime, et see teadmine ja harjumus jõuaks laiema ringi raamatupidajateni. Ikka kohtame raamatupidajaid, kes sisestavad Meritisse pankasid käsitsi.

Vahest võib töös ette tulla tõrkeid ka Merit Tarkvara puhul, aga seda esineb kõikjal. Peame aru saama, et IT-ajastu ei lahenda kõiki meie probleeme, kuid hõlbustab töö tegemist. Kui sellega ei suuda leppida, siis võime minna maad kaevama nagu 100 aastat tagasi. Tehnika on loodud meid abistama, väiksemaid probleeme esineb ikka, kuid arvan, et kui kõik kasutaks programmide potentsiaali, esineks ka vähem väljakutseid programmidele. Mida võin veel lisada: kui alguses tundus Merit Tarkvara kohmakas, siis nüüd olen äärmiselt rahul sest töö käigus oleme mõistnud, et Merit Tarkvara on seadistatud raamatupidamiseseadusest tulenevalt.

Aaroni Raamatupidamisteenused juht Annika Rudnitski kinnitab omalt poolt, et nende kliendid on võtnud Merit Tarkvara kasutusele, sest igapäevaselt kasutatakse just seda tarkavara ja nii on ka teenuse tingimustes kirjas.

„Meie tööd hõlbustavad liidestused pankadega, e-arved, samuti kasutame toiminguteks Wise ja mitte traditsioonilist Nordigen lahendust. Siinkohal on hea tõdeda, et Merit Tarkvara sisesed teenused on tasuta. Saame seetõttu pakkuda klientidele konkurentsivõimelist teenuse hinda.

Kuu kulu kokku on umbes 35 eurot, ühe e-arve vastuvõtmine maksab 9 senti. Telema ja Omniva saadavad masin-masin loetavaid e-arved. Telema on maininud, et nende e-arve operaatori teenus on kallim kui Omnival ja tänu Merit Tarkvara läbirääkimistele Telemaga pakub Telema nii head hinda ainult Merit Tarkvara klientidele.

Samuti kasutame oma töös aktiivselt CostPocket äppi. Kliendid pildistavad tšekke, kuluaruandeid, lähtearuandeid, sõidupäevikuid, aruandeid ning edastavad meile. Sel kujul on need lihtsalt loetavad ja ühtemoodi vormistatud ning liiguvad digitaalsel kujul raamatupidamisprogrammi. Seega on andmete lugemine dokumentidelt ajakiirem ja osaliselt juba eelnevalt digitaalselt täidetud.

Samuti on abiks Uku, mis on tööde juhtimisprogramm, kus on võimalik kõigi klientidele tehtud tööde info import Merit Aktivast Ukusse (kirjed, kanded jne), samuti saab seal koostada müügiarved ning eksportida Merit Aktivasse, kus need saab klientidele edasi saata e-posti ja e-arve vahendusel. Selline protsess vähendab büroo müügiarvete tööaega 2 tööpäeva pealt 30 minutile.

Nõnda võib öelda, et kui algusaastatel käsitööd tehes jõudis üks raamatupidaja teenindada 20 klienti, siis Merit Aktiva kõiki automatsioone kasutades on täna ühele raamatupidajal jõudlust teenindada kuus 80-100 klienti. See on suur võit meile kõigile!“

Vaata ka www.merit.ee