10 nippi, mis säästavad oluliselt raamatupidaja väärtuslikku tööaega

Tehnoloogia areng tõstab raamatupidajate väärtust, aitab neil säästa aega ning pakkuda tänu sellele teenust rohkematele klientidele. Alljärgnevalt toome välja 10 nippi, mida iga raamatupidaja saab oma aja säästmiseks kasutusele võtta.

Paljud raamatupidamis- ja palgaprogrammid võimaldavad otseühendusi pankadega. Mida see tähendab? Pangaga otseühenduse puhul jooksevad panga andmed otse programmi, lisaks saab programmist saata otse panka maksekorraldusi, näiteks ostuarved ja palgamaksed. Kui sul ei ole veel võetud pankade automaatikat kasutusele, on selleks viimane aeg, et mitte rongist maha jääda.

Paberdokumendid võtavad palju ruumi, kuluvad kiiresti ning lisaks tekib käsitsi arveid sisestades omajagu vigu. Iga 21. sajandi raamatupidaja digiteerib ostuarved ja pildistab tšekid üles, et kõik dokumendid oleksid raamatupidamisprogrammist igal ajal leitavad nii raamatupidajale kui ka kliendile. Tänu sellele ei pea sa enam isegi kliendiga kohtuma, sest kõik dokumendid saadab klient otse digiteerimispartnerile ning kasutab arvet pildistades spetsiaalset tšeki pildistamise rakendust.

Kui ettevõttel on vähemalt üks töötaja, tasub kindlasti kasutusele võtta palgaprogramm. Sellisel juhul võid olla kindel, et palgaarvestus on alati 100% õige ning boonusena on ühes programmis koos kogu info töötajate kohta, näiteks nende lapsed, tervisekontrolliajad, puhkused jne.

Selleks, et koostada ning esitada KMD ja TSD ühe klikiga e-MTA-sse sisse logimata, tuleb raamatupidamis- ja palgaprogramm ühendada Maksu- ja Tolliameti süsteemiga. See on väga mugav liides, mis lihtsustab oluliselt raamatupidaja tööd.

Kui kasutad lisaks raamatupidamisprogrammile veel mõnda tarkvara, on mõistlik need omavahel integreerida. Näiteks, kui e-poes koostatud arved ja tellimused soovitakse saata otse raamatupidamisprogrammi, tasuks kaaluda e-poe tarkvara (nt woocommerce) ning raamatupidamistarkvara omavahelist liidestamist. Samuti on väga tõhus tööajaarvestuse programmide ühendamine palgaprogrammiga, sest tänu API liidestusele ei pea siis enam midagi käsitsi sisestama, vaid andmeid saab kahe programmi vahel vahetada automaatselt. Majandustarkvaradel on väga palju valmisliidestusi, ent kui nimekirjast soovitut ei leia, tasub kaaluda selle tellimist. Enamasti tasub liidestus ennast kiiresti ära.

E-arvete kasutuselevõtt vähendab oluliselt ostuarvete sisestamisele kuluvat aega ning kiirendab arvete liikumisprotsessi. Lisaks pole enam kartust, et arve läheb posti teel kaduma või maandub rämpspostis. Seega − unusta PDF- ja paberarved, sest e-arve on kiirem, mugavam ja turvalisem!

Raamatupidamis- ja palgaprogrammi valimisel tasub eelistada veebipõhist programmi, kuhu pääseb ligi 24/7 igast seadmest. See teeb töö jagamise raamatupidaja, ettevõtte juhi ja müügimeeste vahel palju lihtsamaks. Raamatupidaja saab saata ostuarved kinnitusringi ning töötajad saavad arved kinnitada otse e-postis. Selline süsteem võimaldab kõigil oma tööd teha maksimaalselt efektiivselt.

8. Las programm arvutab maksud sinu eest

Üks väga oluline osa palgaprogrammi puhul on automaatne ja täpne palgaarvestus, mis peab kajastama lisaks töötasule ka kõiki maksusid. Näiteks ei peaks palgaarvestaja enda pead vaevama sellega, kas keegi on oma pensioni II samba maksed peatanud või mitte, kõik see peaks toimuma programmis automaatselt.

Kui ostad või müüd põhivara, siis kõige mugavam on loomulikult selle kajastust näha otse programmis. Samuti võiks olla automatiseeritud amortisatsiooniarvestus. Näiteks ostu puhul tekivad dokumendi salvestamisel automaatsed pearaamatu kanded ja põhivara kaardil täidetakse lisaks põhiandmetele soetuse kuupäev, soetusmaksumus ja kulumi arvestuse algus. Müügi puhul toimub automaatselt põhivara mahakandmine ning koostatakse kõik vajalikud pearaamatu kanded. Lihtne ja mugav!

Kui kõik vajalikud andmed on olemas raamatupidamisprogrammis, saab mõne klikiga koostada majandusaasta aruande ning selle äriregistrisse üles laadida. Ära jääb tüütu andmete sisestamine ning aeganõudev tabelite teisendamine.

Kui sinu praegune raamatupidamis- või palgatarkvara ei võimalda selliseid lahendusi, siis tasub mõelda programmide vahetamisele Merit Aktiva ja Merit Palga vastu. Aktiva tasuta paketis saate 6 kuu jooksul sisestada 100 müügiarvet, 100 ostuarvet ja 100 pearaamatu kannet. Merit Palga tasuta paketiga saate teha arvestust kuni kahele töötajale. Mingeid muid piiranguid tasuta paketis ei ole.