Ekspert annab nõu: raamatupidamissüsteemi vahetuse 8 sammu

Majandustarkvara vahetus on oluline muudatustega seotud projekt, mille edu eelduseks on hästi sõnastatud eesmärgid. Seega on soovitav läbi viia analüüs, milles kirjeldatakse tänaste tarkvarasüsteemide võimalused ning tulevikuootused. Tuleb mõista, et uus raamatupidamissüsteem tähendab sageli uusi tarkvaralisi protsesse kogu ettevõttes ning raamatupidamise osa on sellest vaid marginaalne.

Kui majandustarkvara on arendatud sobivaks võimalikult paljudele ettevõtetele, ei pruugi see pakkuda unikaalseid lahendusi ühe konkreetse ettevõtte eripärasid arvesse võttes. Nüüd on otsustamise koht: kas valida valmismajandustarkvara või integreerida erinevate tarkvarade moodulid omavahel reaalajas toimivaks. Kindlasti tuleb pöörata tähelepanu ka sellele, et uus lahendus toetaks ettevõtte arengut nii olemasolevas etapis kui ka oleks vastavuses võimekusega teenida tulu tulevikus.

Infosüsteemi muudatused on seotud ettevõtte kõigi tegevusprotsessidega, sõltuvalt kas uuendus puudutab vaid raamatupidamist või soovitakse luua kõigi protsesside võtmeisikutega seotud ettevõtteülest infosüsteemi.

Näide: tootmisettevõtte kasumlikkuse aluseks on müügi planeerimine, pakkumiste koostamine ja kliendiga suhtlemine, tellimuste kinnitamine ja juhtimine tootmisprotsessis, toodete/kaupade lähetamine, müügiarvete koostamine ja saatmine ning nõuete haldamine. Protsessikaardi olulisus tõuseb, kui kogu süsteemi juhtimine toimub läbi erinevate tarkvarade. Lippude värvid näitavad protsesside seoseid erinevate tarkvaradega.

Muudatuste projekti läbiviimise kiirusest sõltub protsessi edukus. Aga protsessi kiirus sõltub projekti juhtimisest. Koordineeritud tegevus eeldab head juhtimist, tegevusplaani, vastutajaid, tähtaegu ja vaheetappide otsuste dokumenteerimist. Oluliseks riskiks on olukord, kui projektijuhil ei ole piisavalt ajalist ressurssi projektiga tegelemiseks ning protsess hakkab venima, kuni muudatustest väsitakse ja projekt seiskub. Mida mahukam on muudatuste projekt, seda tõenäolisemalt ei jagu võtmeisikul võimekust täita teisi ülesandeid.

Muudatuste protsessi kulgemise kiiruse tagab läbimõeldud ja juhitud kommunikatsioon. Eesmärkide kirjeldamisel ja protsesside kaardistamisel on võimalik kaasata kõiki võtmeisikuid, mis toob lauale erinevad arvamused ja tark projektijuht suudab nende põhjal arendada parima infosüsteemi. Kui võtmeisikud ja protsessidega seotud töötajad saavad panustada arendustegevusse, võtavad nad ka uue süsteemi paremini omaks.

Majandustarkvara valik on kõige keerulisem otsus, kuid põhjaliku eeltööga ja varasemate kogemustele tuginedes on võimalik ebaõnnestumise riski vähendada. Kui on otsustatud erinevatele protsessidele eraldi programmide kasuks või programmeeritakse spetsiifilisemat, on suurim risk peidetud erinevate süsteemide automaatsesse integratsiooni. Selles protsessis on oluline kirjeldada, millised on nn peaandmebaasid ja millisest tarkvaras need asuvad. Näiteks, kui ettevõte kasutab eraldi süsteeme nagu CRM, tootmise juhtimise programm ja raamatupidamine, tekib küsimus, millises süsteemis on kliendikaardid ja kes vastutab nende täiuslikkuse eest?

Samuti võivad tekkida vastuolud kompetentsuse teemal, sest CRM-s on kliendisuhtlus, pakkumised ja tellimused, ent raamatupidamises on vaja lisaks baasandmetele ka maksuarvestusega seotud infot. Samuti võivad erinevused tekkida ümmardamise ja maksuarvestuse kohustuslike rekvisiitide täitmise osas. Kõigele sellele peab mõtlema enne valiku tegemist.

Tänapäevased majandustarkvarad töötavad pilveversioonis ning ettevõtetel puudub vajadus investeerida nn immateriaalsesse varasse. See loob võimaluse investeerida rohkem arendustegevusse ja programmi väljaõppesse ning seadistuste protsessi, mis loob võimaluse võtta programm kasutusele rohkem kui 60% ulatuses ja seda kohe.

Majandustarkvara peab katma kõiki ettevõtte jaoks olulisi protsesse alates finantsarvestusest (paberivaba raamatupidamine, dokumentide elektroonne kinnitusring, aruandlus, eelarved, tehingud jne), müügist (arvete koostamine, saatmine, CRM), laost ja ostujuhtimisest (tellimused, tootmine, inventuur, EDI-lahendused jne) ning tootmisest (planeerimine, juhtimine, retseptid) kuni ajajuhtimise, personali ja töötasu arvestuse ning dokumendihalduseni. Tootmisega seotud ettevõtetele on kindlasti oluline moodul, mille ülesandeks on tellimuspõhine tootmise planeerimine ja juhtimine. Keskmiselt keerulisema tootmise puhul on risk, et standardlahendused ei paku kõiki lahendusi ning tekib vajadus eraldi spetsiifilise mooduli järele.

Parim aeg infosüsteemide vahetuseks on majandusaasta vahetus: majandusaasta alguseks seadistatakse tarkvarasüsteemid ning alustatakse perioodi uue struktuuriga. Eelnev majandusaasta lõpetatakse vanas süsteemis, koostatakse aruanne ja arhiveeritakse andmed digitaalsel kujul. Kui aga otsustate vahetada raamatupidamissüsteemi majandusperioodi keskel, on protsess keerulisem. Näiteks peab planeerima piisavalt aega konventeeritud andmete kontrollile, muidu kaasneb risk, et uude süsteemi tuleb kaasa palju aegunud infot. Teine võimalus on säilitada perioodi raamatupidamine eelmises perioodis ning uude süsteemi tõstetakse üle vaid ülemineku perioodi saldod.

Kui ettevõtte kasutab raamatupidamisteenuse pakkujat, tuleb muudatusprotsesside juhtimisel arvestada majandustarkvara kasutamisõigustega. Kui arendustegevus näeb ette teenuse lepingu lõpetamist, tuleb teenuse osutajaga eelnevalt kokku leppida, millistel tingimustel toimub arhiveeritud andmete üleandmine. Ettevõtetel lasub kohustus säilitada andmeid 7 aastat taasesitamise kohustusega, samuti on vaja juurdepääsu andmesüsteemidele, kui ettevõttel on auditeerimiskohustus.

Loe põhjalikumat artiklit ja värskeid raamatupidamisuudised Eesti Finantsteenuste Agentuuri blogist.