Kuidas kodukontoris Standard Books enda kasuks tööle panna?

Seminaril käsitlesime paljusid teemasid ning järgnevalt teeme nendest väikese kokkuvõtte. Iga teema juures on ära toodud kellaaeg, mis aitab teil soovi korral seminari faili just teid huvitava teema juurde kerida.

Eeldus Standard Booksi kodukontoris kasutamiseks on stabiilne internetiühendus. Suurte andmemahtude puhul võib soetada eraldi ruuteri, mida kasutatakse vaid töötegemiseks. Ühendades internetikaabli otse arvutisse, muutub samuti internet stabiilsemaks.

Lisaks Standard Booksi funktsioonide tutvustamisele soovitame ka keskkondi e-koosolekute pidamiseks: Zoom, Microsoft Teams ja Skype.

• Kuidas paigaldada Standard Booksi programm töötaja arvutisse? Standard Booksi saab paigaldada nii paljudesse arvutitesse, kui vaid soovitakse. Piiratud on see, mitu kasutajat saab ühe korraga programmis sees olla. Programmi paigaldamine arvutisse ei ole väga keeruline – juhendit kasutades saate sellega kindlasti hakkama. (Videos alates 3.50)

• Kuidas programmi vajadusel „jõuga“ sulgeda? Seda on tarvis teha siis, kui programm on kokku jooksnud, või siis, kui tuleb teade, et „võrk ei vasta“? Windowsi arvutites aitab „Task Manager“ ja käsklus „End task“ ning Apple’i arvutites „Force Quit“. (Videos alates 8.20)

• Kuidas uuendada võtit? Kui tuleb teade, et piiratud kasutusega ei ole trükkimine võimalik, siis tuleb võtit käsitsi uuendada. Leiate seadistuse alt „Internetivõtmed“ ning vajutage „Võta uus andmebaasivõti“. (Videos alates 9.25)

• Kuidas anda uuele inimesele programmi kasutamise õigus? Selleks tuleb programmis luua registrisse uus „isik“. Kui on vaja, et inimene saaks töötada mitme erineva ettevõttega, tuleb luua uus „globaalne kasutaja“. Vastavate määrangutega saab igale kasutajale anda täpselt tema tööks vajalikud õigused. (Videos alates 10.38)

• Kuidas kasutajaid valideerida? Kindlasti on turvalisem, kui iga kasutaja logib programmi sisse oma e-maili ja parooliga. Selleks on vaja kasutaja valideerida. Parool peab olema vähemalt 8 tähemärki pikk ning kui see on ununenud, saab seda lihtsalt ka taastada. (Videos alates 14.54)

• Kuidas ja miks luua erinevaid kasutajagruppe? Kasutajagruppide loogika tuleb seadistuste all läbi mõelda. Kõik kasutajad ei pea saama kõikidele andmetele ligi ning igale kasutajale saab kättesaadavaks teha just temale vajalikud andmed. (Videos alates 16.20)

• Kuidas kasutada lühiteesid? Lühiteed teevad elu mugavaks. See tähendab, et programmi kõige esimesse aknasse saate „lohistada“ neid menüüsid, mida kõige enam kasutate. Lühiteedesse saate salvestada ka mitmesuguseid endale vajalikke dokumente, luua kaustade süsteeme, kirjutada märkmeid või salvestada linke. Lühiteed on nähtavad ainult konkreetsele kasutajale endale. Lühitee saab eemaldada, kui teete rea aktiivseks ning kasutate „backspace“ klahvi. (Videos alates 21.29)

• Kuidas luua kõigile nähtavat kaustade süsteemi? Programmis on võimalik luua kaustade süsteem, mis on kõigile kasutajatele nähtav vastavalt kasutajale antud õigustele. (Videos alates 26.00)

• Kuidas tuua lühiteedesse oma määrangutega aruandeid? Igal kasutajal on lühiteedesse võimalik välja tuua aruandeid ning lisada aruannetele endale vajalikke määranguid. Näiteks valite Päevaraamatu ning teete aktiivseks määrangu „Näita käibemaksu koode“. Nii ei ole vaja iga kord aruannet võttes hakata uuesti „linnukesi“ märkima. Kasutaja valitud määrangutega aruannet on võimalik väga lihtsalt otse programmist meili teel kolleegile edasi saata. (Videos alates 28.00)

• Kuidas saata „aktiivseid“ aruandeid? Programm lubab kolleegide vahel saata aruannet, mis on „aktiivne“ ja muutmisvalmis. Mitmekesi ühe aruandega tegutsedes ei ole seda vaja „kinniseks“ pdf-failiks salvestada. See lahendus teeb aruannetega töötamise eriti mugavaks. (Videos alates 30.10)

• Kuidas otse programmis kolleegidega suhelda? Standard Booksis saab kolleegidega suhelda ja neile e-kirju saata. Kui saadate kolleegile programmis e-kirja, saab kolleeg sealsamas teemat kommenteerida. Ta salvestab oma kommentaari ning teie postkast näitab, et teil on lugemata teateid. See lahendus meenutab veidi mitmesuguseid vestlustarkvarasid. Näiteks Excellentis käib kogu kolleegide vaheline suhtlus Standard Books programmis. (Videos alates 30.55)

• Kuidas kasutada programmi kalendrit? Kalender on viidud samuti otse Standard Books tarkvara sisse. Saate näha ka kolleegide kalendreid, et ühiseid tegemisi paremini planeerida. (Videos alates 35.03)

• Milleks kasutada TeamViewer programmi? TeamViewer on tarkvara, mis just praegusel ajal võib väga kasulikuks osutuda. See aitab oma klientidele ja kolleegidele online-konsultatsiooni teha. Excellenti konsultandid kasutavad seda programmi oma töös kogu aeg. (Videos alates 37.10)

• Millist abi saab Excellenti kodulehelt? Standard Booksi menüüpunkti „Info“ alt valides „Abi“ juhatatakse teid Excellenti kodulehe kasutajatoe lehele. Kasutajatoe lehel saate otsida märksõna järgi infot. Sinna on kokku kogutud väga suur hulk artikleid ja juhendeid. Kasutajatoe otsingut on hea kasutada näiteks siis, kui saate programmis mõne veateate. Veateate saamisel on hea jälgida ka seda, kuhu programmis liigub kursor, sest enamasti juhatab see teid probleemi lahenduseni. (Videos alates 38.40)

• Milleks on vaja MyStandard keskkonda? Just praegusel ajal võib tulla ette vajadus teil endal MyStandard keskkonda kasutada. Sinna sisse logides näete enda ettevõtet, saate vajadusel teha serveri taaskäivitust ja vaadata ettevõtte tegevuslogi. Sisselogimiseks vajaliku parooli uuendamine ja muutmine on väga lihtne. (Videos alates 41.40)

• Kuidas asuda e-arveid kasutama ning kulutšekke digitaliseerima? E-arve on xml-fail ning näiteks Eesti riik võtab vastu vaid e-arveid. Vajadus kontaktivabalt asju ajada suunab ka teisi osapooli e-arvet eelistama. E-arvete saatmiseks tuleb endale valida sobiv operaator, sõlmida leping ning teha programmis mõned seadistused. E-arve läheb programmist teele arve kinnitamise hetkel ning jõuab kliendi majandustarkvarasse. Operaatorid pakuvad ka hulka lisateenuseid, näiteks sissetulevate pdf-formaadis arvete digitaliseerimine või teie poolt loodud e-arve saatmine kliendile pdf-faili või paberarve kujul. E-arveid on võimalik saata ka Soome ettevõtetele. Kulutšekke saab samuti lihtsalt digitaliseerida – selleks on olemas näiteks mobiilirakendus CostPocket. Programmis ei ole alati vaja koostada tšeki põhjal ostuarvet, selle asemel saate koostada kulutusi. (Videos alates 43.45)

• Kuidas saata dokumente e-mailile? Kui kontakti juurde on e-maili aadress kirja pandud, on lihtne saata otse programmist e-maile. E-kirja teksti saab vajadusel automaatsena valmis koostada ning programm loob pdf-faili ise. Ühe liigutusega on võimalik edastada korraga mitmeid arveid. (Videos alates 57.10)

• Kuidas manuseid eksportida? Manustena jõuavad programmi näiteks ostuarvete pdf-failid või kulutšekkide pildid. Samuti tekivad manustena müügiarvete pdf-id. Neid manuseid on vajadusel lihtne eksportida. Manuste fail tekib Excellenti pilveserverisse ning kirjutades aadressile [email protected], saate kõik manused soovi korral kenasti kätte. Manuste eksport on ettevõtte-põhine ning manuste lisamisel tuleb arvestada manuse nime, et hiljem oleks õiget faili parem tuvastada. (Videos alates 59.30)

• Kuidas programmi veebipoega liidestada? See on praegu aktuaalne teema. Lahendused on siin suuresti personaalsed ja ettevõtekohased ning sõltuvad kasutatavast e-poe tarkvarast. Huvilised saavad meile kirjutada kas [email protected] või [email protected] (Videos alates 1.02.50)