Kinnitusringid - abimees äriprotsesside tõhustamisel

Tänapäeval on ettevõtetes protseduurireeglid, mis sätestavad reeglid ja kehtestavad dokumendid, mida tuleb kinnitada. Need on ettevõtte jaoks väga olulised protseduurid – enne kinnitamist ostuarvet maksta ei tohi, kaubale ei saa teha kehtestatud hinnast suuremat allahindlust või kliendi krediidilimiidi muuta.

Väga levinud on ostuarvete kinnitamine ning sõltuvalt ettevõtte suurusest on ka kinnitamise ring erinev. Suuremates ettevõtetes on väga konkreetselt paika pandud, kes milliseid kulusid kontrollib ja tihti on kehtestatud ka limiidid. Sageli läbib ostuarve kinnitamine terve otsustajate jada: näiteks kontrollib arve esmalt üle haldusinsener või projektijuht, seejärel tema otsene ülemus ehk osakonnajuhataja ning suuremate summade puhul ka tegevjuht. Vahel on kontrollijad määratud hoopis kululiikide lõikes: turunduse projektijuht kinnitab oma kulud ja IT projektijuht omad. Kui aga ettevõte on suur ning erinevad kinnitajad asuvad eri paigus või erinevates linnades, võtab arve kooskõlastamine tükk aega.

Kui sellise kooskõlastuse puhul tuleb allkirjad lisada paberarvele, siis kõigilt kinnituste saamine on väga ajakulukas ning läheb tükk aega - enne, kui arve kinnitatud saab ja raamatupidamisse jõuab. Vahel kaob arve sellise füüsilise liikumise puhul ka ära: jääb kellegi lauanurgale toppama.

Tulemuseks on suur ajakulu, lisaks tööjõukulu arvete otsimisel ja meelde tuletamisel ning ka paberikulu otseste kuludena, kuid kaudselt mõjutab selline paberil kooskõlastamine ka finantsseisu, sest majandusinfo ei ole nii värske.

Ilmselgelt peab olema olemas mingi varem võimalus! Ja ongi.

Ostuarve kinnitamine

Majandustarkavara  Dynamics NAV 2017 (edaspidi NAV) versioonis on kinnitusringide ja töövoogude funktsionaalsus lihtsasti kasutatav.

Kui ettevõtted läheb üle e-arvete vastuvõtmisele, siis on mõistlik läbi mõelda ka nende elektrooniline kinnitamine.  Sellist äriprotsesside osalist või täielikku automatiseerimist, mille käigus dokumente, informatsiooni või ülesandeid edastatakse ühelt osaliselt teisele, nimetatakse töövooks (ingl. keeles workflow).

Ostuarve käsitlemise ja kinnitamise protsess Dynamics NAV 2017 näitel võiks sellisel juhul olla järgmine:

- Ostuarve saabub e-arvena sissetulevate dokumentide kausta või sisestatakse raamatupidaja poolt NAV’i kohe, kui ettevõttesse saabub.

- E-arve puhul kontrollib raamatupidaja dimensioonid, konteeringu ja saadab arve vastavalt tehtud eelseaditusele kinnitusringile.

- Kinnitaja saab teate, näiteks e-kirjaga, kus on olemas info arve summa, hankija, tähtaja kohta ning link NAV’is olevale arvele.

- Kinnitaja näeb süsteemi sisestatud arvet ja selle lisana originaalarvet ning tal on võimalik arve kas kinnitada, delegeerida või tagasi lükata.

- Kui kõik osapooled on ostuarve kinnitanud, jõuab info tagasi raamatupidajani, kes konteerib arve.

- Protsess võib veel jätkuda ja info ostuarve maksekorralduse valmimise kohta jõuab pearaamatupidajani.

Seadistada saab ka kordusteavitusi, juhuks, kui dokument jääb kinnitaja juurde liiga pikalt peatuma.

Teised kasutusvõimalused

Kuid piirduma ei peaks mitte ainult arvete kooskõlastamisega, vaid  NAV kinnitusringide funktsionaalsus võimaldab saata kinnitamisele ka teisi majandustarkvaraga seotud dokumente: projektide taotlusi, projekte, lepinguid, taotlusi, lähetuste taotlusi ja teisi töötajatega seotud dokumente.

Kuid piirduma ei peaks mitte ainult arvete kooskõlastamisega, vaid kasutusvaldkondi on veel: ostutellimused, müügitellimused, müügipakkumised, krediidilimiidi muutmine, uue kliendi korrektne sisestamine, automaatne maksekorralduste loomine. Võimalik seada tingimusi: maksumus on suurem kui, tegelik müügihind on väiksem kui „Lubatud minimaalne ühiku hind“, korduv kinnitusringile saatmine lisaridade tekkimisel jne.

Näide kliendi krediidilimiidi muutmise vajadus. Kliendi limiit on ületatud, kuid müügimees tahab ikkagi müüa. Müügimehe poolt vaadates on lisamüük ettevõttele tulu teenimine, kuid ta ei pruugi teada finantsosakonna suhteid kliendiga ja teada, et selle müügi eest ei pruugi raha üldse laekuda. Töövoo puhul, kui müügimees muudab majandustarkvaras krediidilimiiti, ei rakendu see kohe, vaid teavitatakse finantsisti, kes peab limiidi muudatuse kinnitama. Nii on kõik asjaosalised limiidi suurendamisega kursis ja käituvad vastavalt majasisestele kokkulepetele.

NAV 2017-ga on kaasas ca 30 eelseadistatud töövoo malli, lisaks on kasutajatel endil võimalik luua uusi töövooge vastavalt oma vajadustele. Mobiiltelefonis on võimalik kasutada NAV’i äppi ja kasutaja näeb kohe kinnitamist ootavaid dokumente kui on võimalik ka neid telefoni kaudu kinnitada. Lisatud on mobiiltelefoni ekraani illustreerivad pildid nii NAV’i rollikeskuse esilehest, järgmisest lehest, kus on kirjas kinnitamisnõuded kui kinnitamise protsessist telefonis.

Dynamics NAV2017 kinnitusringide ja töövoogude kasutamise eelised:

- Ajakulu vähenemine ja protsesside kiirenemine – programm tegeleb ise protsesside haldamisega.

- Efektiivsus ja kokkuhoid – tegevused on automatiseeritud ning raamatupidajate töö on efektiivsem.

- Teavitused – kõigi sammude kohta saadetakse vastavale töötajale teavitus või meeldetuletus, protsess ei jää toppama.

- Mobiilsus – kasutajad saavad kinnitada ka kontorist eemal ja teha toiminguid telefoni kas NAV äppis või e-kirja kaudu.

Lugu on ilmunud ajakirjas Äri IT kevadel 2017

Autor: BCS Itera konsultant Pille Nurmis