5 soovitust, mille alusel valida palga- ja personaliarvestuse tarkvara

Kiired muutused ning defitsiit mitmetes valdkondades tööjõuturul eeldavad personali- ja raamatupidamistöötajatelt hoopis laiema pildi nägemist ning sisulisemaid tegevusi, kui vaid töötajate andmete arhiveerimine või palgasummade väljaarvutamine. Paraku näevad personalijuhid ja palgaarvestajad töötajatega seotud informatsiooni efektiivse haldamisega suurt vaeva, kulutades igakuiselt palga- ja personaliarvestusele võrdlemisi palju aega.

Sellel on mitmeid põhjuseid: suur hulk töötasumudeleid, sadadesse ulatuv töötajate arv, vähene protsessi automatiseeritus, andmete killustatus, aruandluse keerukus ja palju muud. Pole harvad ka juhtumid, kus otsustajad soovivad tänapäevast analüüsi ja statistikat, kuid ei mõtle, millise koormuse nad läbi oma soovide töötajate õlule panevad.

Kuna enamike ettevõtete tööprotsessi lihtsustaks oluliselt võimekas tarkvara, toon välja olulised aspektid, mida ettevõtte esindajana uue palga- ja personaliarvestuse tarkvara valikul arvesse võtta võiksid.

Teadvusta väljakutset ja leia motivatsioon

Tarkvara vahetus ei ole lihtne samm. Enne otsuse langetamist võiksid vastata kolmele alljärgnevale küsimusele:1. Kas mulle kui lõppkasutajale on tarkvaravahetust vaja?2. Milliste väljakutsetega ma praegust tarkvara kasutades silmitsi seisan?3. Millist kasu ettevõte tarkvara vahetusest saab?

Senistele kogemustele tuginedes võin etteruttavalt öelda, et esimesele küsimusele vastab ligikaudu 90% tarkvara kasutajatest eitavalt. Aga mis saab siis, kui jätame esimese küsimuse viimaseks? Näeme, et eitavate vastuste protsent langeb märgatavalt. Väljakutsete teadvustamise järel on järgmise sammu astumiseks motivatsiooni leidmine oluliselt suurem.

Kompetentne partner pakub turvatunnet

Eesti turul on kümneid tugeva ja konkurentsivõimelise palga- ja personaliarvestuse tarkvara pakkujaid. Eri partnerite vahel valiku langetamine on raske, ent väga oluline. Kompetentse partneri valiku puhul aitab avatus: ole valmis kohtuma eri partneritega, tutvuma tarkvara demodega ning uurima nende tausta. Kahtlemata peaksid omama ülevaadet partnerite senisest turul oldud ajast, selle vältel saadud kogemustest ning olemasolevatest klientidest. Oluline on mõista, et valitud partner ei ole ettevõtte jaoks mitte ainult teenusepakkuja vaid ka pikaaegne koostööpartner, kes hoolitseb tarkvara eest ka pärast seda, kui see on ettevõttes edukalt tööle rakendatud. Juurutustööde järgne tehniline tugi, kindlal platvormil töötav tarkvara ning seda pakkuv kompetentne partner aitavad tagada tuleviku turvatunde.Kasutajamugavus ja paindlikkus

Eri tarkvarapakkujate kodulehekülgesid ja tootetutvustusi sirvides jääb silma märksõna  mugavus. Mis see mugavus on? Kas sama tarkvaraga viis või enam aastat töötada on mugav? Kindlasti on, sest kõik funktsioonid on kasutajal käe sees, ent teadvustamata jäetakse tarkvara puudused — nendega ollakse lihtsalt harjunud.

Paraku ei mõelda kõige selle juures asjaolule, et tõeline mugavus algab käesoleva hetke mugavustsoonist välja astudes. Nii võime töötada tarkvaraga, milles palga- ja personaliarvestuse moodulid ei ole omavahel integreeritud. See tähendab meile andmete topelt sisestamist ja suurenevat andmevigade arvu ajal, mil mõnes alternatiivses tarkvaras piisab andmete sisestamisest vaid ühte moodulisse ning andmed kantakse automaatselt üle ka teise.

Paljude palgaarvestajate jaoks on tänapäeval üheks suurimaks väljakutseks igakuine kinnipidamiste — elatiste, krediidivõlgnevuste, koolituskokkulepete — käsitsi arvutamine. Miks kulutatakse endiselt tunde, kui mitte päevi protsessile, mida üks kaasaegne palga- ja personaliarvestuse tarkvara suudab igakuiselt automaatselt teha?

Palga- ja personaliarvestuse tarkvara valiku puhul on oluline ka tähtsamate funktsioonide lihtne kättesaadavus, selle arendamise paindlikkus ning automaatsete meeldetuletuste seadistamine lõppkasutaja poolt. Kasutajale mugav ja paindlik tarkvara võimaldab tööd teha senisest efektiivsemalt ja suunata vabanenud ajaressurss teistele olulistele protsessidele.

Oma kogemusest saan tuua näiteid ettevõtetest, kus kaasaegset palga- ja personaliarvestuse tarkvara kasutama hakates on ettevõtte palgaarvestusele igakuiselt kulunud aeg vähenenud neljalt päevalt neljale tunnile. See tähendab ettevõtte jaoks üle ööpäeva vabanenud ajalist ressurssi.  

Aruandlus ja raporteerimine

Palga- ja personaliarvestuse üks ajakulukamaid protsesse on eri aruannete ning raportite koostamine ning esitamine. Ettevõtte juhtkond, Maksu- ja Tolliamet ning Statistikaamet ootavad meilt korrektse sisuga ja õigeaegselt esitatud aruandeid. Kaasaegne palga- ja personaliarvestuse tarkvara ei sisalda enam sadu erinevaid, vaid ainult kõige standardiseeritumaid ja enam levinud aruandeid ning raporteid.

Ettevõtte spetsiifilisemaid aruandeid on võimalik koostada erinevaid päringuid kasutades. Päringud võimaldavad koostada raporti või aruande vastavalt kasutaja vajadusele. Riikliku aruandluse efektiivsemaks korraldamiseks tuleks turult leida partner, kes võimaldab vajalike aruannete automaatset genereerimist ja edastamist vastavatele institutsioonidele. Maksu- ja Tolliameti või Statistikaameti kodulehekülgedel asuvate ekraanivormide täitmine jääb palga- ja personaliarvestuse osas ettevõtte töötajate jaoks ajalukku.

Hind ja väärtus

Kas oleme valmis maksma rohkem, et saavutada turvatunnet ja efektiivsust pikaks ajaks või otsustame hoida kokku ja lepime vaid väljakutsete ajutise lahendamisega? Küsimusele vastamine võtab omajagu aega, ent otsus tuleb langetada. Siin oleks mõistlik lasta partneril selgitada oma toote hinnastamise põhimõtteid ja seda, mis väärtust pakutud hinnaga ettevõtte tulevikku silmas pidades Sulle kui kliendile kaasneb. Tihtipeale kaldutakse otsuseid tegema vaid hinnasilti vaadates, jättes analüüsimata, kui suurt väärtust kaasaegne tarkvara ettevõttele tervikuna pakub — vabanev ajaline ressurss, tõusev palga- ja personaliarvestajate motivatsioon ning miks mitte ka töötajate üldine rahulolu. Peamise väärtusena tuleks siiski välja tuua töötasude korrektne ja õigeaegne arvestus.

Astu esimene samm

Tarkvara vahetamine nõuab julgust: keegi ei tule Sind urust otsima ja aitama, pead endast ise märku andma. Julge astuda esimene samm tõelise mugavustsooni poole, lase eelneval arvamusel end aidata ning pea meeles — eelista hinnasildile väärtust!