Ettevõtted kasutavad e-arveid aina julgemalt

E-arvete lahenduste pakkujaid on mitmeid, neist suurim on Omniva, kes pakub täislahendust. „Meil on rätsepalahendus suurtele müügiarvete väljastajatele, kes saadavad tuhandeid ja kümneid tuhandeid arveid iga kuu ja kelle jaoks on oluline, et arve oleks ka visuaalselt ettevõtte nägu ja annaks identiteeti edasi arve PDF-pildil,” selgitab Omniva äriüksuse juht Sander Aasna. „Sellisel juhul integreerime oma arveedastusrakenduse kliendi billing või majandustarkvara külge ja automatiseerime protsessi.”

Omniva lahendus võimaldab saata arveid kõikidesse kanalitesse - e–arve internetipanka, operaatori portaali, kust see tihtipeale edasi majandustarkvarasse suunatakse (B2B arved), DVK-sse, PDF-ina e-maili peale, paberarvena. Selle lahenduse võlu on ka see, et kui kliendi enda süsteem e-arve formaati ei toeta, konverteerib süsteem selle ise õigele kujule. Lisaks haldab lahendus ka arve saajate kanalite eelistusi ja e-arve tellimusi.

Teine lahendus, mida Omniva pakub, on Arvekeskus. See lahendus võimaldab nii müügiarveid koostada ja/või saata kõikidesse kanalitesse ja luua ning hallata kanali eelistusi ja e-arve tellimusi.

„Arvekeskus võimaldab ka ostuarveid vastu võtta, neid konteerida ning kinnitada elektrooniliselt. Ostuarved tulevad ettevõttele või asutusele sisse nii e-arvetena kui ka PDF-ina ja paberil. E-arvete osakaal on B2B segmendis ehk ettevõttelt ettevõttele saadetavad arvete osas täna veel üsna madal ning enamus arved liiguvad paraku PDF-idena,” räägib Aasna.

Selleks, et arvepiltidest saaks päris e-arved, mida on võimalik elektrooniliselt kinnitada ja konteerida, tuleb need digiteerida. Ehk siis Omniva koondab kokku kõikidest kanalitest sissetulevad arved, konverteerib nad e-arve kujule ja annab saajale üle. Saaja saab neid siis elektrooniliselt menetleda ning suunata automaatselt majandustarkvarasse. Samuti arhiveeritakse kõik arvekeskusesse laekuvad ostuarved seitsmeks aastaks peale majandusaasta lõppu ja see käib täisautomaatselt. Ostuarvete osas tekibki e-arvetest kõige suurem võit, mis on ka ajaliselt ja rahaliselt tuntav. Täpsemalt saab sellest lugeda siit. (hyperlink: https://www.omniva.ee/ad/kalkulaator)Operaatori kasutamine annab esiteks efekti aja ja raha kokkuhoius. Samuti on mugav, kui kõik asjad on ühes kohas ja ei pea ise muretsema sellepärast, et iga arve kindlasti saaks välja saadetud või õigeks ajaks sisestatud majandustarkvarasse ja kinnitatud vajalike inimeste poolt. Lisaks lisab ostuarvete osas operaatori kasutamine ettevõtte rahaasjadesse läbipaistvust, sest 24/7 on ülevaade iga arve elutsüklist algusest lõpuni, tänu millele on võimalik avastada ebakõlasid juba eos ja hoida ära suuremaid ebameeldivusi.

„E-arve lahendust võiksid kasutada kõik organisatsioonid, kes mingeid teenuseid tarbivad ja mingitki müüki teevad. Loomulikult on eri suurusega organisatsioonidel eri vajadused, kuid kõigile on meil lahendus olemas arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks. Täna kasutab meid nii avalik sektor kui ka erasektor, nii Eesti suurmad ettevõtted kui ka väga väikesed,” ütleb Aasna.E-arvete operaatori kasutamine on mugav ja turvaline

Omniva on oma ostuarvete lahendusse kuue aasta jooksul investeerinud üle poole miljoni euro ning täiustab süsteemi pidevalt edasi. Uudne tehnoloogia võimaldab väga kiiret ja paindlikku teenust, mis on oluline nii uue kliendi integreerimisel kui ka senistele lahenduse pakkumisel. Ükskõik millal ja mis kujul saadab kliendi süsteem Omnivasse info, konverteeritakse, visualiseeritakse ja saadetakse vastavalt saajate eelistusele info teele. Saatjale annab süsteem ka raportid kokkulepitud intervalliga.Omnival on olemas liidesed enamuse majandustarkvaradega. Kui liidest veel mingil põhjusel ei ole, on selle loomine suuresti majandustarkvara ja operaatori vaheline töö ja suhtlus – kliendil tuleb vaid soovi avaldada.Teenuse sisseostumisel Omnivast ei kaasne riske, pigem toob see kaasa riskide maandamise: arved ei lähe kunagi kaotsi, maksetähtaegu ei ületata, sisestusvigu jääb oluliselt vähemaks, arved on kindlalt arhiivis seaduses ettenähtud aja ning müügiarved jõuavad alati adressaadini.