Kuidas tagada arvete õigeaegne liikumine, kui töötajad on kodukontorites?

Hilinemisega välja ilmuvad arved ei rõõmusta vast kedagi. Haiguslehel või puhkusel viibiva töötaja meiliaadressile saadetud PDF-arve võib jääda tähelepanuta ja jääda sinna ootama töötaja tööle naasmist. Halvemal juhul on arve saadetud töölt lahkunud inimesele või ootab see kontorisahtlis eriolukorra lõppemist.

Üheks lahenduseks oleks kirjutada oma partneritele, et nad saadaksid kõik PDF-arved edaspidi teie poolt loodud meiliaadressile nt: arved@ettevõte.ee, kuid see tähendaks endiselt PDF-arvete ümbertrükkimist majandustarkvarasse. Kindlam oleks paluda partneritel arved saata e-arvena, sest nii jõuab arve info partneri tarkvarast Sinu raamatupidamistarkvarasse mõne sekundina ilma, et peaks saatma e-kirju ja ümber trükkima arvel olevat infot. Enamlevinud majandustarkvarade puhul on e-arvete vastuvõtmiseks ja saatmiseks vaja teha vaid mõni klikk. Lisaks on e-arvete saatmisel alati kindlus, et arve on teie partnerini jõudnud.

Kindlasti on meil kõigil olnud olukordi, kus arve kinnitamine venib. Lisaks on tihti arve kinnitajale vaja korduvaid meeldetuletusi saata. Kui arve kinnitajaid peaks olema mitu, siis tihti puudub ülevaade, kelle juures arve kinnitamist ootab. Kontoris saaksime ju kõrvalruumist läbi astuda, aga kodukontoris võib see tähendada palju telefonikõnesid, meile ja muud tüütut ajakulu nõudvat tegevust.

Arvekeskuses saadetakse arve kinnitamiseks töötaja meilile link, mille abil saab ta endale sobival ajal ja kus iganes viibides arve kontaktivabalt ära kinnitada. Arveid on võimalik suunata, tagasi lükata, kommenteerida, lisada hankelepingud, projektikoode jpm. Lisaks saab luua näiteks reegli, et igat arvet peab kinnitama vähemalt 2 inimest ja tegevustest jääb maha logi, seega on näha, kus arve kinnitamine on toppama jäänud.

Uus arveldusperiood on kohe algamas, mis toob paljudele ettevõtetele uutmoodi väljakutseid, seejuures ka arveldusprotsesside ümberkorraldamist. Teiste ettevõtete kogemustest üleminekul e-arveldamisele saab lisaks vaadata ja lugeda: www.omniva.ee/earvekeskus.