Muudatused nõuetes raamatupidamise algdokumentide

Eelnõuga planeeritud peamised muudatused on:

Muudetakse majandustehingu määratlust (§ 6 lõige 1). Muudatuse kohaselt on raamatupidamise seaduse tähenduses majandustehing tehing, sündmus, muu toiming ning õigusvastane tegu, mis avaldab mõju raamatupidamiskohustuslase varale, kohustistele või omakapitalile.Eelnõu kohaselt peab raamatupidamiskirjend (edaspidi kirjend) sisaldama vähemalt: 1) majandustehingu kuupäeva; 2) kirjendi identifitseerimistunnust, näiteks numbrit või numbri- ja tähekombinatsioon; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summasid; 4) viidet kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile.Muudetakse nõudeid algdokumendile. Eelnõuga muudetakse algdokumendi nõudeid selliselt, et algdokumendil on üksnes kolm kohustuslikku sisunõuet. Kui teistes seadustes või seaduse alusel antud määrustes ei ole sätestatud teisiti, sisaldab algdokument vähemalt: 1) majandustehingu aega; 2) majanduslikku sisu; 3) tehingu arvnäitajaid (näiteks kogus, hind ja summa).Kui raamatupidamiskohustuslase majandustehingu pooleks on raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise kohta esitatud arve sisaldama vähemalt: 1) majandustehingu aega; 2) majanduslikku sisu; 3) tehingu arvnäitajaid (näiteks kogus, hind ja summa); 4) arve identifitseerimistunnust (näiteks number või numbri- ja tähekombinatsioon); 5) tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmed, näiteks masintöödeldava algdokumendi vastuvõtu aadressi (edaspidi e-aadress) või tehingu osapoolte registrikoodi, välismaise juriidilise isiku puhul asukohariigi asjakohane identifitseerimistunnust ja nime.Samuti kehtestatakse eelnõuga algdokumendi sisu raamiv üldpõhimõte, mille kohaselt peab algdokumendi sisu ja vorm olema piisav, et tõendamisvajaduse tekkimisel tõendada sõltumatule osapoolele raamatupidamiskohustuslase tehtud majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

Eelnõu jõustumisel peab raamatupidamiskohustuslane hindama, milliseid andmeid algdokumendile märkida, et algdokument oleks kooskõlas seadustega (raamatupidamise seadus, käibemaksuseadus jne) ning omaks piisavat tõendiväärtust. Raamatupidamiskohustuslane peab tagama, et algdokumendil märgitud andmed on piisavad, et vajaduse tekkimisel, tõendada sõltumatule kompetentsele kolmandale osapoolele majandustehingu toimumist ja seda, et tehing on algdokumendil kajastatud tõepäraselt.

Eelnõuga muudetakse algdokumendi vorminõudeid. Sellega soovitakse veenda ja kallutada raamatupidamiskohustuslasi senisest enam kasutama masintöödeldavaid algdokumente. Eelnõu kohaselt on algdokument üldjuhul masintöödeldav.

Mikroettevõtjate ja väikeettevõtjate võimalusi ja vajadusi silmas pidades nähakse eelnõus erisättena ette, et juhul kui raamatupidamiskohustuslasel ei ole algdokumendi masintöödeldavalt käitlemise võimalust ja selle võimaluse loomine nõuab ebaproportsionaalselt suuri pingutusi või kulutusi, võib algdokument olla muus kirjaikus vormis. Näiteks paberkandjal või PDF vormis.

Algdokumenti peab olema võimalik kirjalikult taasesitada. Algdokument ei või olla suulises vormis. Taasesitatavus antud sättes tähendab dokumendi uuesti esitamist. Seega võib tehingute puhul algdokument olla kirjalikus, kirjalikku taasesitamist võimaldavas sh masintöödeldavas vormis või elektroonilises vormis. Tsiviilseadustiku üldosaseaduse § 78 kohaselt peab kirjalikus vormis tehtud tehing olema omakäeliselt allkirjastatud. Allkirja mehhaanilisel teel jäljendamine loetakse omakäelise allkirjaga võrdseks üksnes juhul, kui selle kasutamine on käibes tavaline ja teine pool viivitamata ei nõua omakäelist allkirja.

Tehingu kirjaliku vormiga loetakse  võrdseks tehingu elektrooniline vorm, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti. Elektroonilise vormi järgimiseks peab tehing: 1) olema tehtud püsivat taasesitamist võimaldaval viisil ja 2) sisaldama tehingu teinud isikute nimesid ja 3) olema tehingu teinud isikute poolt elektrooniliselt allkirjastatud. Tsiviilseadustiku üldosaseaduse paragrahvi 79 kohaselt peab püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil tehtud tehing sisaldama tehingu teinud isikute nimesid, kuid ei pea olema omakäeliselt allkirjastatud. Püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldava viisi puhul on oluline, et infot oleks võimalik hiljem lugeda ning andmekandja peab võimaldama infot säilitada. Püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavaks vormiks on nii faksi saatmine kui ka e-kiri3 .

Eelnõus sätestatakse, et kui raamatupidamisregistrit ei peeta masintöödeldavalt, on reguleerimiskande algdokumendiks raamatupidamisõiend. Kui raamatupidamisregistrit peetakse masintöödeldavalt ei pea eraldi algdokumenti koostama.

Eelnõu kohaselt on algdokumendi vormingut või andmekandjat lubatud konverteerida, kui selle käigus ei muudeta majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul võib raamatupidamiskohustuslane säilitada üksnes muudetud vorminguga või andmekandjal algdokumendi. Eeltooduga sätestatakse sõnaselgelt raamatupidamiskohustuslastele võimalus ühelt andmekandjalt (nt paberkandjalt, PDF) või vormingust teise (elektrooniline vorm sh PDF masintöödeldav vm) viidud dokumenti käsitleda algdokumendina.

Kui raamatupidamiskohustuslane käsitleb konverteerimise teel saadud dokumenti algdokumendina, ei pea ta algset dokumenti säilitama. Konverteerimise käigus loodud dokument võib olla algseks algdokumendiks majandustehingu teisele osapoolele. Näiteks raamatupidamiskohustuslane esitab ostjale arve. Arve tuleb esitada e-arvena. Raamatupidamiskohustuslane koostab algse algdokumendi PDF vormis ja edastab selle operaatorteenust osutavale ettevõtjale. Operaatorteenuse ettevõte konverteerib PDF vormis arve ümber masintöödeldavaks e-arveks ning edastab selle ostjale. Osjale on esitatud e-arve algseks algdokumendiks. Konvertimise tulemusel loodud arve esialgse algdokumendiga samasuse eest vastutab müüja.

Ostja peab rakendama korraliku ettevõtja hoolsust ja veenduma, et talle esitatud algdokumendi sisu ja vorm on küllaldane kompetentsele ning sõltumatule osapoolele majandustehingu toimumise asjaolude ja tõepärasuse tõendamiseks.

Eelnõuga kehtestatakse reeglid masintöödeldava algdokumendi ringluseks. Masintöödeldav algdokument on (faili vormingus) majandustehingut kirjendav andmevoog, mille loomisel on kasutatud ühtlustatud andmekirjeldust, nii et selleks loodud infotehnoloogilised rakendused suudavad üheselt tuvastada andmevoo sisemise struktuuri ja üksikud faktiväited. Näiteks on masintöödeldav algdokument e-arve või e-kviitung.

Muudetakse ka tarbijakaitseseadust. Muudatuse tulemusel on tarbijal võimalik valida, kas talle esitatakse arve e-posti aadressile või e-aadressile. Tarbija nõudmisel peab kaupleja esitama arve tarbija määratud postiaadressile. E-aadressile esitatakse arved, mis on masinloetavas vormingus. Tarbijal võib olla mitu e-aadressi. Eesti isikukoodi omava tarbija peamiseks e-aadressiks on Riigiportaalis eesti.ee aktiveeritud elektronpostiaadress [email protected]. Kaupleja ja algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja peavad tagama tehnilise valmisoleku esitada arve peamise eaadressi asemel mõnele muule tarbija määratud e-aadressile. E-aadressiks võib olla ka tarbija pangakontonumber ja panga tunnus. Viimati nimetatud juhul edastatakse tarbijale arve internetipanka.

E-arvete kasutusele võtu hoogustamiseks kavandatakse Rahandusministeeriumi algatatud e-majandusportaali projekti raames arendada välja tehniline valmisolek pärida Riigiportaalist (isikukoodi alusel) seda, kas tarbija on oma elektronpostiaadressi aktiveerinud.

Seadus jõustub 1. juulil 2016. Eesmärk on, et 2017. aasta 1. jaanuarist alates toimub avaliku sektori ja erasektori vaheline arvlemine e-arvetega. Sellest eesmärgist tulenevalt on sätestatud rakendussätted, millede kohaselt peab raamatupidamiskohustuslane hakkama esitama avalikule sektorile üksnes e-arveid 2017. aasta 1. jaanuarist. 2016. aasta 1. oktoobrist ei või avalik sektor keelduda talle esitatud e-arve vastuvõtmisest.

Seadusemuudatused saab selgeks 3. mail toimuval praktilisel veebiseminaril Muudatused raamatupidamise algdokumentides. Kuula ja vaata kodus või kontoris!

Eelnõuga saab lähemalt tutvuda SIIN.