Eelarvestamine ehk kuidas kulutada raha, mida ei ole veel teenitud

Ettevõtte eelarve koostamise aluseks on äriplaan, sest ilma selleta on kogu planeerimine nagu Browni liikumine ehk korrapäratu. Kui äriplaan koos numbrilise informatsiooniga on paigas, saab sellele tuginedes koostada eelarve. Edasi on küsimus detailsuses. Algusjärgus ettevõttel ei pruugi finantsprognoosid olla äriplaani vaates eriti detailsed. Samas juba toimival ettevõttel võib eelarve minna vägagi üksikasjalikuks, sest tegevus ja toimimise detailid on välja kujunenud ja tulevik on prognoositav.

Kui äriplaan ja prognoos on koostatud, saab nende alusel teha eelarve. Sageli tekib väikestel või alustavatel ettevõtjatel küsimus, et milleks seda eelarvet üldse vaja on? Eks ikka numbrilise selguse pidamiseks.

See sõltub otseselt ettevõttest, mõni omanik loeb isegi pastapliiatseid! Minu meelest ei ole see põhjendatud, sest järgmise aasta tulusid ja kulusid paika pannes on ju tegemist sisuliselt ennustamisega. Kusjuures igasuguste eelarvete puhul on kõige märkimisväärsem, et kulude pool suudetakse tavaliselt väga hästi ära täita. Kuid tulude poolega kipub olema nii, et prognooside täitumiseks on vaja kõvasti tööd teha ja vaeva näha ning vahel ei osata sellega hästi arvestada. Eriti on see murekoht pisematel või noorematel ettevõtetel, kelle jaoks pole turg veel välja kujunenud või kes on alles turgu haaramas.

Sageli vaadatakse eelmise aasta näitel, kui palju võiks kulutada ning pannakse numbrid eelarvesse sama mõõduga või isegi suuremalt. Aga tulud ei tule üldjuhul pingutusteta ning lõpuks tõmbavad ettevõtjad end lõhki, püüdes tekkinud kuluauke ära täita. Eriti ohtlik on selline tegevus ettevõtte kasvamise staadiumis.

Kui eelarve on tehtud, peab ettevõtte juhtkond kindlasti hoidma silma peal eelarve täitumisel. Kulu poolt täidetakse ainult siis, kui saab olla kindel, et tulud nii-öelda peale jooksevad. Kui tulude pool on ebakindel, peab ka kulutusi tagasi hoidma. Igal ettevõttel on niikuinii oma teatud kindlad kulud kuus ja aastas nagu näiteks üür, kommunaalkulud ja palgad. Ja kui on näha, et tulupool on riskantne, ei tasu ka kulutusi enne teha.

Eriti kehtib see olukorras, kui tulude osa on ebastabiilne. Raiskamist on planeerida lihtne, hoopis keerulisem on aga tulevikumüüki ja tulusid prognoosida. See tõsiasi on just väikeste ettevõtete puhul kõige piiravam asjaolu eelarvete tegemisel ning kasutamisel.

Kui ettevõte kasutab eelarvestamist, peab raamatupidaja olema kindlasti rohkem eesliinil. See aga tõstab ettevõtte raamatupidamiskulusid. Teiseks peab eelarvestamiseks olema tarkvaraline võimekus. Kindlasti ei pea see olema eraldi kallis eelarvestusmoodul, sest eelarvet võib koostada ka lihtsas tabelarvutuse programmis nagu Excel.

Võib ju mõelda, et ettevõtja ei tee emotsionaalseid ostusid nii nagu füüsiline isik, ent kõike võib juhtuda, kui sul pole head jooksvat ülevaadet oma tuludest ja kuludest. Nii võib näiteks juhtuda olukorras, kui ettevõtja liisib uhke ja kallis auto, mille kuutasu ei jõua hiljem maksta. Samuti peab olema ettevaatlik ja oskama arvestada võimalikke riskitegureid tehtud investeeringute, näiteks tehase tööpinkide osas. Omanikul peab alati olemas plaan B: mida teha, kui töövahendid peaksid katki minema ja tekib tööseisak? Ka sellisteks puhkudeks peab ettevõttel olema arvel reserve ehk rahalisi vahendeid.

Esmapilgul võib eelarve koostamine ja numbrite ritta panemine tunduda lihtne, aga selle sisu on siiski oluliselt sügavam. Eelarvestamisest on kasu rohkem neil firmadel, kelle igapäevatöö ja sissetulekud on stabiilsemad ning tööjõudu piisavalt. Eelarve paneb juhtkonna jaoks paika mingid piirid, kui palju millise käibe juures midagi teha võib. Väiksemal ja alustaval ettevõttel tasub jälgida tähelepanelikult kõigepealt oma tulude poolt ning kulutada ainult vastavalt sellele, kui suur on reaalne sissetulek.

Vajate abi oma ettevõtte raamatupidamise või dokumentidega? Soovite rohkem teada eelarvestamisest? Helistage 502 5203, 680 6030 või kirjutage [email protected] ja saame kokku!