Ostuarvete käsitlemise 5 parimat praktikat

Ettevõtete puhul, kus ei ole kasutusel automatiseeritud lahendusi ja e-arveid, on raamatupidajate üks aeganõudvamaid tegevusi ostuarvete käsitlemine. Toome Teieni 5 parimat praktikat, kuidas seda tööd muuta efektiivsemaks, täpsemaks ja läbipaistvamaks.

Arved saabuvad ühte kesksesse digi „postkasti“ ning arve andmete käsitsi sisestus on minimeeritud. See muudab töö täpsemaks, aitab vältida andmete sisestamisel tekkivaid vigu ja tagab protsessi läbipaistvuse.

Ostuarveid ei pea enam meilist taga otsima, välja printima, paberil allkirjastama ega kaustas arhiveerima. Lisaks aitavad e-arved säästa ka keskkonda.

Näiteks Telema eFlow´d kasutades on arvete postkast igas maailma nurgas ligipääsetav ning sinna kogutakse kokku kõik e-arved, PDF-arved ning skännitud paberarved.

Kui paberarve menetlemine võtab aega ligi 30 minutit, siis e-arve puhul kulub selleks vaid 5 minutit ehk ajaline võit on 6-kordne ja menetlus on kokkuvõttes 60-80% odavam. Sellise säästu eelduseks on see, et ka järgnevad 4 praktikat on igapäevatöö loomulik osa.

Kinnita arved elektrooniliselt, nii välisriigis kui kodukontoris. Telema eFlow aitab arved automaatselt õigetele inimestele suunata ja kinnitada saab asukohast sõltumata, kasvõi mobiilis. Enam ei pea mööda kontorit ringi käima, allkirju koguma või meili teel kinnitust ootama. Korduvarvete puhul saab kasutada automaatseid kulujaotuseid (Büroomaailma arve on alati kontorikulud, Amservi arve on alati autokulud, numbri 5060900 kulud lähevad alati müügiosakonnale jne), mis säästab märgatavalt raamatupidaja aega.

Digiraamatupidamise üks suurimaid eeliseid on läbipaistvus. See annab reaalajas selge ülevaate menetluses olevatest arvetest ja kindluse, et ükski arve ei lähe enam kaotsi. Igast tegevusest jääb maha digitaalne menetluslogi. Arved arhiveeritakse elektrooniliselt 7 aastaks ning ettevõttes kaob vajadus säilitada paberdokumente. Arved on igal ajal kõigile osapooltele (nt audiitor) lihtsasti kättesaadavad. Lisaks tekib varasem eelvaade kõigist kuludest ning hea ülevaade kinnitamisel olevatest arvetest (kui kaua kelle taga ootab).

Kui luua finantstarkvaras ostutellimused kõikidele ostudele (lisaks kaupadele ka teenustele), vähendate veelgi vigade tekkimise võimalust ning parandate ülevaadet olukorrast. Kui kaup või teenus on õiges koguses tarnitud ning vastu võetud ning saabunud arvel olevad hinnad ja kogused on nii tellimuse kui ka vastuvõtukinnitusega kooskõlas, siis puudub sisuline vajadus arveid menetleda–seda võib teha süsteem automaatselt. Arve andmeid kontrollib süsteem. Ostutellimusi kasutades saab kulud võtta arvele nende alusel ning see tähendab ka ettevõtte finantsseisundist palju varasema ülevaate saamist (ning perioodi kiiremat sulgemist).

Automatiseeritud lahendused aitavad vältida vigu, mis esinevad tihti paberarve käsitsi sisestamisel. Näiteks Telema eFlow kontrollib andmete õigsust automaatselt ning võimaldab arve ja hankija alusandmete automaatset võrdlust majandustarkvara . Kas summad on samad mis ostutellimusel? Hankija pangakontod, viitenumbrid ning maksetähtajad samad mis mis hankijakaardil?Lisaks toimub maksuarvestuse, duplikaatide ja kuupäevade automaatne kontroll.

Telema eFlow on lahendus ostuarvete efektiivseks menetlemiseks. Sellega saad kas osaliselt või täielikult kõik ostuarvete parimad praktikad enda jaoks tööle rakendada.

Telema on Baltimaade juhtiv EDI ja e-arvelduse operaator, kes on pakkuandmeteganud klientidele usaldusväärset teenust juba üle 20 aasta. Loe Telema teenuste kohta lähemalt: Telema eFlow