Valmis tööks ja e-arveldamiseks?

Eesti on innovaatiline riik paljude efektiivsust ja rahalist võitu andvate automaatsete ning mugavuslahenduste poolest.  Järgmine oluline samm meie digitaalse maailma täiustamisel on Rahandusministeeriumi eesmärk viia  2016.aasta lõpuks kogu avaliku ja erasektori vaheline arveldamine elektroonilistele arvetele (e-arvetele). Kui senini on paljud veel pidanud e-arveks .pdf-formaadis arvet, mida e-postiga edastatakse, siis tegelikult on e-arve masinloetav .xml-formaadis dokument, mis on koostatud ühtse standardi alusel ning mida edastatakse ning säilitatakse elektroonilises keskkonnas.Paber- ja .pdf-arved on kulukad ning nende käitlemine ajamahukas:

Mis on muudatuse eesmärk?

E-arved aitavad hoida kokku kulutusi - sellega vähendatakse tehnilisele tööle kuluvat aega;E-arved aitavad tõsta arvete kvaliteeti;Lisaks on digitaalses maailmas ka e-arvetega lihtsustatud arvete kinnitamine, käitlemine ja arhiveerimine.

Ettevõtteid, kes tegelikult juba täna omavahel e-arveid ja teisi e-dokumente  (nt tellimused) vahendavad on päris palju. Samuti on ju pangafailide vahendamine üks tavapärasemaid e-arvelduste viise, mida juba mitu aastat jõudsalt ettevõtetes kasutatakse.  Oma praktikast võime öelda, et näiteks Columbus Pangaliides on pankadega arveldamisel üks tänuväärt lahendus, mis on lihtsustanud raamatupidajate igapäevatööd just tänu digifailide võimalikkusele.

Millised on tänased küsimärgid? E-arvete operaatorite poolt vajavad täpsustamist mitmed teemad, olgu või näiteks operaatoritevahelise suhtluse parendamine ning vastutuse ja asjaajamise täpsustamine rändluse korral.

Samuti vajab riigi poolt veel läbi arutamist see, kuidas e-arved suhestuvad raamatupidamise seaduse muudatustega, mida on Rahandusministeerium ette valmistamas seoses valitsemisala arengukavas aastateks 2013–2016 seatud eesmärgiga tagada usaldusväärne ja avalikule huvile vastav arvestusalane informatsioon. Oluline on kaasajastada algdokumendi regulatsiooni, nende digitaalsel kujul esitamise ja säilitamise nõudeid. Nende oluliste punktide arutelud käivad aga täna täies hoos.

Kuidas toimida, kui ettevõte veel e-arveldamisega ei tegele? Ettevõtted, kellel on küll majandustarkvara olemas ja kes täna veel digitaalseid dokumente ei vaheta, peaksid esmajoones läbi mõtlema:

Kas ettevõttel on vaja teha arveldusi avaliku sektoriga ?Kui selliseid tehinguid/arvete vahetamisi on, siis oleks mõistlik arutada oma majandustarkvara pakkujaga, mis võimalused antud juhul e-arveldamiseks oleks.Välja tuleb valida operaator, kes e-arveid vahendama hakkab. Andmevahetus­operaatoreid on hetkel Eestis käputäis (nt OpusCapita, Omniva, Telema, Edisoft). Tuleb uurida, kellega ja mismoodi kõige mugavam ja soodsam lepingut sõlmida oleks.Suurematel operaatoritel on omavaheline andmevahetus üldjuhul kenasti korraldatud, mis tagab selle, et erinevate tarkvaralahenduste kasutajad ei pea vaevama ennast e-arve liikumise tehnilise poolega. Siiski tuleks kindlasti sellised andmete rändluse ja vastuse tingimused üle küsida. Veenduda tuleks selles, kuidas on täpsemalt rändlus valitud operaatori poolt korraldatud ja mis vastutuse võtab ettevõtet otseselt teenindav teenusepakkuja. Seda selleks, et vältida hilisemaid vaidlusi ja segadust, kui peakski juhtuma, et mõni arve kuskile infovoogu takerdub.Tarkvarapartneriga tuleb läbi arutada võimalikud operaatoriga liidestuse aspektid.Sõlmida tuleb leping operaatoriga.Tarkvarapartnerilt tuleks tellida liidestus ettevõtte majandustarkvara ja operaatori tarkvara vahel.

Kui need etapid on edukalt läbinud ja muudatused teostatud,  saab juba kenasti e-arveid saatma ja vastu võtma hakata.

Palju see kõik maksab?

Ettevõttel tuleb arvestada kahe kuluga – ühelt poolt operaatori suunal teenuse kasutamisega seotud igakuiste kuludega, teisalt lahenduse käivitamiseks tehtavate kuludega.

Operaatori ja majandustarkvara liidestamise teostab reeglina tarkvara hooldav teenusepartner vastavalt kuluvale ajale ning lähtuvalt seniste tööde läbiviimise praktikast – tegemist on tavapärase tarkvara võimaluste täiendamisega.Operaatoriga seonduvad lepingud ja tasud on üldjuhul ettevõtte ja operaatori vaheline kokkulepe.

See, kuidas tarkvarapakkuja on hinnastamise ja operaatoritega arveldamise korraldanud, tasub eelnevalt detailselt läbi rääkida, et olla enne otsustamist kursis võimaluste, erisustega ning ka võimalike investeeringuvajadustega. Otsus peaks olema sisult, väärtuselt ning majanduslikult läbi kaalutud.

Kuidas muudatustesse suhtuda? E-arvete kohustuslikuks muutumine on igati positiivne areng tänases majanduskeskkonnas. Tõenäoliselt juba aastaks 2020 toimub ka suhtlus eraettevõtete endi vahel täies mahus e-arveldustena. See kõik aitab kokku hoida aega ja ressurssi, tagab dokumentide täpsuse ja kvaliteedi ning võimaldab raamatupidajatel üha rohkem keskenduda väärtust loovatele tegevustele toetamaks oma ettevõtte arengut.

Need ettevõtted, kes täna veel e-arveldamisega ei tegele, ei pea muretsema. Nagu eelpool kirjeldatud, on majandustarkvara olemasolul e-arveldamisele ülemineku protsess üsnagi valutu. Võib julgelt öelda, et üldjuhul on majandustarkvarad e-arvete tulekuks rohkemgi kui valmis. Columbus on näiteks AX ja NAV tarkvarade puhul pikka aega teinud liidestusi kõikide suurte operaatoritega, seega on töö on tuttav ja kartma ei pea.

Positiivsust ja rahulikku meelt!

Columbus Eesti AS:

Columbus on konsultatsiooniettevõte, kes tegeleb ettevõtete Microsoft Dynamics AX, NAV ja CRM lahenduste juurutamise ja versiooniuuendustega ning kasutusperioodil nendest saadava lisaväär­tuse kasvatamisega. Lisaks pakume ka vald­konnapõhiseid lahenduse komponente valitud fookusvaldkondades (tootmine, logistika ja toiduainetööstus) ning riigipõhiseid lahendusi (näiteks palga-, personali- ja tööajaarvestuse la­hendus, BI, e-Riigi liides ja pangaliides), mis kokku moodustavad suurepärase terviklahenduse.

Et saada rohkem teada, mis väärtust suudaksime Teie ettevõttele Columbuse poolt pakkuda, võtke meiega ühendust! Kontakt: +372 606 2600 | [email protected] | www.columbusglobal.ee

KLIKI SIIN, et teada saada viis põhjust, miks valida Columbus ettevõtte pikaajaliseks koostööpartneriks.  

Autor: Eve Neumann, Columbus Eesti AS finantsvaldkonna teabejuht ja konsultant