Töötaja lähetusse saatmise meelespea

Töötajatele võib välislähetusse saates esimese 15 lähetuspäeva jooksul maksuvabalt maksta päevaraha kuni 50 eurot. Samas peab arvestama, et ühes kuus ei saa 50 eurot maksuvabalt maksta rohkem kui 15 päeva eest. Kuueteistkümnendast päevast võib maksuvabalt maksta 32 eurot.

Sealjuures tasub veel meelest pidada, et välislähetuse päevaraha alammäär ei või olla väiksem kui 22,37 eurot. Teeloleku ja lähetuskohas viibimise aja eest makstakse päevaraha tingimusel, et lähetuskoht asub vähemalt 50-ne kilomeetri kaugusel asula piirist, kus paikneb töö tegemise koht. Välislähetusse väljasõidu päeva eest makstakse välislähetuse päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt 21.00. Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse välislähetuse päevaraha, kui sõiduk saabub pärast kella 3.00. Välislähetusest saabumise päeval teise välislähetusse mineku korral makstakse päevaraha ühekordse määra ulatuses. Tööandja võib välislähetuse päevaraha määra vähendada kuni 70%, kui lähetuskohas viibimise ajal tagatakse lähetatule tasuta toitlustamine.

Töötaja on välislähetuses 11.01.–26.01.2018, kusjuures 11.01.2018  väljub lennuk Tallinnast kell 21.20 ning 26.01.2018  saabub lennuk Tallinnasse kell 5.00. Sama töötaja suundub 26.01.2018 uude lähetusse (lennuk väljub Tallinnast 20.50) ning jääb lähetusse kuni 13.02.2018 kuupäevani (lennuk saabub Tallinnasse kell 15.00).

Tulenevalt valitsuse poolt kehtestatud määrusest võib maksuvabalt antud töötajale maksta päevarahasid järgmistes summades:

- ajavahemiku 11.01– 26.01.2018 eest (15 päeva, sest esimese lähetuspäeva eest päevaraha ei maksta, kuna 11.01 väljub lennuk hiljem kui 21.00) 50 eurot päevas

- ajavahemiku 26.01–31.01.2018 eest (5 päeva, esimese lähetuspäeva eest päevaraha ei arvestata, kuna selle päeva eest maksti juba eelmise lähetuse käigus) 32 eurot päevas

- ajavahemiku 01.02–10.02.2018 eest (10 päeva) 50 eurot päevas

- ajavahemiku 11.02–13.02.2018 eest (3 päeva) 32 eurot päevas

Juhime eraldi tähelepanu teise lähetuse alguse kuupäevadele 26.01-31.01.2018. Nagu näha võib tekkida olukord, kus ka lähetuse esimestel päevadel on maksuvabalt võimalik maksta vaid 32 eurot. Seda siis põhjusel, et jaanuari kuu jooksul on töötaja juba 15 päeva eest päevaraha 50 euro eest saanud. Nagu varasemalt mainitud saab kõrgemat päevaraha määra rakendada 15 esimesele lähetuse päevale, seega võib veebruaris 6.-15. lähetusepäeva eest jätkata 50-eurose päevaraha maksmist.

Kui tööandja otsustab maksta rohkem kui maksuvaba määr lubab, siis üle piirmäära makstud tasu on netotasu, millelt kuulub tasumisele tulumaks, sotsiaalmaks, töötuskindlustusmakse ja kohustusliku kogumispensioni makse (kohustatud isiku puhul). Väljamakse deklareeritakse TSD Lisal 1 sama väljamakseliigi koodiga kui töötaja töötasu.

Maksuvabalt on lähetuse päevarahasid võimalik maksta töölepingu alusel töötavale töötajale ja juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmele (näiteks juhatuse ja nõukogu liikmed). Käsunduslepingu alusel töötavatele inimestele ning füüsilisest isikust ettevõtjatele päevaraha maksuvabalt maksta ei ole võimalik.

Töölähetusega seotud kulud hüvitatakse vaid kulu tõendava dokumendi alusel. Samuti peab lähetusega seotud kulude hüvitamiseks ning päevarahade maksmiseks tegema tööandja vastava kirjaliku otsuse, kus on vaja ära tuua töölähetuse sihtkoht, kestus, ülesanne ja hüvitatavad lähetuskulud ja välislähetuse päevaraha määr. Maksuhaldur on seisukohal, et tööandja kirjaliku otsuse puudumisel või juhul, kui selgub, et tegemist ei olnud töölähetusega, tuleb kuludokumentide alusel tehtud väljamaksed maksustada ja deklareerida kui tööandja poolt töötajale antud erisoodustus. Rahalised ülekanded töötajatele maksustatakse palgatuluna.

Töölähetusega kaasnevate kulude hüvitamist on töötajal õigus nõuda enne töölähetusse minemist, ettemaksu saamata jäämise korral on tal õigus lähetusest keelduda.

Kui lähetuskulud on teostatud välisvaluutas, siis arvestatakse need eurodesse Euroopa Keskpanga päevakursi alusel, arvestades kas kuludokumendil olevat kuupäeva, lähetusest saabumise järgmist tööpäeva või siis hoopis töötaja tegelikku kulu. Viimase puhul peab töötaja esitama dokumendi, mis tõendaks tema tegelikku kulu, olgu selleks siis näiteks tema arveldusarve väljavõte või siis valuutavahetuse tšekk, kus oleks näidatud, millise kursiga töötaja raha välislähetuses olles vahetas.

Kui töötaja läheb tööandjaga kokkuleppel lähetusse isikliku autoga, võib tööandja maksta isikliku sõiduauto kasutamise hüvitist 0,3 eurot/km maksimum kalendrikuu piirmääraga 335 eurot või hüvitada tegelikud dokumenteeritud kulud: kütus, parkimiskulu, praamipiletid jms, välja arvatud remondi- ja hoolduskulu. Viimase puhul ei ole ette antud maksimaalset maksuvabastuse piirmäära. Kumba varianti tööandja lähetuskulude hüvitamisel kasutada otsustab, tuleb ära märkida töölähetuse korralduses.

Töötajat ei või töölähetusse saata kauemaks kui 30 järjestikuseks kalendripäevaks, kui tööandja ja töötaja ei ole kokku leppinud pikemat tähtaega. Lähetusse võib saata ka alaealise töötaja, raseda ning töötaja, kes kasvatab alla kolmeaastast või puudega last, kuid seda vaid nende isikute nõusolekul. Alaealise nõusolekule lisaks on nõutav ka tema seadusliku esindaja nõusolek. Kõik nõusolekud peavad olema antud enne lähetust.

Kui töötaja töökoht asub väljaspool Eestit ja ta saadetakse lähetusse, ei maksustata tulumaksuseaduse (TuMS) § 13 lg 3 p 1¹ kohaselt talle makstavaid lähetusega seotud kulusid piirmäärades, mis kehtivad selles välisriigis, kus asub töö tegemise koht. Lähetusega seotud väljamakseid Eestis ei maksustata, kui isik on olnud kõnealuse välisriigi maksuresident, st on viibinud töötamise eesmärgil välisriigis vähemalt 183 päeva 12 järjestikuse kalendrikuu jooksul ja välisriigis teenitud tulu on välisriigis maksustatud. See tulu peab olema dokumentaalselt tõendatud, tõendil peab olema näidatud ka tulumaksu summa (sh juhul, kui summa on null).

Sealjuures tasub meeles pidada, et juhtimis- või kontrollorgani liikme töökohaks on koht, kus juhtimis- või kontrollorgani liige oma ametiülesandeid harilikult täidab. Seega võib äriühing, kes on Eestis registreeritud ja kelle tegevjuhtkonna keskus ning tegevuskoht on Eestis, näiteks oma ülesandeid harilikult Londonis täitva nõukogu liikme töölähetuse kulusid (sh lennupileteid) välja maksta Londonist lähtuvalt.

Töölepingu seadus ei sätesta riigisisese lähetuse korral päevaraha maksmise nõuet ning päevarahale ei kehti maksuvabastus. See ei tähenda, et riigisisest lähetust ei ole ning lähetusega seotud muid nõutavaid toiminguid, nt lähetuse korraldust ja kulude aruannet teha ei tule. Töötajale võib hüvitada ka riigi sisese lähetuse transpordi- ja majutuskulud, samuti ei välista päevaraha mittemaksmine lähetuses tehtud muude ettevõtlusega seotud kulude hüvitamist kuludokumentide alusel.

Ettevõttel on võimalik maksta välislähetuse päevaraha ka situatsioonides, kus lähetatav ei ole tema töötaja. Näiteks kui kolmas isik soovib kasutada ettevõtte töötaja oskusi enda huvides ning tööandja ja kolmas isik saavutavad kokkuleppe, mille kohaselt on tööandja nõus saatma oma töötaja kolmanda isiku juurde või huvides lähetusse, peab lähetuse vormistama tööandja. Seda seetõttu, et töölepingu seaduse kohaselt saab töötajat lähetada vaid tööandja. Töölähetuse määruse § 5 märgib, et juhul, kui töötajale maksab välislähetuse päevaraha kolmas isik, on tööandja kohustatud päevarahana maksma vähemalt töölähetuse määruse §-s 3 sätestatud alammäära (s.o 22,37 eurot) ja kolmanda isiku makstava summa vahe. Töötaja on kohustatud esitama tööandjale kolmanda isiku kinnituse päevaraha maksmise kohta või ise kinnitama selle saamist. Töölähetuse määruse § 8 lõike 1 kohaselt kohaldatakse päevarahale või päevarahade summale töölähetuse määruse § 7 lõike 1 punktis 3 sätestatud piirmäära (s.o 50 eurot välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid kõige rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus ja 32 eurot iga järgneva päeva kohta) juhul, kui päevaraha maksab ainult kolmas isik või lisaks tööandjale ka kolmas isik, arvestades esimesena tööandja makstavat päevaraha.