Kumb on kallim, käsitöö või e-arve?

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi poolt koostatud Eesti Infoühiskonna arengukavas 2020 on ühe arengusuunana ära toodud masintöödeldavate e-arvete osakaalu tõstmine avaliku ja erasektori vahelises arveldamises. Selleks muudetakse kogu asjaajamine avalikus sektoris ja avaliku sektoriga paberivabaks ning masintöödeldavate e-arvete esitamine avaliku ja erasektori vahelises arvelduses saab kohustuslikuks. Rahandusministeeriumi ja E&Y koostöös 2014. aastal läbi viidud uuringust „Masinloetavatele e-arvetele üleminek era- ja avaliku sektori vahel (valmisolek ja vajadused)“ selgus, et 2013. aastal saatis e-arveid 6% avaliku sektori asutustest ning 17% erasektori ettevõtetest. Peamiselt on e-arvete kasutajateks suured erasektori ettevõtted. Ligikaudu 12% avaliku sektori asutustest võttis ostuarveid vastu e-arvetena. Kõige levinum on nii avalikus kui erasektoris siiski arvete saatmine PDF-kujul, mis moodustas 2013. aastal erasektori müügiarvetest 64%, avaliku sektori müügiarvetest 78% ning ostuarvetest 59%., OpusCapita ostuarvete tootejuht: “Juhul kui liides majandustarkvaraga puudub, siis oleme valmis selle ka omalt poolt tegema. Samuti teeme omalt poolt konverteri, mis muudab e-arve sobivaks failiks majandustarkvara jaoks. Lisaks liidesele on arvete kinnitamiseks ja konteerimiseks veebipõhine arvehaldustarkvara, millega saab e-arveid vastu võtta, lähetada elektroonilisele kinnitusringile ja lisaks teha ka kulude jagamise ja konteerimise. Lisaks e-arvetele saab arvehaldustarkvarasse importida ka pdf ja paberarved, mille eelnevalt muudame digitaalseks. Kui arvehaldustarkvaras on vajalikud protseduurid arvetega tehtud, edastatakse need automaatselt raamatupidamistarkvarasse.”: “E-arve operaatorina kanname hoolt, et müüjal on üks partner, kes esiteks tagab arvetele nõuetekohase formaadi ja edastamise (sh. arvete kujunduse vastavalt müüja soovidele); teiseks kogub maksjatelt info e-arve soovide osas (pankadest, operaatoritelt, müüja klienditeenindusest); kolmandaks tagab teenusele kvaliteetse toe ja info läbipaistvuse (edastus- ja vearaportid).”

E-arveid saadab praegu 6% avaliku sektori asutustest ning 17% erasektori ettevõtetest

Mis on e-arve?

E-arve on oma sisult nagu tavaline paberarve, kuid see liigub elektroonilises keskkonnas. E-arve on aktsepteeritav raamatupidamise algdokumendina ning seda saab vajadusel importida ettevõtte majandustarkvarasse ning edasi töödelda või arhiveerida.  Eestis pakuvad e-arve teenust Omniva , Telema ja OpusCapita.Aastast 2007. arvete digiteerimise ja e-arveldamisega tegelenud ettevõtte Opus Capita tegevjuht Karl-Eric Schneider toob välja olulise nüansi: nimelt ei ole meilitsi saabuv .pdf tegelikult e-arve, vaid siiski lihtsalt fail. E-arvest eristab pdf-i eeskätt kohese maksevõimaluse puudumine. „Eestis on täna tõeliste e-arvete osakaal vaid veidi üle 10%, ent Soomes näiteks 65%. Eestis saadetakse maailmas kõige paremini ehk meilitsi .pdf-vormingus arveid,“ selgitab Schneider.Kuidas e-arvelduse süsteem toimib?

Ostuarvete süsteem

Ostuarvete vastuvõtmiseks tuleb sõlmida leping e-arve operaatoriga või tellida e-arved otse internetipanka. Internetipanka saab arveid tellida maksmiseks, kuid selleks, et neid saada raamatupidamissüsteemi, tuleb sõlmida leping e-arve operaatoriga. E-arve operaator kasutab e-arvete majandustarkvarasse edastamiseks masin-masin liidest või veebiliidest. Indrek Allas

Müügiarvete süsteem

Ettevõtte saab e-müügiarveid saata oma klientidele, andes arveldusinfo ehk arved andmefailina üle operaatorile, kes tagab arve jõudmise soovitud sihtkohta vastuvõtjale sobivas formaadis. Müüja on vaba nõudest tagada ise Eesti e-arvega seotud nõuded – selle eest kannab hoolt operaator. E-arveid saab saata nii internetipankadesse, otse vastuvõtja raamatupidamissüsteemi või edasi anda ka teisele operaatorile – seda ka piiriüleselt, näiteks Soome.OpusCapita müügiarvete tootejuht Andres Lilleste

Kellele e-arve sobib?

Karl-Eric Schneideri sõnutsi võiks e-arveid kasutada kõik.  Ettevõtte tootearendusjuht Ahti Allikas lisab, et e-arve kasutamine võiks peagi olla sama iseenesestmõistetav kui mobiiltelefoni kasutamine praegu. Esimesed sammud e-arvele ülemineku suunas on teinud need ettevõtted, kellel on IT-võimekus: eeskätt telekom ja pangad ning arvete saatjatena ka energiasektor.E-arve eelised ja võimalused

• Pretensioonide kiire edastamine ja vastutaja tuvastamine.  Kaovad riskid, et hiigelarve tasumine hilineb mingi pisivea tõttu.• Rahavoogude planeerimine; eesmärk on täielik ülevaade rahavoogude haldamisest.• Arvete statistika põhjal raportite genereerimine.• Ettevõtte üldpildi konsolideerumine lihtsustub – näiteks kui gruppi kuulub 50 ettevõtet, saab hõlpsasti ülevaate, kust hädas oleva ettevõtte jaoks vahendeid eraldada ja kuidas seda oleks kõige tulusam teha.• Kinnitusring kiireneb – keegi ei mõtle, kui palju kulub aega, kui paber rändab laualt lauale. Kui tekib vaidlus arve osas, siis küsitakse raamatupidamisest arvet näha, elektroonse süsteemi  puhul saab projektijuht ise arve välja otsida.  Ka kahaneb miinimumini arvete kadumine.