4 võimalust, kuidas olulisi tegevusi järjestada

Ajajuhtimise koolitaja Ardo Reinsalu tegi ülevaate enimlevinud prioriseerimistehnikatest, millest võib kasu olla oma ülesannete ja kohustuste järjestamisel.

Enamus ajajuhtimisteooriaid räägib vajadusest seada endale eesmärke ning nendest lähtuvalt prioriseerida igapäevased tegevused vastavalt olulisusele. Ehk siis hea ajajuhtija eesmärk pole teha mitte kõige rohkem tegevusi, vaid tegeleda eelkõige oluliste, lisaväärtust loovate tegevustega ja seejärel ülejäänutega.

Itaalia majandusteadlase Vilfredo Pareto 80-20% reegel on imbunud pea kõikidesse valdkondadesse. Ajajuhtimise kontekstis tähendab see seda, et 20% meie tegevustest annab 80% lisaväärtusest. Ehk siis näiteks 20% minu poolt tööpäevas kulutatud ajast annab 80% selle päeva töö tulemusest. Seega on minu ülesandeks leida igas päevas üles need 1.5 tundi tööülesandeid, mis on absoluutselt kriitilised oma tööalaste eesmärkide saavutamiseks. Just need ülesanded on prioriteetsemad. Ma tegelen nendega endale hästi sobival ajal päevast, kus olen vaimselt aktiivne ja kus on võimalikult vähe segajaid. Seejärel võtan kätte ka ülejäänud 80% tegevusi, aga kui mõni neist jääb tegemata, ei juhtu midagi hullu.

Teine lihtne prioriseerimisvõte on ABC tehnika. Kõige levinum ABC analüüs jagab suure hulga andmeid (tegevusi, ülesandeid, jmt) kategooriatesse, mida nimetatakse vastavalt A-grupp, B-grupp ja C-grupp. Grupis A on kiired ja olulised tegevused. Grupis B olulised, aga mittekiired tegevused ning grupis C mittekiired ja väheolulised tegevused. Lisaks saab ka grupi sees jagada tegevusi nende olulisuse järgi, kus näiteks A1 on olulisem kui A2, jne.

Kolmas võimalus on ABC tehnikat kasutada ajalise prioriteedi määramiseks. Näiteks grupis A on tegevused, mis vaja kindlasti täna valmis saada. Grupis B on tegevused, mille tähtaeg on nädala jooksul. Grupis C aga ülesanded, mis nõuavad meie tähelepanu kuu aja jooksul. ABC tehnika eelis on selle lihtsus ja paindlikkus – kerge vaevaga on võimalik lisada ja muuta nii kategooriaid kui prioriseerimise kriteeriume.

Neljas tehnika on sisuliselt ABC meetodi edasiarendus, aga ehk kõige kuulsam prioriseerimistehnika üldse – Eisenhoweri maatriks. Väidetavalt kasutas seda tehnikat Ameerika Ühendriikide President Dwight D. Eisenhower ja 60 aastat hiljem on see meetod aktuaalsem kui kunagi varem.

Eisenhoweri tehnika jagab tegevused nii olulisuse kui ka kiiruse järgi nelja gruppi – kiired ja olulised (kiired ja tootlikud ülesanded, kriisid), kiired ja väheolulised (katkestused, osad telefonikõned, mõned aruanded), mittekiired ja olulised (planeerimine, probleemide ennetamine, suhete arendamine), mittekiired ja väheolulised (ajaraiskajad, vaidlused).Siinkohal on oluline analüüsida, millises grupis täna enamus meie igapäevaseid kohustusi asub?! Selge, et tuleks vähendada mõlema väheolulise grupi osakaalu. Efektiivsed inimesed kulutavad 45-70% oma ajast aga mittekiirete ja oluliste tegevuste grupis, kuna see võimaldab tegeleda suurt lisaväärtust loovate asjadega just endale sobival ajal.

Ongi selleks korraks kõik. Minu soovitus on võtta üks tehnika korraga. Kui oled selle ellu viinud, proovi järgmist. Kõiki korraga rakendades võid jääda ajahätta ja seda me just siin ju praegu vältida üritamegi. Head ajajuhtimist!

4 võimalust, kuidas olulisi tegevusi järjestada

Seotud lood

Hetkel kuum

Enimloetud

Viimased uudised

Konverentsid ja koolitused

Hetkel kuum

Liitu uudiskirjaga