Prioriteedid, prioriteedid...

Peamiseks põhjuseks on tavaliselt see, et töötaja pole enda jaoks põhitegevust selgeks teinud. Või on nii suur aukartus bossi ees, et tema käest tulnud ülesanded tunduvad alati kiired. OK… ütleme, et lihtsalt nii on.

Mida siis teha?

Lahendus on isegi sellisele olukorrale täitsa olemas. Kui ise ei oska prioriteete seada, lase seda teha teistel! Bossilt tulnud ülesande puhul küsi, kas asi on ülikiire, kiire või mis hetkeks vaja ära teha. Ka kõige tuhmim boss saab aru, et kõik ülesanded ei saa olla ülikiired. Koostöö eeldabki koos prioriteetide seadmist. Pole kasu, kui ühe jaoks on asi kiire, teise jaoks mitte. Jällegi – juba sinu küsimus annab ülemusele või kolleegile märku, et mõistlik on määrata mingi normaalne tähtaeg.

Vigane logistika või infovahetus

Paljud ajaraiskajad on seotud mitte personaalsete oskustega, vaid organisatoorse korraldusega. Läbimõtlemata logistika või vigane infovahetus tekitavad probleeme, mille tõttu kannatab kõikide töötajate ajakasutamine.

Ühel ettevõttesisesel ajajuhtimiskoolitusel tuli probleemina välja olukord, kus kahe naisterahva töö oli tõsiselt häiritud tänu pikki lobavestlusi harrastavatele kolleegidele. Täpsemal olukorra analüüsil selgus ka sõbralike kolleegide pikale venivate visiitide põhjus. Nimelt oli nende kahe naiskolleegi toas osakonna ainuke printer. Muidugi käisid kõik oma pabereid printerist otsimas. "Printerituppa" jõudes olid nad oma töö hetkeks katkestanud ja väga aldid võimalusel väikese sotsiaalse vestluse jaoks peatuma. Kahjuks ei tulnud enamus neist selle peale, et seal toas töötavad inimesed ei olnud palgatud mitte külalisi vastu võtma, vaid oma tööd tegema. Lahendus oli lihtne – printer viidi koridori ja tüütud külastused lakkasid.

Teises ettevõttes oli ajaraiskajaks täiesti vastupidine olukord. Nimelt oli mitmekorruselise kontori peale muretsetud üks suur ja võimas võrguprinter. Printer oli kahtlemata hea, aga palju aega kulus selleni kõmpimiseks. Veelgi enam – kord kohal, tuli tihtipeale seista pikas järjekorras, sest keegi hea kolleeg trükkis mõnesajalehelist kliendi käsiraamatut kümnes eksemplaris. Ja kui tuli sinu kord, hakkasid suurest pundist seda ühte endale vajalikku väljatrükki otsima. Segadust kui palju! Lahenduseks oli olulistesse kohtadesse (raamatupidaja, jmt) eraldi kohalike laserprinterite paigaldamine, mis maksid kõigest 3-4 tuhat krooni tükk.

Lisaks võiks veel rääkida paljudest juhtumitest, kus aeg kulub erinevate majade/korruste vahel liikumiseks. Veel – katkine või ajast mahajäänud tehnika on vähemalt pooltel organisatsioonidel ajaraiskajate seas TOP 5-s. Mida olulisem on 1.3 kilose ajulihase panus töö tulemustesse, seda kallim on meie inimressurss. Selle kõrval on mõnetuhandene investeering uude töövahendisse suisa olematu. Kasutagem töötavaid seadmeid! Kaalu parema monitori ostu – suurem ja parema eraldusvõimega ekraan mahutab rohkem infot ja väsitab vähem silmi ja tegelikult kogu närvisüsteemi.

Probleemid isiklikus elus

Probleemid isiklikus elus tähendavad probleeme tööalases elus. Probleemid tööalases elus tähendavad tegemata ja edasilükatud ülesandeid, mis omakorda toovad kaasa ülemuse rahulolematuse. Rahulolematus jälle mõjub meie endi enesetundele, mille viime koju kaasa. Kodust jällegi töö juurde ja nii see nõiaring käib.

Lahendus?

Mõistlik on hoida töö ja isiklik elu lahus. Ei tasu töötada kaua, pere arvelt ei maksa lõivu võtta. Hea näitena on suuri organisatsioone, kes soosivad inimeste lahkumist täpselt kel 5, mitte kel 7-8 õhtul.

Nemad teavad – puhanud ja rahul inimene teeb paari tunniga rohkem tööd kui pidevalt ületunde tegev töönarkomaan kogu päevaga.

Pealegi on õhtuti töö juures istumine pigem näide sellest, et sa ei oska päeva jooksul oma asjadega hakkama saada.

www.ajajuhtimine.ee

 

 

Autor: Lemmi Kann, Ardo Reinsalu